Seguimiento del proceso de redacción de notas

¿Por qué molestarse con una nota?

En una era de correo de voz, mensajes de texto y mensajes instantáneos de oficina, ¿por qué molestarse con una nota? Después de todo, la noticia de que la máquina de café de la sala de descanso está fuera de todo, pero el descafeinado se desplazará por esos canales de comunicación mucho más rápido que cualquier simple papel. Sin embargo, las oficinas a menudo tienen información que es simplemente más importante que el hecho de que alguien necesita obtener más café tostado francés.

Ya sea que se trate de un cambio en el formato de los documentos, una relación actualizada con un cliente o un cambio en la dotación de personal, los memorandos permiten que las personas obtengan información rápidamente dispersa por toda la oficina. Todo esto se hace sin reuniones improductivas que tienden a alejar a las personas de su trabajo.

En esta lección, analizaremos el proceso de redacción de una nota. Comenzaremos definiendo nuestro propósito, luego pasaremos a escribirlo antes de ponerle toques de último minuto antes de la distribución.

Preescritura

Antes de comenzar a escribir la nota, deténgase un minuto. Piense en el propósito de lo que está a punto de escribir. ¿Es realmente necesario un memorando? Si, por ejemplo, solo le preguntaba a su jefe si podía salir media hora antes el viernes, probablemente no necesite usar un memorando formal. Sin embargo, otras políticas requieren tal memo.

Imagina que eres un jefe y demasiadas personas te han pedido salir los viernes. Obviamente, debe tomar medidas drásticas contra ese tipo de cosas, pero comenzar a decir que no a las personas que preguntan puede hacer que parezca arbitrario. Incluso si alguien espera para escuchar su razonamiento, en realidad no va a absorber demasiado. En cambio, un memorando le permite exponer directamente las razones del cambio, el cambio en sí y lo que las personas pueden hacer para apoyar el cambio.

Escritura

¿Ves cómo eso se dividió cuidadosamente en tres pasos claros? Eso es lo que debe hacer al escribir una nota. La gente espera que haya un razonamiento claro para el memorando y espera que siga un formato determinado.

Al principio, describa el razonamiento de la pauta o relación que está a punto de cambiar. Podría ser que demasiadas personas despeguen los viernes, o que alguien se haya jubilado y, como tal, su función deba ser completada.

Luego, incluya texto que aborde la solución al problema. Podría ser que las personas solo soliciten un viernes por la tarde libre cada trimestre o que se esté realizando una búsqueda para encontrar a alguien que se una a la empresa como reemplazo del jubilado.

Por último, indique qué pueden hacer las personas para apoyar el cambio. Aclare que si se trata de una emergencia, se le dará cierta consideración, pero en general, se espera que la gente cumpla con la nueva política de los viernes por la tarde. O, si escribe un memorando sobre el puesto vacante de alguien, pregunte si alguien sabe de alguien que pueda estar interesado en el puesto y, de ser así, póngase en contacto con la persona pertinente dentro de la organización.

Edición

El hecho de que hayas terminado de escribir no significa que todo haya terminado y que la nota esté completa, por cierto. Ahora debe echar un vistazo al documento y editarlo para ver su contenido, claridad y gramática. Después de todo, incluso el mejor de nosotros podría usar un corrector ortográfico de vez en cuando.

Más concretamente, si desea que se cumpla el memorando, entonces debe quedar claro para todos lo que se solicita en el memorando. Es posible que desee solicitar la ayuda de otras personas para finalizar el texto. Por ejemplo, una revisión por parte de un miembro del equipo de recursos humanos podría ser útil cuando se pide a las personas que no se tomen los viernes por la tarde para asegurarse de que el memorando siga los procedimientos de la empresa. Alternativamente, si el memorando se refiere a un puesto vacante, pedirle a alguien que haya trabajado especialmente de cerca con el jubilado que revise el texto podría garantizar que obtenga todos los detalles correctos sobre el rol de esa persona dentro de la organización.

Resumen de la lección

En esta lección, echamos un vistazo al proceso de redacción de las notas. Vimos que los memorandos brindan una forma oficial de comunicar información en la oficina, de una manera estandarizada y fácil de entender.

A partir de ahí, analizamos el proceso de redacción de una nota. Primero, nos aseguramos de que el tema en cuestión fuera apropiado para abordarlo en un memorando y luego nos aseguramos de tener cada etapa del memo planificada. Esas etapas presentan el problema en cuestión, ofrecen el cambio que se ha realizado y ofrecen sugerencias para que las personas ayuden a respaldar el cambio. Luego, escribimos el memo. Finalmente, editamos el documento por gramática, contenido y cualquier otro problema que pueda tener.