¿Qué es un MIS?
Un sistema de información gerencial , o MIS , es un sistema basado en computadora que brinda a los gerentes las herramientas para administrar su departamento de manera efectiva. En relación con otros tipos de sistemas de información especializados, la gerencia de nivel medio utiliza un MIS para respaldar las operaciones en curso. El énfasis está en tomar decisiones de rutina. MIS se basa principalmente en fuentes internas de información.
Una de las funciones importantes de un MIS es proporcionar la información adecuada a la persona adecuada en el formato adecuado en el momento adecuado. La información se recopila dentro de la organización de manera continua y un MIS procesa esta información, por lo que los gerentes obtienen los informes resumidos. La información suele presentarse en forma de informes diarios o semanales.
Los informes MIS pueden estar en forma de tablas con valores numéricos, visualizaciones u otros indicadores clave. Los informes pueden estar en formato papel, formato electrónico o ambos. Los sistemas más sofisticados utilizan informes electrónicos que se pueden actualizar a pedido casi en tiempo real. Esto brinda a los gerentes una instantánea actualizada del estado actual de las operaciones. Por ejemplo, un MIS podría proporcionar a un gerente información en tiempo real sobre los registros de los clientes, las quejas de los clientes, las ventas y los ciclos de producción.
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Tipos de informes
Un MIS puede producir varios tipos diferentes de informes. Se produce un informe programado en un intervalo regular, como cada día, semana o mes. Por ejemplo, un gerente de un piso de producción puede querer ver informes de nómina semanales para realizar un seguimiento de los costos laborales. Los informes suelen centrarse en una serie de indicadores clave, como los niveles de inventario, la actividad de producción o el volumen de ventas.
A menudo, estos indicadores se comparan con cifras de períodos de informes anteriores o con objetivos establecidos por la organización. Esto les da a los gerentes la oportunidad de implementar acciones correctivas cuando sea necesario.
Asimetría de Información: Qué es, características y ejemplos
Un informe a pedido solo se produce a pedido en lugar de en un horario fijo. Estos informes suelen producirse cuando surge una pregunta sobre el estado de un artículo o elemento de producción en particular. Por ejemplo, considere una empresa de transporte que recoge, envía y entrega miles de paquetes todos los días. Si envía un paquete, obtiene un número de seguimiento que puede utilizar para conocer el estado de ese paquete. Cuando inicia sesión en el sitio web e ingresa el número de seguimiento, está solicitando un informe a pedido.
Se genera automáticamente un informe de excepción cuando una situación es inusual y requiere algún tipo de atención. Por ejemplo, considere una planta de fabricación con varias líneas de producción. Se espera que todas las líneas generen un cierto volumen. Un MIS podría generar un informe de excepción si no se cumplen. Los informes de excepciones se basan en puntos de activación . Estos son parámetros establecidos por los gerentes que resultarían en una excepción. En el caso de las líneas de producción, el punto de activación podría ser algo así como un 10% por debajo de la producción esperada.
Un desglose informe proporciona gran detalle acerca de una situación. Los informes pueden proporcionar información a un alto nivel (como el volumen en una línea de producción), a un nivel más detallado (como los empleados que trabajaron en esta línea) y luego a un nivel muy detallado (como la formación proporcionada a los empleados durante el último año).
Características de un MIS
Los diversos tipos de informes ayudan a los gerentes a tomar mejores decisiones a diario. Las características generales de un MIS son:
- Utilice una variedad de fuentes de datos internas
- Proporcionar informes sobre las operaciones de rutina de una organización.
- Proporcione una variedad de informes diferentes, tanto programados como bajo demanda
- Proporcionar informes en una variedad de formatos, incluyendo copias impresas y electrónicas.
- Permitir a los usuarios desarrollar informes personalizados, como informes detallados.
Normalmente, un MIS se organiza a lo largo de las áreas funcionales de una organización. Por lo tanto, el departamento de finanzas tendrá un MIS financiero, el departamento de recursos humanos tendrá un MIS de recursos humanos, etc. Dado que un MIS generalmente está dirigido a la administración de nivel medio, es posible que no integre información en estas áreas funcionales. Esto se lograría utilizando otros tipos de sistemas de información especializados.
¿Cómo mejorar la Retención de Información?
Resumen de la lección
Un MIS ayuda a los gerentes a tomar decisiones efectivas para respaldar las operaciones en curso dentro de una organización. Un MIS produce varios informes diferentes, incluidos informes de programación, informes a pedido, informes de excepciones e informes detallados. Los informes contienen indicadores clave, por lo que un gerente puede tomar acciones correctivas cuando sea necesario.
Los resultados del aprendizaje
Cuando termine esta lección, debería poder:
- Comprender la necesidad de sistemas de información gerencial.
- Enumere los tipos de informes que puede generar un MIS
- Identificar las características generales de un MIS
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