Transferencia de un plan de sostenimiento para un programa

Publicado el 10 noviembre, 2020

Propiedad de las partes interesadas

Cuando una futura mamá va al hospital, el equipo de proveedores de atención médica unirá su experiencia para brindar el mejor resultado posible para la mamá y el bebé. Aunque estos proveedores invierten su tiempo y talento para facilitar la llegada del nuevo bebé, el bebé nunca les pertenece. Cuando llega el momento de que la mamá y el bebé se vayan a casa, el equipo de atención brinda instrucciones fundamentales, pero luego transfiere al bebé de forma permanente a la madre.

Esta dinámica se refleja cuando llega el momento de transferir un programa a las partes interesadas. Durante los proyectos y programas, las personas con una amplia variedad de habilidades han consolidado sus recursos y talentos en un esfuerzo por lograr los mejores resultados posibles. Sin embargo, el proyecto siempre pertenece a los interesados. Al igual que los proveedores de atención médica brindan a las madres consejos fundamentales, los líderes del programa brindan las instrucciones sobre cómo hacer que el programa prospere.

Necesidades de las partes interesadas

De la misma manera que la mamá necesita una guía útil antes de llevar al nuevo bebé a casa, los gerentes de programas deben brindar información fundamental a las partes interesadas antes de que pasen a su siguiente asignación. Deben comunicar de manera eficaz la información crítica que ayudará a las partes interesadas a mantener y hacer crecer los beneficios obtenidos del programa.

Registros de beneficios

Uno de los documentos más importantes que se elabora durante el proceso de transferencia es un registro de beneficios. Un registro de beneficios es un registro que puede ayudar a las organizaciones a rastrear las cosas buenas que han sucedido como resultado de la inversión de las partes interesadas en el programa.

Este documento proporciona una ubicación central para registrar los resultados del programa y realizar un seguimiento de la evidencia de que los beneficios prometidos están realmente ocurriendo.


Un registro de beneficios permite a las partes interesadas ver los resultados de su inversión.
¡Con suerte, los resultados los harán felices!
Feliz

Tenga en cuenta que un registro de beneficios no tiene valor si no hay mediciones objetivas relacionadas con los resultados del proyecto. Si los objetivos no son mensurables, nadie sabrá si el programa está funcionando o no.

Seguimiento del progreso

A medida que crece el nuevo bebé de una madre, se evalúa al pequeño a intervalos fijos para asegurarse de que su crecimiento y desarrollo van por buen camino. Esta también es una parte importante del proceso de transferencia de un programa.

No es suficiente que los líderes del programa simplemente muestren uno o dos conjuntos de números que aparentemente confirman el éxito. En cambio, a medida que el programa se transfiere a las partes interesadas, los líderes del programa deben proporcionar a estas personas las herramientas que necesitan para medir el programa de forma continua para que pueda ajustarse según sea necesario.


La capacidad de cuantificar los beneficios depende completamente de la capacidad de medir los resultados del programa de manera objetiva.
Medidas en una tableta

Los riesgos cambian con el tiempo

A medida que el bebé de mamá crece, los peligros para la salud del niño cambiarán con él. Cuando se lleva al bebé a casa por primera vez, un trampolín en el patio trasero no representa un gran riesgo. Sin embargo, cuando el niño tiene cinco años, ese trampolín se convierte en un riesgo significativo. La misma dinámica existe en la transferencia de programas.

Las partes interesadas deben ser conscientes de que la ausencia de riesgo hoy no significa la ausencia de riesgo mañana. Las partes interesadas deben tener una hoja de ruta que detalle cómo, cuándo y por qué se debe reevaluar el riesgo, así como las herramientas necesarias para identificar los cambios en el riesgo para que puedan responder de manera adecuada.

Garantizar la coherencia con los objetivos del programa

La fluencia del alcance es cuando un proyecto va más allá o se aleja de los objetivos. Es un riesgo grave y continuo. Para mitigar esta amenaza, los administradores de programas deben proporcionar a las partes interesadas instrucciones y herramientas que les ayudarán a evitar perder el rumbo y permitir que su programa se descarrile.

Una vez que las partes interesadas controlan su programa, deben centrarse en los objetivos del programa con la misma fuerza que el equipo del programa durante la fase de planificación.

Comunicación con las partes interesadas

Ninguno de los pasos para la transferencia del programa se puede completar sin una comunicación firme entre los líderes del programa y las partes interesadas. Desafortunadamente, esta comunicación a menudo puede ser mucho más difícil de lo que parece.


Al transferir un programa, la comunicación con las partes interesadas es clave.
Comunicación

Los interesados ​​no se consideran equipados después de que el equipo del programa simplemente les da algunos consejos verbales. Necesitan recursos a los que puedan recurrir cuando los problemas del programa vayan más allá de su experiencia.

En consecuencia, es responsabilidad del liderazgo del programa educar a las partes interesadas sobre con quién comunicarse y cómo, en caso de que surja la necesidad.

Resumen de la lección

Aunque los gerentes de proyectos y programas invierten una enorme cantidad de tiempo, es importante que recuerden que son las partes interesadas las que deben apropiarse permanentemente de su programa. Esta transferencia se realiza mediante un plan que contiene algunos elementos específicos.

Los registros de beneficios son registros que se utilizan para comunicar a las partes interesadas que el programa está produciendo resultados satisfactorios. Dado que es imposible hacer esto con datos subjetivos, los registros de beneficios deben contener datos antes y después medibles objetivamente.

El liderazgo del programa debe garantizar que las partes interesadas se den cuenta de la importancia del seguimiento continuo del programa. Para hacer esto, deben proporcionar a las partes interesadas una hoja de ruta clara que describa cómo se ve el éxito en cada etapa.

Los entornos empresariales son extremadamente fluidos y los programas creados hoy pueden volverse obsoletos en el futuro. Por esta razón, los líderes del programa deben preparar a las partes interesadas para evaluar y responder a nuevos riesgos a intervalos sistemáticos.

Las partes interesadas deben ser conscientes de los peligros asociados con la variación del alcance (un proyecto que se desvía de los objetivos). Necesitarán herramientas que los alienten a evaluar constantemente el progreso del programa en relación con sus objetivos para asegurarse de que no se desvíe por aguas desconocidas.

La comunicación con las partes interesadas no puede ser simplemente un intercambio verbal. Más bien, debe contener información detallada sobre el monitoreo continuo y el apoyo disponible si la organización alguna vez lo necesita.

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