Técnicas de facilitación para dirigir una reunión eficaz

Valor de una reunión eficaz

¿Alguna vez ha asistido a una reunión que siguió y siguió pero que no pareció lograr mucho? Esto puede resultar frustrante y costoso. Sin embargo, asistir a una reunión en la que se debaten temas importantes y se toman decisiones puede resultar gratificante. La preparación y facilitación de reuniones efectivas pueden marcar la diferencia entre perder el tiempo y hacer las cosas.

Preparándose para una reunión

Si asiste o facilita reuniones frecuentes, puede sentirse tentado a improvisar en lugar de dedicar tiempo a prepararse para cada una. Pero si no está preparado, las reuniones pueden tardar más, ser menos productivas y es posible que se necesiten más reuniones. Al final, puede ahorrar tiempo preparándose para una reunión.

Seguir una agenda

En primer lugar, siga una agenda. Una agenda proporciona un programa de reuniones, una lista de participantes, temas de discusión y elementos de acción para su revisión. La preparación de una agenda antes de una reunión garantiza que cada persona tenga la oportunidad de agregar elementos relevantes al programa. Durante la reunión, una agenda ayuda a mantener a todos enfocados en los temas de discusión. Una agenda también enumera los proyectos en curso para que se pueda revisar su progreso. Una agenda ayuda a garantizar que la reunión sea eficaz y que se debatan los temas clave.

Imaginemos que es el director de ventas de una emisora ​​de radio. Cada semana hay una reunión de personal para discutir las oportunidades y los problemas de la estación. Durante los últimos meses, se había dado cuenta de que la reunión del personal se prolongaba y se tomaban menos decisiones. De hecho, se estaban ignorando cuestiones importantes porque la reunión estaba muy desorganizada. Luego, hace dos semanas, el gerente de la estación implementó una agenda para ayudar a mantener la reunión en marcha y discutir todos los temas relevantes. La agenda ya ha logrado una mejora drástica en la productividad de reuniones.

Asegúrese de que las personas adecuadas estén allí

Para que una reunión sea eficaz, las personas adecuadas deben estar presentes. Si los tomadores de decisiones no están en la reunión cuando se necesitan decisiones, la reunión será una pérdida de tiempo. Asimismo, si las personas tienen información relevante para los temas de la reunión, esas personas deben asistir para asegurarse de que la reunión sea exitosa. Cuando algunas personas clave no están en una reunión, las decisiones pueden retrasarse o es posible que sea necesario volver a examinar los problemas.

En la estación de radio, desea organizar un evento de apreciación del cliente para sus principales anunciantes. Para seguir adelante, debe obtener el apoyo de otros gerentes clave y del gerente general. Asegúrate de que el evento se agregue a la agenda. Sin embargo, cuando llega el momento de presentar su idea, determina que es una pérdida de tiempo porque los miembros clave del equipo están ausentes. Este retraso retrasará el evento o interrumpirá la planificación.

Obtenga información de antecedentes

Al reunirse, es útil tener antecedentes o información histórica y sugerencias propuestas preparadas con anticipación. Esto ayuda a responder preguntas o proporcionar información sobre temas importantes. Si es necesario tomar decisiones o analizar situaciones, es útil contar con información y documentación de respaldo.

Al planificar el día de apreciación del cliente, querrá saber cuántos anunciantes han estado en la estación durante 1 año, 2 años y 3 años o más. Esta información le ayudará a determinar qué hacer en el evento de apreciación del cliente para que tenga éxito.

Facilitar una reunión

Digamos que obtiene el visto bueno para el día de apreciación del cliente. Ahora debes reunirte con tu equipo para planificarlo e implementarlo. Sabes cómo prepararte para estas reuniones. Debes seguir algunos pasos básicos para facilitar estas reuniones para lograr tus objetivos.

Empiece a tiempo

Primero, desea comenzar a tiempo. Nada es más frustrante que comenzar tarde o tener solo algunos de los participantes necesarios listos a tiempo. Cuando facilite una reunión, recuerde a los asistentes a la reunión la hora de inicio y enfatice la importancia de llegar poco antes de la hora de inicio.

Fomentar la participación

En segundo lugar, es importante fomentar la participación. Una forma eficaz de fomentar la participación en la reunión es solicitar puntos de discusión antes de la reunión. Estos elementos se pueden agregar a la agenda y garantizar que todas las personas tengan la oportunidad de plantear temas importantes para la discusión. Otra forma de involucrar a todos los miembros es pedir información a cada miembro con respecto a cada tema apropiado.

Por ejemplo, si su equipo está discutiendo formas de reconocer a los anunciantes en el día de apreciación del cliente, cada persona debe tener la oportunidad de expresar sus opiniones. Al pedirle a cada individuo su opinión, se asegura de que cada persona pueda participar sin que nadie domine la reunión.

Conflicto difuso

En tercer lugar, desea desactivar el conflicto. Algunos temas serán más emocionales que otros y pueden crear conflictos en el grupo. Por ejemplo, si un miembro del equipo siente que otro miembro del equipo no está trabajando lo suficiente o no cumple con los plazos, la discusión podría generar una conversación acalorada. Cuando facilite una reunión, intente que la discusión avance hacia la resolución y minimice el tiempo que se dedica a señalar con el dedo o atascarse en la revisión del problema. Anime a los participantes a sugerir soluciones y compromisos.

Crear elementos de acción

Una reunión eficaz es aquella en la que se discuten los problemas, se evalúan las oportunidades y se hacen planes para seguir adelante. Para avanzar, se deben determinar los elementos de acción, incluida la parte responsable y la fecha límite para su finalización.

Por ejemplo, si su equipo determina que es necesario seleccionar un lugar para su evento de apreciación del cliente, el miembro responsable del equipo puede tener varios elementos de acción: reunirse con tres posibles administradores del lugar, identificar los beneficios y los inconvenientes del lugar y hacer una recomendación al equipo. . Cada uno de estos elementos de acción tendrá una fecha de vencimiento y el progreso se revisará en los plazos apropiados. Al identificar acciones específicas, quién completará las acciones y cuándo vencen los resultados, sus reuniones pueden ser más productivas.

Resumen de la lección

Si pasa mucho tiempo en reuniones, asegúrese de prepararse para ellas y, si está dirigiendo la reunión, utilice técnicas de facilitación para hacerlas productivas.

Para prepararse para una reunión, asegúrese de seguir una agenda, asegúrese de que las personas adecuadas estén allí y obtenga información de antecedentes por adelantado. Para facilitar una reunión productiva, comience a tiempo, fomente la participación, difunda el conflicto y cree elementos de acción para el seguimiento.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador