Dirigir una reunión con propósito
Todos hemos estado en reuniones desorganizadas con poca dirección que terminaron sin planes de acción. Estas reuniones son frustrantes para los facilitadores y los asistentes. En esta lección, discutiremos cómo llevar a cabo una reunión con propósito . Una reunión con propósito es aquella en la que todos los participantes vienen preparados, permanecen comprometidos y se van con un plan de acción.
En esta lección, analizaremos algunas preguntas que debe hacerse para prepararse. Luego, revisaremos algunas herramientas y consejos específicos que lo ayudarán a aprovechar al máximo su próxima reunión.
Preparación
La clave para llevar a cabo una reunión exitosa es la preparación. Las preguntas iniciales que desea responder para prepararse son:
- ¿Cuál es el objetivo o meta final?
- ¿Quién asiste?
- ¿Qué quieres que se lleven los asistentes?
Una vez que haya respondido a estas preguntas, puede crear una agenda , que servirá como un documento guía para que usted y su equipo sepan de qué se trata la reunión, a qué partes asistirán y el objetivo final de la reunión. Proporcionar estos detalles de antemano permitirá que los asistentes lleguen preparados. Una agenda bien redactada permitirá a los asistentes comprender lo que se discutirá antes de asistir a la reunión y utilizarlo como guía durante la reunión.
Ahora es el momento de elegir la mejor fecha y hora. Generalmente, hay ocasiones en las que debe evitar la celebración de reuniones. Estos horarios incluyen los lunes por la mañana, los viernes por la tarde y cualquier día después de las 4 pm. Estos son momentos en los que es probable que los miembros de su equipo se distraigan preparándose para la próxima semana o los planes personales después del trabajo. También debe considerar lo que los miembros de su equipo también han programado. Si hay otro gran proyecto en curso, es posible que desee esperar hasta que esas reuniones hayan disminuido (si es posible).
Minimizar las distracciones
Al comunicarse o invitar a miembros del equipo, puede solicitar que los asistentes traigan solo un bloc de notas y un bolígrafo para ayudar a reducir las distracciones. Sin embargo, si no se siente cómodo haciendo esta solicitud, también puede proporcionar materiales para los participantes para ayudarlos a mantener sus mentes en el tema en cuestión.
Como se discutió, solicite que su equipo revise cualquier material que proporcione de antemano y venga preparado para hacer preguntas. Esto no solo ayudará a minimizar las distracciones durante la reunión, sino que también reducirá el tiempo necesario para mantener actualizado a su equipo. Asegúrese de proporcionar los elementos de la presentación a su equipo en el tiempo adecuado para que puedan revisar el material. Sin embargo, como desea que la información esté fresca en las mentes de su equipo, asegúrese de enviar los materiales a más tardar una semana antes de la reunión.
Preparando la habitación
Es importante saber que la tecnología que planea utilizar funcionará correctamente. Si está utilizando una nueva sala de conferencias o una nueva computadora o proyector para presentar un PowerPoint, es posible que desee conectarse y practicar la presentación del PowerPoint al menos un día antes de la reunión. Si es posible, llegue 10-15 minutos antes para configurar su presentación y la sala a su gusto.
Comprenda su papel
Finalmente, comprender su papel como facilitador es el factor más crítico para llevar a cabo una reunión con propósito y eficacia. Usted es el facilitador, por lo que debe impulsar la conversación. Si la discusión se desvía del tema en cuestión, debe redirigir cortésmente la conversación. Debe hacer planes adecuados de antemano, comunicar cualquier actualización y hacer que el entorno sea propicio para que se cumpla el objetivo de la reunión.
Resumen de la lección
Los aspectos esenciales de llevar a cabo una reunión con propósito incluyen:
- Preparando adecuadamente
- Proporcionar una agenda a sus asistentes
- Seleccionar la mejor fecha y hora
- Minimizar las distracciones en la habitación
- Configurar la sala de reuniones de antemano
Estos consejos ayudarán a su audiencia a involucrarse con el contenido, mantenerse involucrado y salir adelante con un plan de acción claro. A medida que incorpore estos consejos en sus reuniones futuras, notará cuánto más eficientes y efectivas se vuelven sus reuniones.
Continua con:
- ¿Cuál es el propósito de la meditación en el budismo?
- Almacenamiento en búfer en computadoras: definición, propósito y estrategias
- Compensación Laboral: Definición, propósito y leyes
- Propiedades de confiabilidad de los sistemas: principios y propósito
- Definición del cormo, ejemplos y propósito
- Declaración de Independencia de Estados Unidos: Resumen, análisis y propósito
Explora más sobre este tema
Selecciona un tema y sigue aprendiendo...
