¿Qué es un registro de riesgos?
Cuando una empresa inicia un proyecto, se han dedicado muchas horas de antemano a la creación y planificación del proyecto, la identificación de riesgos, la preparación de la asignación de recursos y la planificación para el seguimiento y la evaluación continuos del proyecto. Hay muchas herramientas disponibles para la administración para ayudar con este proceso abrumador mientras la empresa se prepara para comenzar el proyecto. Una de las áreas más importantes relacionadas con la planificación de proyectos es la gestión de riesgos.
Una de las herramientas disponibles para la administración para ayudar a identificar, planificar y administrar los riesgos es el registro de riesgos. El registro de riesgos enumera todos los riesgos identificados al inicio del proyecto y realiza evaluaciones periódicas para actualizar el registro durante la vida del proyecto. El registro también incluye una clasificación de riesgos para determinar la probabilidad de ocurrencia y la severidad del impacto en el proyecto.
Un registro de riesgos también suele incluir un identificador único para cada riesgo identificado, una descripción del riesgo y su efecto en el proyecto, una evaluación de la probabilidad y la gravedad del impacto en el proyecto, una clasificación de cada riesgo, la responsabilidad de la dirección. del riesgo y las acciones de mitigación propuestas, tanto preventivas como de contingencia. La evaluación periódica del registro y las modificaciones oportunas de los riesgos existentes, así como la adición de nuevos riesgos, es vital para el éxito a largo plazo del proyecto.
¿Por qué crear un registro de riesgos?
La creación de un registro de riesgos no es un requisito de la planificación del proyecto, pero es una herramienta importante que utiliza la dirección para gestionar y reducir los riesgos que se identifican antes del inicio del proyecto. La gerencia también puede documentar los riesgos, la probabilidad de ocurrencia y la severidad del impacto para su uso en proyectos futuros, así como actuar como punto de referencia para esos proyectos futuros. La dirección también puede proporcionar un marco de gestión de riesgos a los altos ejecutivos y otras partes interesadas.
Una razón adicional para que la administración cree un registro de riesgos es que las partes interesadas necesitan saber qué está haciendo la empresa para identificar y mitigar los riesgos en el negocio. Esto permite que las partes interesadas clave proporcionen comentarios, que luego se incorporan al ciclo de evaluación del plan de gestión de riesgos.
Formulación del Registro de Riesgos
Cuando llega el momento de crear e implementar un registro de riesgos en el plan del proyecto, la gerencia debe evaluar las áreas clave que presentan un riesgo potencial para su inclusión. Estas áreas incluyen:
- Tecnología
- Financiero
- Demanda de mercado
- Organizativo
- Gubernamental
- Legal
- La seguridad
El mejor método para determinar cuáles son los riesgos potenciales y cómo clasificarlos en el registro de riesgos es crear un registro de riesgos. Este gráfico muestra un ejemplo de registro de riesgos:
| Riesgo | Descripción de riesgo | Probabilidad previa a la mitigación | Probabilidad posterior a la mitigación | Categoría de riesgo actual | Técnica de mitigación |
|---|---|---|---|---|---|
| Problemas informáticos | Tecnología | 5 | 2 | Alto | Garantizar la cobertura de soporte técnico y el uso adecuado del software |
| Escasez de capital | Financiero | 3 | 1 | Medio | Verifique las asignaciones de capital para proyectos y reservas para contingencias |
| El cliente cambia de planes | Demanda de mercado | 2 | 1 | Bajo | Cobertura continua de servicio al cliente |
| Enfermedad del empleado | Organizativo | 3 | 2 | Medio | Preparación adicional del empleado para la cobertura de empleados enfermos |
| Requisitos del código | Gobierno | 2 | 1 | Bajo | Verifique los requisitos del código y otros requisitos de planificación |
| Demanda de otras partes | Legal | 2 | 1 | Bajo | Cobertura del departamento legal |
| Accidentes de trabajo | La seguridad | 4 | 2 | Alto | Controles constantes de seguridad con equipos y personal; entrenamiento de seguridad |
Análisis de registro de riesgos
Bien, ahora analicemos el gráfico para ayudarnos a comprender completamente los registros de riesgo y su importancia.
El riesgo n. ° 1 implica problemas informáticos. La computadora de alguien falla y la necesita para trabajar en el proyecto. La probabilidad previa a la mitigación es alta porque la probabilidad de que ocurra es muy probable y la probabilidad posterior a la mitigación es todavía baja-media porque el cambio de recurrencia aún es probable.
El riesgo n. ° 2 tiene que ver con la escasez de capital. En este ejemplo, el capital es efectivo. La probabilidad previa a la mitigación es media porque la administración no emprendería el proyecto sin estar razonablemente asegurada de suficiente capital. La probabilidad posterior a la mitigación es baja porque la necesidad de capital adicional solo debería ocurrir una vez, si es que ocurre.
El riesgo n. ° 3 ocurre cuando el cliente cambia los planes. La probabilidad previa a la mitigación es baja-media porque los acuerdos contractuales se concretarían antes de la fase de planificación del proyecto. La probabilidad posterior a la mitigación es igualmente baja porque la probabilidad de que vuelva a ocurrir es muy poco probable.
El riesgo n. ° 4 involucra la enfermedad de los empleados. La probabilidad previa a la mitigación es media y permanece media durante la probabilidad posterior a la mitigación porque la enfermedad es un riesgo muy difícil de determinar con anticipación.
El riesgo n. ° 5 tiene que ver con los requisitos del código. La probabilidad previa a la mitigación es baja-media porque la empresa debe tener un conocimiento sólido de los requisitos de los códigos locales de proyectos anteriores. La probabilidad posterior a la mitigación también es baja.
El riesgo n. ° 6 surge debido a una demanda. La probabilidad previa a la mitigación es baja-media porque el departamento legal desempeñará un papel principal en los procedimientos del contrato y la probabilidad posterior a la mitigación también es baja.
El riesgo n. ° 7 se refiere a accidentes en el trabajo. La probabilidad previa a la mitigación es alta-media porque la empresa hipotética es una empresa de gestión de la construcción y los problemas de seguridad en los sitios de construcción son siempre de alto riesgo. La probabilidad posterior a la mitigación es baja-media debido a la preocupación constante por la reaparición del riesgo.
Resumen de la lección
Una de las herramientas disponibles para la administración para ayudar a identificar, planificar y administrar los riesgos es el registro de riesgos. El registro de riesgosenumera todos los riesgos identificados al inicio del proyecto y realiza evaluaciones periódicas para actualizar el registro durante la vida del proyecto. El registro también incluye una clasificación de riesgos para determinar la probabilidad de ocurrencia y la severidad del impacto en el proyecto. La creación de un registro de riesgos no es un requisito de la planificación del proyecto, pero es una herramienta importante que utiliza la dirección para gestionar y reducir los riesgos que se identifican antes del inicio del proyecto. La gerencia también puede documentar los riesgos, la probabilidad de ocurrencia y la severidad del impacto para su uso en proyectos futuros, y actuar como punto de referencia para esos proyectos futuros. Cuando llega el momento de crear e implementar un registro de riesgos en el plan del proyecto, las áreas clave que presentan un riesgo potencial debe ser evaluado por la gerencia para su inclusión, incluyendo:
- Tecnología
- Financiero
- Demanda de mercado
- Organizativo
- Gubernamental
- Legal
- La seguridad
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