Cómo establecer una declaración del alcance del programa

Declaración del alcance del proyecto

Las declaraciones del alcance del proyecto juegan un papel vital en la gestión de proyectos.

Imagina que estás trabajando como arquitecto y te han encomendado el proyecto de construir un nuevo edificio para una nueva institución financiera de 30 pisos. Antes de comenzar, debe hablar con los propietarios de la institución financiera para reunirse e intercambiar ideas sobre lo que esperan junto con sus expectativas en cuanto a cómo se completará el edificio. Aquí es donde entra en vigor una declaración del alcance del proyecto.

Una declaración del alcance del proyecto sirve como una confirmación de los resultados esperados junto con la identificación de restricciones, suposiciones y otros factores importantes para el éxito. Para tener un proyecto exitoso de principio a fin, es fundamental que la declaración del alcance del proyecto se realice a fondo. Antes de ver un ejemplo de una declaración del alcance del proyecto, echemos un vistazo a algunos de los factores clave que ayudarán a producir una declaración sólida del alcance del proyecto de alto nivel.

Factores importantes para las declaraciones del alcance del proyecto de alto nivel

• Descripción del alcance del proyecto

Una descripción del alcance del proyecto es esencial para el éxito de alta calidad de un enunciado del alcance del proyecto debido a su capacidad para describir las características y rasgos de productos o servicios. La descripción del alcance del proyecto también es útil porque puede aclarar los resultados esperados.

• Entregables

El término entregables se refiere a una lista particular de resultados que se producirán a través de productos y servicios. Los entregables también se conocen a menudo como objetivos. Por ejemplo, los entregables para construir una piscina incluirían cosas como una cubierta de piscina, garantías y la piscina en sí.

• Justificación

La justificación es una declaración breve y resumida sobre la necesidad del proyecto que se está abordando. La declaración de justificación debe demostrar exactamente por qué la declaración del alcance del proyecto es necesaria para la finalización de un proyecto.

• Criterios

Los criterios pueden describirse como las condiciones que deben cumplirse antes de que se acepten los entregables de un proyecto. Por lo general, los criterios deben ser medibles y eso demostrará que el proyecto es un éxito.

• Restricciones

Las limitaciones detallan las cosas que pueden impedir que una organización alcance sus objetivos. Las restricciones también detallan exactamente cómo se puede lograr esto junto con cuánto puede costar lograrlo. Estos tipos de limitaciones y restricciones pueden clasificarse por marco de tiempo, limitaciones técnicas o recursos.

• Supuestos

Las suposiciones de las declaraciones del alcance del programa involucran declaraciones o pensamientos que se pueden creer que son verdaderos pero que aún no han sido validados o probados.

• Exclusiones de proyectos

Las exclusiones de proyectos son aquellas cosas que no se espera que el proyecto logre o produzca.

Declaraciones del alcance del proyecto y partes interesadas

Las partes interesadas, aquellas que tienen un interés personal o una participación en una empresa u organización, son importantes para las organizaciones por varias razones. En muchos casos, las partes interesadas también pueden ser accionistas, lo que significa que poseen una parte del negocio. Por esa razón, es importante que la declaración del alcance del proyecto sea revisada y acordada por una organización y las partes interesadas antes de que se ejecute la declaración del alcance del proyecto.

Negociar tanto con las partes interesadas como con los patrocinadores será útil porque habrá ocasiones en las que una organización quiera tener la aprobación de las partes interesadas o patrocinadores para participar en proyectos conjuntos o ayudar a obtener ingresos y fondos para un proyecto. Con eso en mente, aquí hay cinco formas en que las negociaciones entre una organización y sus partes interesadas o patrocinadores pueden ser efectivas a través de la declaración del alcance del proyecto:

• Fomentar un terreno común
• Hacer acuerdos claros y concisos
• Centrarse en las necesidades
• Aborda el problema pero no la persona
• Mantenga una mente abierta sobre las opciones; ser inventivo

Estas cinco cosas ayudarán a las organizaciones a utilizar correctamente la declaración del alcance del proyecto y a negociar con las partes interesadas y los patrocinadores.

Traducir objetivos estratégicos

Una de las razones por las que la declaración del alcance es importante es por su capacidad para traducir los factores de la declaración del alcance a las metas estratégicas. Al identificar adecuadamente la descripción del alcance del producto, los entregables, la justificación, los criterios, las restricciones, los supuestos y las exclusiones del proyecto, una organización puede traducir con éxito sus objetivos estratégicos.

Resumen de la lección

Una declaración del alcance del proyecto es una confirmación de los resultados junto con otros factores para determinar el éxito dentro de un proyecto. Aquí hay cinco factores clave que ayudan a producir una declaración de alcance de programa exitosa:

• Descripción del alcance del proyecto
• Entregables
• Justificación
• Criterios
• Restricciones
• Supuestos
• Exclusiones de proyectos

Debido a que define y aclara estos factores importantes, una declaración del alcance del programa es una pieza esencial y crítica de cualquier proyecto para cualquier organización.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador