Manteniendo todas las bolas en el aire
Los administradores de programas son personas ocupadas. Supervisan muchos proyectos interrelacionados y se aseguran de que todo se una para alcanzar sus objetivos. Al igual que un talentoso malabarista de circo, los directores de programas deben mantener todas sus bolas en el aire a la vez mientras hacen feliz a la audiencia. En este caso, su audiencia está compuesta por patrocinadores , o las personas que defienden y financian el programa, y las partes interesadas , las personas involucradas o afectadas por él.
Si el malabarista deja caer algunas bolas, impacta todo el acto. Para mantener cada bola en el aire, los gerentes de programa utilizan la gestión del ciclo de vida del programa , que incluye todo lo que hacen los gerentes de programa para definir el programa, ofrecer los beneficios esperados y, finalmente, cerrar el programa. Maximizar los recursos y lograr sinergias son habilidades básicas de gestión de programas. Estas habilidades son importantes porque afectan la cantidad de pelotas que el administrador del programa tiene que hacer malabares al mismo tiempo.
Eficiencia y sinergia
La maximización de recursos ocurre cuando un programa es eficiente. Los gerentes de programa logran eficiencia en la productividad cuando utilizan el menor esfuerzo y gasto. Una forma de lograr la eficiencia es tener un equipo multifuncional formado por diversos expertos que trabajen juntos hacia un objetivo compartido. Por ejemplo, al crear una nueva línea de productos, un director de proyecto puede crear un equipo de proyecto de diseño, fabricación, marketing, finanzas, ventas y otros profesionales. Esto es más eficiente que tener que trabajar por separado con cada departamento de la empresa.
La sinergia ocurre cuando la colaboración de dos o más agentes crea un resultado que es mayor que sus esfuerzos separados combinados. Un agente puede ser una organización, proceso, infraestructura, proyecto o persona. Al trabajar juntos, los agentes pueden lograr más de lo que logran solos.
Por ejemplo, digamos que dos empresas brindan servicios similares. Los ingresos anuales de la empresa A son de aproximadamente $ 2,5 millones, mientras que los de la empresa B son de aproximadamente $ 1,5 millones. Los dos se fusionan para formar la empresa C, por lo que podríamos esperar que sus ingresos anuales fueran la suma de sus ganancias anuales anteriores, $ 4 millones. Sin embargo, sus esfuerzos combinados tienen un efecto sinérgico, por lo que sus ingresos anuales del primer año son de $ 5,5 millones. No lo habrían logrado trabajando por separado.
Documento, documento, documento
Al principio del ciclo de vida del programa, el administrador del programa crea varios documentos que definen, guían y rigen el programa. Uno es el plan de realización de beneficios , que detalla todas las actividades que deben realizarse para que el programa alcance los beneficios previstos. Establece cuándo y cómo se entregarán los beneficios, junto con los mecanismos necesarios para obtener beneficios en el futuro.
Sin embargo, el plan de realización de beneficios no es un esfuerzo de una sola vez. En cambio, es un documento vivo que se actualiza constantemente a medida que se desarrolla nueva información. Ayuda al administrador del programa a garantizar que los beneficios obtenidos tengan valor, y ayuda a los patrocinadores y las partes interesadas a garantizar que el programa funcione como debería.
Durante cada paso del proceso, el administrador del programa debe buscar eficiencias y sinergias que agreguen valor al programa y la organización. Una vez observado y verificado, el director del programa documenta su observación y los resultados en el plan de realización de beneficios y luego comparte el documento actualizado con los patrocinadores y las partes interesadas.
Eficiencia y sinergia en acción
Digamos que uno de los muchos proyectos supervisados por un gerente de programa está siendo manejado por un equipo multifuncional. Este equipo está alcanzando hitos antes de tiempo y por debajo del presupuesto, al tiempo que supera las expectativas de beneficios. Esta es la primera vez que esta empresa utiliza un equipo multifuncional. En el pasado, un gerente de proyecto trabajaba con cada gerente de departamento funcional y su equipo, un proceso intensivo en mano de obra que a veces conducía a conflictos sobre el territorio.
Debido a que el equipo multifuncional está unido en la misma oficina, colaboran todos los días para superar los obstáculos mientras se aseguran de que se sigan satisfaciendo las necesidades de los departamentos de diseño, fabricación, marketing, finanzas, ventas y otros. Esto ha creado sinergia y un resultado más eficiente, lo que también ha facilitado un poco el trabajo del director del programa.
El director del programa utiliza hechos y datos para documentar todo esto en el plan de realización de beneficios. Luego, comparte el documento actualizado con sus patrocinadores y partes interesadas. Esto conduce a más discusiones en los niveles superiores de la empresa, y se decide que los proyectos futuros de este programa también utilizarán equipos multifuncionales. Al hacer todo esto, el administrador del programa encontró una manera de reducir la cantidad de bolas que deben mantener en el aire al mismo tiempo.
Resumen de la lección
Al igual que un malabarista de circo, los administradores de programas deben mantener muchas pelotas en el aire mientras hacen feliz a la gente. Los gerentes de programas exitosos lo hacen observando y documentando las sinergias y eficiencias a lo largo del proceso de gestión del ciclo de vida del programa . La eficiencia se produce cuando se logra la máxima productividad con el menor esfuerzo y gasto. La sinergia ocurre cuando dos o más agentes colaboran para crear un resultado que es mayor que sus esfuerzos combinados por sí solos.
El director del programa documenta sus observaciones en el plan de realización de beneficios y luego comparte la actualización con sus patrocinadores y partes interesadas . Esta información se usa posteriormente en correcciones de curso futuras que agregan beneficios y valor al programa.
Continúa con:
- Física
Vida no celular: definición y ejemplos
¿Qué es la vida no celular? Puede creer que para que algo se considere vivo...
- Microbiologia
Características de los protistas de la malaria y ciclo de vida
Protistas de la malaria y el ciclo de vida de la malaria La malaria es...
- Plantas y animales
Pauropoda: ciclo de vida, reproducción y hábitat
¿Qué vive en la tierra? Cuando miras un montón de hojas en descomposición o un...
- Geografía
Comparación de la vida en diferentes lugares de Australia y las islas del Pacífico
La vida en Australia La vida en Australia tiene mucho en común con muchos países...