Asegurar que los programas se mantengan alineados con los objetivos estratégicos

Alineación estratégica del programa

Kim era la directora de proyectos de su empresa. La compañía lanzó recientemente una nueva zapatilla para correr, pero las ventas cayeron por debajo de las expectativas. Un análisis encontró que el producto final no seguía las especificaciones descritas en las etapas iniciales de planificación. Kim se enteró de que la desconexión entre el producto final y las estrategias comerciales de la empresa afectaba su desempeño organizacional y sus ganancias.

Mientras analizaba la situación, Kim descubrió que un programa que no está alineado con los objetivos estratégicos de una empresa puede suceder de muchas formas diferentes. Por ejemplo, los empleados pueden no estar seguros de la estrategia o no se dedica tiempo a administrar la estrategia durante la vida del proyecto. Kim se reunió con los miembros del equipo ejecutivo para definir una estrategia organizacional para la alineación del programa para el éxito de proyectos futuros. También se reunió con varias empresas pares para comprender cómo implementaban la alineación estratégica del programa en sus entornos. Luego resumió lo que aprendió para presentarlo a los altos ejecutivos de su empresa.

Seguimiento del entorno empresarial

Kim aprendió que uno de los primeros pasos hacia la alineación estratégica del programa es monitorear el entorno empresarial . Encargó a su equipo que investigara los diferentes componentes que ayudarían a lograr este objetivo:

1. Proceso de análisis : El equipo decidió (a) identificar los factores del entorno empresarial actual, (b) monitorear los factores, (c) analizar los factores de impacto y (d) desarrollar estrategias para un entorno exitoso.

2. Factores ambientales : el siguiente paso es identificar los factores ambientales que podrían afectar el negocio. El equipo se entrevistó con consumidores y partes interesadas para ayudar a comprender el entorno empresarial desde múltiples perspectivas. Aprendieron que algunos de los factores que influirían en su negocio podrían ser nuevos productos, leyes de exportación e importación, leyes fiscales, tendencias de consumo y competidores. Por ejemplo, los recursos pueden afectar la estrategia porque las iniciativas solo se pueden implementar si los recursos necesarios están disponibles.

3. Marco ambiental : Kim informó a su equipo que, luego de la identificación de los factores ambientales, es necesario implementar un marco ambiental apropiado. Hay múltiples marcos a considerar: PEST que considera factores políticos, económicos, sociales y técnicos, o FODA que considera fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas internas y externas que afectan a la empresa. El equipo realizó algunas investigaciones iniciales para obtener más información sobre cómo afectarían tanto PEST como FODA a su empresa.

4. Identificación de factores relevantes : aunque pudieron identificar los diversos factores ambientales que impactaron su negocio, el desafío del equipo fue identificar exitosamente solo los factores relevantes que impactan a la empresa. Además, deben cuantificar la forma en que se vería afectado. Por ejemplo, no todas las leyes de importación afectarían a la empresa. Además, un posible competidor podría afectar el margen de beneficio más de lo previsto.

5. Estrategia comercial : Después de algunas semanas de investigaciones iniciales e identificando los factores que impactaron su entorno comercial, el equipo celebró una reunión de seguimiento. Aquí hicieron suposiciones para el desarrollo futuro de la empresa en función del entorno empresarial identificado y relevante de la empresa.

Requisitos de funcionalidad del programa

Kim y su equipo discutieron los requisitos de funcionalidad del programa . Esto requiere un documento de especificaciones que debe documentar en detalle las operaciones y actividades que debe realizar un programa. Un documento de requisitos funcionales, o FRD, es como una declaración formal que se utiliza para enumerar los requisitos funcionales del programa. Aborda el ciclo de vida del programa, incluido el diseño y desarrollo del programa, su evaluación y la determinación de su éxito.

Con este entendimiento, el equipo decidió incluir lo siguiente en su documentación de requisitos funcionales.

• Descripción del programa: proporciona una descripción general del programa
• Antecedentes del programa: enumera las condiciones por las que se creó el programa
• Propósito, impactos y desafíos del programa: identifica los objetivos y procesos comerciales que apoya el programa, así como los impactos y desafíos de los procesos comerciales.
• Supuestos: indica situaciones futuras que pueden influir en el resultado del programa (es decir, software, leyes, nuevos desarrollos en tecnología)
• Restricciones: indica condiciones fuera de control que limitan el diseño del programa, ejemplo, regulaciones, estándares, decisiones estratégicas
• Interfaces a sistemas externos y detalles de las interfaces: incluye la interfaz con propietarios de negocios y aplicaciones de terceros.
• Puntos de contacto: enumera los nombres y la información de contacto de los principales participantes del programa, incluido el administrador del programa, el líder del proyecto y la información de contacto del cliente.

Gestión de realización de beneficios (BRM)

Kim aprendió que el paso final es establecer un plan eficaz para la gestión de realización de beneficios . Esto ayudaría con la identificación, definición, planificación, seguimiento y realización de los beneficios comerciales. Con esto en mente, decidieron redactar una documentación para un plan de realización de beneficios. Este documento incluiría:

• Supuestos: ¿Cuáles son los supuestos para cada beneficio y cómo se logrará cada beneficio?
• Métricas: incluye KPI (indicadores clave de rendimiento) y procedimientos mediante los cuales se puede medir el progreso de los beneficios; esto incluiría los beneficios de seguimiento. Los beneficios tangibles son aquellos que pueden medirse en términos monetarios y los beneficios intangibles son aquellos que tienen un impacto comercial significativo, aunque no tengan un impacto monetario directo.
• Funciones y responsabilidades: se compone de una matriz detallada de funciones y responsabilidades para describir cómo se gestionarán los beneficios.
• Transición: describe el proceso mediante el cual los beneficios y las capacidades pasarán a un estado operativo y los roles y responsabilidades de los responsables de mantener los beneficios.
• Cierre del programa: Esto determina hasta qué punto se realizó cada beneficio antes del cierre formal del programa.

Resumen de la lección

La alineación estratégica del programa es fundamental para el desempeño organizacional y el éxito de la empresa. Una estrategia es un plan para alcanzar una meta a largo plazo y requiere definir metas a largo plazo y traducir los objetivos comerciales en metas estratégicas. Los elementos para una alineación estratégica incluyen:

• El seguimiento del entorno empresarial implica analizar e identificar los factores relevantes que influyen en el entorno empresarial.
• El requisito de funcionalidad del programa incluye un documento de funcionalidad del programa que describe lo que hará el programa
• Plan de gestión de realización empresarial que identifica y rastrea la realización de beneficios comerciales

Rodrigo Ricardo Editor y fundador