Desperdiciando
Te presentas a una reunión de las 9 am para descubrir que eres el primero en llegar. Diez minutos después, los compañeros de trabajo comienzan a llegar. Diez minutos después, finalmente comienza la reunión. Mientras su jefe lidera la agenda, usted considera sus planes nocturnos. Miras alrededor de la habitación y notas que un compañero de trabajo parece estar haciendo otro trabajo mientras que otro se queda dormido. La reunión se prolonga una hora más antes de que todos se levanten y vayan por caminos separados.
Este ejemplo ficticio de una reunión improductiva imita de cerca cómo son muchas reuniones en el lugar de trabajo en la vida real: prolongadas e improductivas, con empleados que se han dividido en zonas o usan el tiempo para trabajar en otros proyectos. De hecho, algunas estadísticas muestran que hasta el 50 por ciento del tiempo que los trabajadores dedican a las reuniones es tiempo perdido. Eso puede generar empleados frustrados y pérdida de dinero.
Alternativas
Hoy, con numerosas herramientas tecnológicas a nuestra disposición, existen alternativas viables para el tradicional encuentro presencial. Veamos algunas de esas opciones y también exploremos cuándo una reunión en persona es una opción más viable.
Chats en línea
Las sesiones de chat basadas en aplicaciones o web, como la mensajería instantánea, son una forma rápida y eficaz de comunicar ideas a personas o equipos. Para empezar, permite una opción en tiempo real para chats directos o grupales, y los pensamientos importantes se pueden compartir directamente en el escritorio de cada miembro sin consumir mucho tiempo ni causar interrupciones. Mantiene un registro escrito de las tareas o asignaciones, que es fácil de consultar, y todo lo que necesita es una descarga gratuita de su programa de mensajería instantánea preferido para comenzar.
Videoconferencia
Si tiene empleados dispersos en oficinas en todo el país, la videoconferencia puede ayudar a cerrar la brecha y conectar a todo el equipo. Si bien la videoconferencia se puede realizar en una sala de conferencias ubicada en el centro, lo que anula el propósito de alejarse de una reunión estructurada, también es posible conectar a cada usuario a través de computadoras individuales equipadas con cámaras web.
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Conferencias web
La conferencia web puede parecer lo mismo que la videoconferencia, pero presenta algunas diferencias básicas. Las conferencias web se llevan a cabo vinculando las computadoras de los usuarios, pero también tiene algunas funcionalidades que las videoconferencias podrían no tener, incluido el intercambio de documentos o el acceso a capacitación por video y software compartido. También puede incluir acceso remoto a otro dispositivo si es necesario.
Correo electrónico
Puede parecer la opción pasada de moda, pero el correo electrónico no ha desaparecido por una razón. Cuando necesita transmitir información que puede esperar, lo que significa que no necesita una respuesta en tiempo real, el correo electrónico puede ser una opción productiva. Puede simplemente escribir un correo electrónico, enviarlo a uno o más destinatarios y volver a su trabajo mientras espera una respuesta. Poder mantener un registro escrito o volver a buscar conversaciones anteriores es una gran ventaja de usar el correo electrónico en lugar de las reuniones.
Conferencia
Las conferencias telefónicas son otro viejo recurso de reserva, pero siguen siendo útiles para conectar a los trabajadores en varias ubicaciones. La belleza de este tipo de reunión virtual es que las personas que llaman pueden vincularse en cuestión de minutos, independientemente de la ubicación de cada persona, y las personas que llaman pueden participar desde cualquier lugar, incluso mientras se desplazan.
Plataformas colaborativas
Una de las opciones más nuevas disponibles, las plataformas colaborativas como Basecamp o Google Docs, brindan a los equipos un lugar para intercambiar ideas, compartir documentos y asignar tareas sin perder tiempo en un entorno de reunión. Muchos de estos programas también tienen opciones de chat o correo electrónico integradas.
Cuándo utilizar las reuniones cara a cara
A pesar de sus mejores esfuerzos para eliminar el desperdicio de las reuniones, a veces solo una reunión cara a cara será suficiente. Estos son algunos de esos momentos:
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Cuando la información es sensible
Tal vez esté cambiando las descripciones de los puestos, eliminando puestos o departamentos, o se ha presentado una queja ante el departamento de recursos humanos. Las decisiones comerciales difíciles o la entrega de malas noticias se manejan mejor en persona.
Cuando se utilizan ayudas visuales
A veces, las presentaciones o la lluvia de ideas en la pizarra requieren una reunión en persona real, simplemente porque puede ser demasiado engorroso compartir una experiencia más colaborativa de forma remota. En este caso, la vinculación en la misma sala brinda una oportunidad para que todas las partes se sientan involucradas y ayuda a que fluya la creatividad.
Cuando monitorear el lenguaje corporal es una necesidad
La regla de comunicación 7-38-55 muestra que el 55 por ciento de lo que se dice tiene que ver con el lenguaje corporal que se usa al hablar. Si es importante transmitir o medir el lenguaje corporal, solo funcionará una reunión cara a cara.
Resumen de la lección
Las reuniones en el lugar de trabajo a menudo se consideran una pérdida de tiempo. De hecho, hasta el 50 por ciento de los asistentes a la reunión creen eso. Hoy en día, con muchas herramientas tecnológicas a disposición de las empresas, organizar reuniones virtuales puede ser una alternativa viable a las reuniones cara a cara. Algunas opciones incluyen chat y mensajería instantánea, que pueden habilitar conversaciones en formato de tiempo real. Las videoconferencias y las conferencias web pueden ser buenas opciones para permitir que las personas se conecten cara a cara sin dejar de compartir presentaciones y documentos. El correo electrónico y las conferencias telefónicas son opciones probadas y verdaderas, mientras que las plataformas colaborativas pueden ser un lugar de encuentro para que los equipos compartan ideas y asignen tareas. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que se justifiquen las reuniones cara a cara, especialmente si el tema es delicado, se utilizan ayudas visuales o es importante evaluar el lenguaje corporal.
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