Aplicaciones de los sistemas de información de gestión (MIS): finanzas, marketing, fabricación y recursos humanos

Aplicaciones MIS

Muchas organizaciones están estructuradas en base a áreas funcionales. Esto a menudo se refleja en un organigrama. Normalmente, las áreas funcionales incluyen finanzas, recursos humanos, marketing, etc. Muchas de estas áreas funcionales tienen su propio Sistema de Información de Gestión o MIS.

MIS financiero

Un MIS financiero proporciona información financiera para que los gerentes tomen decisiones diarias sobre las operaciones dentro de la organización. La mayoría de los sistemas proporcionan estas funciones:

• Integre información financiera de múltiples fuentes
• Proporcione un fácil acceso a la información financiera en forma resumida
• Habilite el análisis financiero con herramientas fáciles de usar
• Compare la actividad financiera histórica y actual

Un MIS financiero a menudo tiene varios subsistemas, según el tipo de organización. Estos incluyen sistemas para analizar ingresos, costos y ganancias, sistemas de auditoría para propósitos internos y externos y sistemas para administrar fondos. Un MIS financiero también se puede utilizar para preparar informes para terceros, como auditores externos o accionistas.

Marketing MIS

Un MIS de marketing apoya las actividades de las muchas actividades de los departamentos de marketing. Algunos de los subsistemas típicos de un MIS de marketing son la investigación de marketing, el desarrollo y entrega de productos, la promoción y publicidad, el análisis de precios y ventas de productos.

Uno de los usos más comunes de un MIS de marketing es producir informes de ventas. Por lo general, estos se producen en un programa regular, como por semana, mes y trimestre. Los informes se pueden organizar por representante de ventas, producto, cliente o área geográfica. Dichos informes permiten a los gerentes ver qué aspectos de las ventas funcionan bien y cuáles necesitan atención.

Quizás un representante de ventas ha experimentado repentinamente una caída en las ventas al perder un cliente importante y necesita algo de apoyo para desarrollar nuevos clientes potenciales. Si solo hay un puñado de representantes de ventas compartiendo una oficina, un gerente podría darse cuenta de esto simplemente hablando con todos. Sin embargo, ¿qué pasa si un gerente tiene que supervisar a más de 100 representantes de ventas en 12 oficinas diferentes en todo el país? Un sistema de información especializado que proporcione actualizaciones periódicas en un formato significativo hará que sea mucho más fácil para el gerente tomar decisiones efectivas.

MIS de fabricación

La fabricación es una de las áreas en las que los sistemas de información han tenido un mayor impacto. Un MIS de fabricación típico se utiliza para monitorear el flujo de materiales y productos en toda la organización. En un proceso de fabricación, las materias primas o las piezas se transforman en productos terminados y se utiliza un MIS de fabricación en cada etapa. Algunos de los subsistemas comunes en un MIS de fabricación incluyen: diseño e ingeniería, programación de producción, control de inventario, control de procesos y control de calidad.

Considere el ejemplo de la construcción de un avión. ¿Cuántas partes diferentes crees que hay en un avión? Uno de esos aviones comerciales utilizados por las principales aerolíneas tiene fácilmente más de 100.000 piezas. Muchas de esas piezas provienen de proveedores y deben solicitarse. Otros se elaboran en la propia planta de fabricación. Ahora piense en el proceso que se necesita para obtener todas esas piezas en el lugar correcto en el momento correcto. Y todas esas piezas deben inspeccionarse cuidadosamente antes de que puedan usarse en la construcción del avión.

Este proceso requiere un sistema muy sofisticado para el control de procesos e inventario. El suministro de piezas debe planificarse cuidadosamente para que siga de cerca el programa de montaje. No se pueden acumular cajas de piezas alrededor del avión, ya que se volvería muy caótico. Y tampoco quiere que una pieza faltante retrase todo el proceso de ensamblaje.

MIS de Recursos Humanos

Un MIS de recursos humanos se ocupa de gestionar toda la información relacionada con los empleados de la organización, incluidos los empleados anteriores, actuales y potenciales. También se denomina MIS de personal. Este sistema de información respalda las muchas actividades de un departamento de recursos humanos, como la planificación de la fuerza laboral, la selección y el reclutamiento, la capacitación, la asignación de tareas y la administración de salarios y beneficios.

Considere nuevamente el ejemplo de la construcción de un avión. ¿Cuántos especialistas diferentes participan en la fase de diseño, el montaje real y las pruebas del avión? Asegurarse de que las personas adecuadas estén disponibles en los momentos adecuados requiere una planificación cuidadosa de la fuerza laboral. No desea que la falta de electricistas calificados en su equipo detenga todo su montaje.

Resumen de la lección

Muchas organizaciones están estructuradas en base a áreas funcionales. Se han desarrollado Sistemas de Información de Gestión (MIS) para cada una de esas áreas. Las aplicaciones de ejemplo incluyen finanzas, marketing, manufactura y recursos humanos. Cada tipo de MIS está diseñado para satisfacer las necesidades de gestión en esos departamentos o unidades.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya completado esta lección, debería poder:

• Describir ejemplos de sistemas de información gerencial (MIS) según el área funcional.
• Identificar las funciones de un MIS financiero y los subsistemas comunes de un MIS de manufactura.
• Explicar cómo las organizaciones pueden utilizar un MIS de marcado y un MIS de recursos humanos.