Aprobación de las partes interesadas en la gestión de proyectos

Conseguir que las partes interesadas participen en el proceso

¿Alguna vez te has preguntado por qué no te pidieron que participaras en un proyecto que te afectó directamente a ti oa tu equipo? ¿O tal vez parece que todos estaban a bordo al comienzo de un proyecto, pero comenzó a desmoronarse cuando salieron a la luz las diferencias de opinión? Comprender cómo obtener la aprobación adecuada de las partes interesadas por adelantado para un proyecto es lo que quizás desee saber.

Una parte interesada es cualquier persona dentro o fuera de la organización que tiene interés en cómo resulta un proyecto. Involucrar a representantes de los grupos de partes interesadas clave al comienzo de un proyecto puede hacer que el proyecto sea más exitoso. Las partes interesadas que están a bordo, ya sea que se vean afectadas de manera positiva o negativa por el resultado del proyecto, pueden hacer que el proyecto se desarrolle sin problemas.

Seis objetivos principales al involucrar a un interesado:

1. Analizar : asegúrese de saber cómo le gusta trabajar a cada actor dentro de un proyecto.
2. Acceda a la influencia : comprenda cómo las opiniones de las partes interesadas afectan un proyecto.
3. Comprenda las expectativas : sepa cómo quieren las partes interesadas que proceda el proyecto.
4. Defina el éxito : sepa lo que las partes interesadas esperan obtener del proyecto.
5. Participación : mantenga a las partes interesadas involucradas durante todo el proceso.
6. Informado : comunicarse con las partes interesadas durante todo el proceso.

Tipos clave de partes interesadas

Hay varios tipos de partes interesadas que deben formar parte del proyecto. La parte interesada principal es el patrocinador del proyecto , que suele ser un ejecutivo clave que es la motivación detrás del proyecto. El patrocinador del proyecto toma la iniciativa y trabaja con el director del proyecto de forma regular durante todo el proceso. El patrocinador del proyecto puede tener la última palabra sobre las solicitudes de cambio del proyecto.

Las otras partes interesadas del proyecto que también deben participar en el proyecto consisten en:

1. Finanzas : quién es responsable de la financiación del proyecto.
2. Adquisiciones : quién es responsable de los recursos externos.
3. Dotación de personal : quién es responsable de los recursos internos.
4. Otros gerentes : que suministran recursos prestados de sus departamentos.

Ejemplo

Imagino que trabaja en una escuela secundaria local y los estudiantes están planeando la celebración de la fiesta de bienvenida de otoño. Por primera vez en 10 años, quieren triplicar el tamaño del desfile de bienvenida, que incluye una ruta de desfile más larga y más carrozas. Este cambio permitirá que más estudiantes participen en creaciones flotantes. Para que esto se apruebe, deben obtener la aprobación de la junta escolar, la participación de las fuerzas del orden local y aumentar la participación de los estudiantes. El presidente del cuerpo estudiantil está trabajando como gerente de proyecto y ha contratado al director de la escuela para patrocinar o promover la actividad.

El presidente comienza por involucrar al tesorero del cuerpo estudiantil para asegurarse de que incluso hayan recaudado suficiente dinero para asumir estos flotadores adicionales. Luego, el presidente trabaja con la junta escolar para involucrar al departamento de policía y asegurarse de que haya suficiente personal externo para manejar los cierres de carreteras para esta ruta más larga. El presidente cree que el director de arte de la escuela es un gran recurso de personal. El director de arte reparte volantes y organiza una reunión de carrozas para reclutar a los estudiantes interesados ​​en unirse a la nueva y mejorada competencia de carrozas.

Elementos de aprobación

Las partes interesadas deben tener elementos clave que firmen durante el proceso, asegurándose de que están al tanto de lo que se incluye en este proyecto. La carta del proyecto proporciona el alcance de lo que se incluirá en el producto terminado. Establece el tono inicial del proyecto. Cuando el alcance no se describe desde el principio, el proyecto puede perder el enfoque rápidamente.

El cronograma del proyecto describe cuándo ocurrirá cada fase del proyecto. El cronograma debe basarse en expectativas realistas y proporciona una hoja de ruta para la disponibilidad de recursos.

La aprobación del riesgo del proyecto debe indicar claramente dónde puede descarrilarse un proyecto. Por ejemplo, la escuela secundaria local debe tener en cuenta que podría haber un clima inclemente que afecte su desfile. La aprobación del riesgo debe incluir si se espera que el desfile comience a tiempo, independientemente del clima.

El elemento de aprobación final debe ser el resumen del proyecto , que describe lo bueno, lo malo y lo feo de lo que realmente sucedió. El resumen significa que el proyecto ha llegado oficialmente a su fin.

Resumen de la lección

Una parte interesada es cualquier persona que se ve afectada positiva o negativamente por un proyecto y, por lo tanto, se preocupa por el resultado. Lo más importante que se puede hacer en un proyecto es involucrar a las partes interesadas clave al principio del proyecto. El director del proyecto debe asegurarse de analizar la participación de las partes interesadas y comprender cómo cada uno influye en el proyecto. Es importante comprender sus expectativas de cómo se desarrollará el proyecto, así como también cómo definen el éxito del proyecto. Es importante mantener a las partes interesadas involucradas e informadas durante todo el proyecto.

El patrocinador del proyecto desempeña el papel ejecutivo clave, se reúne con el director del proyecto de forma regular y, a menudo, actúa como la última palabra en las solicitudes de cambio del proyecto. Los otros miembros clave del equipo de partes interesadas deben incluir finanzas , adquisiciones , dotación de personal y otros administradores que puedan necesitar prestar sus recursos. Es importante que estas partes interesadas firmen partes del proyecto, como el estatuto del proyecto , el cronograma , la aprobación de riesgos y el resumen . Esto asegura que estén al tanto de lo que se incluye como parte de este proyecto.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador