Características de la comunicación técnica

Descripción general de la comunicación técnica

¿Qué es lo primero que hace cada mañana cuando llega al trabajo? ¿Saluda a sus compañeros de trabajo y se reúne para hablar sobre lo que se debe hacer ese día? ¿Revisa su correo electrónico para obtener direcciones para una tarea? ¿Escribe una nota para ayudar a otros a saber lo que necesita hacer y cómo hacerlo? Si alguna de estas experiencias es parte de su día, entonces puede ver por qué una buena comunicación es posiblemente la habilidad más importante en el mercado laboral actual. Y la mayor parte de la comunicación que ocurre en el lugar de trabajo es comunicación técnica. Las empresas utilizan la comunicación técnica para:

• Instruya a los empleados sobre cómo completar una tarea
• Proporcionar investigación y datos sobre temas especializados.
• Comunicarse con otras empresas sobre las especificaciones de bienes y servicios.
• Explicar al público en general cómo usar un producto.

A pesar de la creciente necesidad de comunicación técnica, muchos empleados desconocen las características básicas de esta forma de escritura, lo que dificulta la comunicación de su mensaje. Si la comunicación técnica no se expresa de manera eficiente y eficaz, puede significar grandes pérdidas para las empresas y los consumidores. Para comprender los rasgos importantes de la redacción técnica, examinaremos las características del tema, la audiencia, el propósito y el estilo de la comunicación técnica.

Temas de comunicación técnica

Para comprender mejor las diferencias entre las características de la comunicación técnica y otras formas de escritura, veamos una comparación entre la escritura técnica y la escritura creativa. Ambas son formas de comunicación. Sin embargo, eso es todo lo que es similar entre los dos tipos de escritura. El tema de la escritura creativa puede ser casi cualquier cosa, desde narcisos hasta arcoíris, pero el tema de la escritura técnica es mucho más específico.

Ese tema se basará en los productos y servicios relacionados con un negocio. El tema podría ser sobre un nuevo medicamento y cómo se desarrollará, un nuevo juguete y cómo se fabricará o un nuevo teléfono celular y cómo debe usarse. El tema de las comunicaciones técnicas siempre se centra en un producto. Por qué es necesario, cómo se debe crear y para qué se debe utilizar.

Audiencias de la comunicación técnica

A menudo, los escritores de literatura creativa se centran tanto en el tema de sus escritos que se olvidan por completo de sus audiencias. Este no es el caso de la comunicación técnica. Si bien la audiencia de la escritura creativa puede ser un grupo general de la misma edad, la audiencia de la escritura técnica es una audiencia específica y dirigida. En la comunicación técnica, la audiencia es el foco más importante de la escritura. Después de todo, los comunicadores técnicos escriben para ayudar a su audiencia a comprender lo que se necesita para realizar una tarea. Por tanto, el comunicador técnico debe conocer y comprender a su audiencia.

¿Qué pasa si compró una estantería nueva y, cuando sacó las instrucciones para armar la estantería, el documento fue escrito para el fabricante en lugar del usuario? Las instrucciones pueden proporcionar instrucciones sobre qué longitud cortar cada pieza o de qué color pintar la madera, pero no contendrían instrucciones fáciles de entender sobre cómo armar la estantería porque la escritura estaría dirigida al público equivocado. Comprender para quién está escribiendo el documento determinará lo que diga, lo que hará que la audiencia sea tan importante como su tema en la comunicación técnica.

Finalidades de la comunicación técnica

En la escritura creativa, el propósito del documento suele ser entretener. A menudo, el escritor quiere expresar sus sentimientos sobre un tema y la información presentada es subjetiva o se basa en las experiencias personales del escritor. La escritura técnica no pretende ser subjetiva en absoluto. En la comunicación técnica, el propósito del escrito es siempre informar o persuadir. A pesar del tipo de documento técnico que esté creando, la comunicación técnica siempre tiene el mismo objetivo: ayudar a las personas a realizar una tarea explicando lo que necesitan hacer y cómo hacerlo.

Estilo de comunicación técnica

Lo que realmente distingue la comunicación técnica de otras formas de escritura es el estilo de la escritura. La escritura creativa a menudo usa oraciones largas y palabras connotativas para desarrollar un significado emocional a través del lenguaje. Puede sonar hermoso, pero el lector puede tardar un poco en darse cuenta de lo que se está diciendo. Dado que el propósito de la comunicación técnica es ayudar al público objetivo a comprender el tema rápidamente y completar una tarea correctamente, el estilo de escritura debe ser simple y fácil de entender.

Para lograr este objetivo, creo que debemos volver a lo básico y aprender el ABC de la comunicación técnica.

La comunicación técnica debe ser:

• Atractivo
• Breve
• Claro

Empecemos por la característica del atractivo. Esto no significa que el documento deba verse bonito. Lo que sí significa es que el diseño del documento debe ser atractivo para el lector. De un vistazo, el lector debe poder saber lo que es importante.

Puede hacer que un documento técnico sea «atractivo» al incluir títulos que sean más grandes y más audaces que el otro texto para llamar la atención sobre el tema principal de cada parte del documento. Otra forma de hacer que un documento técnico sea atractivo para un lector es incluir ayudas visuales y gráficos que muestren claramente lo que el lector debe hacer.

La siguiente característica estilística de la comunicación técnica es que su escritura debe ser breve. Esto no significa necesariamente que sus documentos no puedan ser extensos. Lo que sí significa es que la información debe escribirse usando párrafos cortos y oraciones cortas, usando la redacción más concisa posible porque el lector debe poder comprender rápidamente lo que está diciendo. Veamos un ejemplo de cómo hacer una oración breve. Si le escribe a una niñera sobre cómo cuidar a su hijo, puede escribir lo siguiente:

Sally tiene dificultades para conciliar el sueño, así que es mejor si la meces suavemente durante unos minutos en una habitación oscura mientras tarareas su canción de cuna favorita. Una vez que empiece a quedarse dormida, métela con cuidado en la cama sin hacer ningún ruido y sal de puntillas de la habitación.

Si estuviera escribiendo un documento técnico para una clase de capacitación para niñeras, podría escribir:

«Para ayudar a que un niño se duerma rápidamente, apague las luces, meza al niño, acueste al niño en la cama y luego váyase en silencio».

Observe que el documento técnico utiliza frases cortas, pocos adjetivos y lenguaje objetivo. La clave para hacer que la comunicación técnica sea breve es usar párrafos cortos, oraciones cortas y frases cortas, de modo que su audiencia pueda captar rápidamente su mensaje.

El rasgo estilístico final de la escritura técnica es mantener el lenguaje claro y fácil de entender. A menudo, los escritores creativos usarán un lenguaje connotativo, o palabras que tienen un significado emocional detrás de ellas. Utilizan imágenes y metáforas para ayudar al lector a pensar sobre el tema en un nivel más profundo. Pero los escritores técnicos deben mantenerse alejados de este tipo de escritura. En cambio, para mantener su lenguaje claro, los escritores técnicos deben usar palabras denotativas o palabras que representen la definición del diccionario. El lenguaje debe ser sencillo y directo. Veamos cómo un escritor creativo podría explicar cómo encender una chimenea:

‘Para permitir que las llamas bailen, presione el botón negro suave y permita que el calor irradie a través de su cuerpo’.

Un documento técnico podría decir:

«Presiona el botón negro de» encendido «y retrocede rápidamente para que las llamas no te quemen.

Observe que el lenguaje del escritor técnico es claro y objetivo porque el escritor está proporcionando información que quiere que los lectores comprendan y puedan actuar rápidamente.

Los escritores técnicos deben hacer que sus documentos sean atractivos, breves y claros para que la audiencia pueda comprender rápidamente la escritura. El tiempo es dinero en el mundo empresarial, por lo que cuanto más fácil sea comprender el documento, más fácil será para el empleado o el consumidor actuar sobre la información proporcionada.

Resumen de la lección

En resumen, las características de las comunicaciones técnicas son las siguientes:

El tema trata sobre productos y servicios relacionados con una empresa. La audiencia será un grupo objetivo de personas según la información que proporciones. El propósito es informar a la audiencia de cómo o por qué hacer algo o persuadir a un consumidor para que compre o use un producto. Y finalmente, el estilo de redacción técnica se vuelve atractivo mediante el uso de titulares y gráficos; breve mediante el uso de párrafos, oraciones y frases breves; y claro mediante el uso de un lenguaje sencillo y denotativo. Estas características ayudan a la audiencia a comprender el tema rápidamente y completar una tarea correctamente, ahorrando tiempo y dinero a las empresas y consumidores.

Los resultados del aprendizaje

Para cuando termine esta lección, podría haber acumulado los conocimientos necesarios para:

• Indicar los usos de la comunicación técnica.
• Enumere algunos de los temas de redacción técnica.
• Tenga en cuenta la importancia de considerar a la audiencia en la redacción técnica
• Citar los propósitos dominantes para la redacción técnica.
• Discutir el estilo de redacción técnica

Rodrigo Ricardo Editor y fundador