Cómo escribir informes de incidentes: propósito, estructura y contenido

Definición de informe de incidente

Mike trabaja como gerente de una tienda de comestibles. Durante su turno, un cliente resbaló y cayó en un piso que estaba mojado por una pasada reciente. Mike investiga los hechos que rodean el accidente y prepara un informe de incidente , que es un documento que describe un evento y puede incluir una investigación y análisis del evento.

Propósito y contenido

El nombre del informe del incidente realmente revela el propósito del informe. Un informe de incidente se utiliza para documentar un incidente que ha ocurrido. Quizás el tipo de informe de incidente más conocido es un informe policial de un accidente automovilístico. Algunos informes de incidentes pueden simplemente documentar lo que sucedió. Por ejemplo, un gerente puede documentar una ausencia injustificada en el archivo de personal de un empleado. Sin embargo, algunos informes de incidentes, como el de Mike, también documentan una investigación del incidente, una evaluación del incidente y recomendaciones al respecto.

Estructura

El informe del incidente de Mike consta de una introducción, una discusión, una recomendación y una conclusión. Echemos un vistazo más de cerca a cada sección del informe.

La introducción de Mike tiene varios propósitos. Primero, la introducción le dirá al lector el propósito del informe. En el caso de Mike, el propósito es documentar el accidente, su investigación y su conclusión y recomendación. En segundo lugar, la introducción le dirá al lector quién estuvo involucrado. Mike identificará los nombres de todos los testigos, el cliente que resultó lesionado y el empleado que limpió el piso mojado. Mike también recitará su papel, que es documentar e investigar el incidente, ya que él no estuvo personalmente involucrado en el incidente. Sin embargo, cabe señalar que a veces el autor del informe del incidente puede estar personalmente involucrado en el incidente.

La siguiente sección del informe del incidente de Mike es la discusión. Un informe de incidente puede organizarse según líneas cronológicas, causa y efecto o problema y solución, según el incidente y si el autor analiza el incidente y proporciona una recomendación. Mike empleará un informe cronológico desde el momento en que se limpió el piso hasta que el cliente resultó herido. Incluirá los nombres y declaraciones de todos los testigos, así como el cliente lesionado y los empleados involucrados.

También puede tomar fotografías de la escena si la escena no ha cambiado o puede hacer un simple boceto dibujado a mano si así fue. Estos elementos visuales pueden incorporarse al cuerpo del informe o adjuntarse a él. Se asegurará de describir cualquier daño causado por el incidente, incluidas las lesiones del cliente. También anotará cualquier seguimiento que haya realizado, como comunicarse con la compañía de seguros de la tienda.

La sección final del informe es la conclusión. Aquí, Mike explicará cuál cree que es la causa del incidente. Por ejemplo, Mike puede concluir que el empleado responsable de trapear el piso no colocó una advertencia de piso mojado como lo requiere el procedimiento de la tienda, que fue el factor principal que contribuyó al accidente. Mike también incluirá recomendaciones en su conclusión. Por ejemplo, puede recomendar un cambio en la capacitación de los empleados si el empleado no recibió la capacitación adecuada para trapear durante las horas de operación de la tienda. Por otro lado, si Mike determina que la capacitación es adecuada, puede recomendar disciplina a los empleados.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido. Un informe de incidente es un documento que se utiliza para describir un evento. El informe también puede documentar la investigación del evento, proporcionar una evaluación del evento y hacer una recomendación al respecto. La estructura de un informe de incidentes es bastante simple. Incluye una introducción, una discusión y una conclusión, que puede incluir una recomendación.