Cómo hacer un diagrama de Gantt en Word

¿Qué es un diagrama de Gantt?

¿Te abruman los grandes proyectos? ¿Desearía tener una forma de realizar un seguimiento de cómo avanza el proyecto? Bueno, ¡tienes una forma de hacerlo! Se llama diagrama de Gantt y es muy fácil crear uno en Word.

El diagrama de Gantt proporciona una estructura para dividir un proyecto grande en secciones manejables que le permite al gerente del proyecto ver el estado del trabajo a medida que se completa. Su nombre proviene de su creador en la década de 1900, Henry Gantt. El diagrama de Gantt muestra las actividades específicas para el proyecto, el punto en el proceso que debe comenzar cada actividad, el tiempo asignado para cada actividad y cualquier superposición de actividades que conduzcan al final del proyecto.

Diagrama de Gantt: paso a paso

Repasemos el proceso juntos paso a paso. El primer paso para crear un diagrama de Gantt es planificar el proyecto. Antes de comenzar, necesita saber cuántas actividades están involucradas y cuál es la fecha prevista de parto.

Utilizará un diagrama de Gantt para administrar su proceso de redacción de un informe comercial. Su fecha límite es enviar dentro de los 7 días, por lo que querrá dividir el proyecto para trabajar en él un poco cada día. Necesitará 8 columnas (una columna para cada día y una columna para una etiqueta). Divide el proyecto en 9 segmentos o actividades, por lo que necesitará 10 filas (una fila para cada actividad y una fila para la etiqueta).

Aquí está el proceso paso a paso:

• Abra la aplicación Microsoft Word.
• En la pestaña ‘Insertar’, haga clic en el icono ‘Tabla’ y seleccione ‘Insertar tabla’. Escriba ‘8’ en el cuadro de texto de número de columnas y ’10’ en el cuadro de texto de número de filas. Presiona OK.
• Complete la fila superior con los segmentos de tiempo (deje el de la izquierda en blanco): Día 1, Día 2, Día 3, etc.
• Rellena la primera columna con los segmentos de actividad: Tipo de informe, Recolectar datos, Organizar, etc. Puedes ver en la imagen los segmentos de actividad que utilicé.

Ahora puede comenzar a completar los bloques de tiempo con el tiempo esperado para completar esa actividad. Para su gráfico, usted determina el tipo de informe que necesita el Día 1, por lo que bloquea con color la celda que se cruza en el Día 1 y el Tipo de informe. Agregue el bloque de color colocando el cursor en la celda que desea colorear. Desde la cinta Inicio, grupo Párrafo, seleccione la lista desplegable ‘Sombreado’ (tiene el icono de una lata de pintura) y elija un color.

Continúe agregando bloques de colores de acuerdo con el tiempo que necesite para completar cada actividad. Quieres dar mucho tiempo. ¿Qué tal: 2 días para recopilar los datos, 2 días para organizar los datos, 2 días para escribir un borrador, 2 días para escribir el resumen ejecutivo, un día para crear gráficos o tablas, 2 días para corregir, lo que te deja 2 días para volver a revisar y enviar el informe.

Una mirada profesional

Ha completado su diagrama de Gantt. Observe que hay algunas superposiciones, que son típicas en la gestión de proyectos. Desafortunadamente, esto no parece muy profesional, pero puede agregar algunos cambios para darle un toque de estilo.

Primero, ponga negrita y aumente el tamaño de los encabezados de columna y fila. Seleccione (resalte) la primera columna. Desde la cinta Inicio, grupo Fuente, seleccione la ‘B’ y haga clic en el botón ‘Aumentar tamaño de fuente’. Tenga en cuenta que el botón ‘Aumentar tamaño de fuente’ no está disponible en versiones de Word antes de 2013. Para cambiar el tamaño de fuente en versiones anteriores, deberá seleccionar un nuevo tamaño de fuente de la lista de fuentes. 14 o 16 deberían funcionar perfectamente.

Ahora elimine los bordes de las celdas (las líneas que separan cada bloque). Seleccione la mesa. Utilice la herramienta de selección en la esquina superior izquierda de la tabla. Desde la cinta Inicio, grupo Párrafo, seleccione la lista desplegable ‘Borde’ y elija ‘Sin borde’.

También puede utilizar un color diferente para indicar un segmento que se ha completado. Puede tomar esta estructura de diagrama de Gantt y realizar cambios en ella para varios proyectos. Por ejemplo, si desea completar el proyecto en un día, puede cambiar los incrementos de tiempo a horas o incluso minutos. ¿Ves lo fácil que es?

Resumen de la lección

Un diagrama de Gantt es una forma de realizar un seguimiento de los grandes proyectos separando el proyecto en secciones o actividades pequeñas y manejables. Puede usar la herramienta de tabla en Word para crear un diagrama de Gantt. Usando la herramienta de tabla, creamos una tabla con el número de filas + 1 para las actividades y el número de columnas + 1 para los incrementos de tiempo. Escribimos los incrementos de tiempo en la fila superior y las actividades en la columna de la izquierda.

Usando la herramienta de sombreado, aprendimos a agregar color a las celdas que representan la cantidad de tiempo esperada necesaria para realizar cada actividad. Luego aprendimos cómo hacer que el diagrama de Gantt se vea más profesional agregando negrita, aumentando el tamaño de fuente y eliminando las líneas que separan las celdas. Luego vimos cómo podemos realizar un seguimiento de la finalización del proyecto cambiando el color inicial de las celdas.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador