foto perfil

Componentes de la fase de inicio del proyecto

Publicado el 10 noviembre, 2020

Fase de inicio del proyecto

Los proyectos son de naturaleza dinámica y requieren resistencia. Es posible que tenga un plan en mente, pero nunca podrá saber por completo qué obstáculos o obstáculos encontrará en el camino. Suponga que desea renovar su cocina. Antes de que su equipo de construcción pueda comenzar con la renovación, debe asegurarse de que los documentos de iniciación adecuados estén en orden. Esto se hace al principio del proyecto mediante la creación de una serie de documentos del proyecto que mantendrán todo en curso y entregarán exactamente lo que el cliente desea. Estos documentos sirven como punto de referencia a lo largo del proyecto y también brindan protección legal para ambas partes.

Documentos de inicio del proyecto

Los documentos discutidos en esta lección reflejan la progresión de la necesidad de alto nivel a un desglose más detallado del trabajo. La carta de intención, la declaración de requisitos, la declaración de trabajo y la estructura de desglose del trabajo ayudan a establecer expectativas claras al evitar malentendidos y suposiciones. Proporcionan una base sólida para el ciclo de vida del proyecto y garantizan que las empresas no tropiecen con una serie de comienzos en falso. Examinemos cada uno de estos documentos con más detalle.

Carta de intención

Desea comenzar su proyecto de renovación lo más rápido posible, pero no tiene todos los detalles finalizados. Asegura al contratista y ambas partes firman una carta de intención. Una carta de intención (LOI) es un documento que resume los planes generales del proyecto y establece los principales términos comerciales entre el comprador y el vendedor. Su objetivo principal es iniciar el inicio de la relación comercial entre estas partes. Se presentan las condiciones preliminares del trato, como costo, duración y contingencias. Por lo general, es un contrato comercial provisional que es reemplazado por un contrato oficial.

Existe un debate sobre si la LOI es o no un documento legalmente vinculante. En general, estas cartas se tratan como documentos no legales y simplemente pretenden establecer la relación entre las dos partes. Sin embargo, ha habido casos en los que el lenguaje ambiguo resultó en responsabilidad para el director del proyecto. Al redactar su carta de intención, asegúrese de utilizar un lenguaje claro que especifique su naturaleza no vinculante. Esto protege a ambas partes y ayuda a evitar futuras ambigüedades y confusiones.

Puede cuestionar la necesidad de la carta de intención debido a su naturaleza temporal o no vinculante. Estos “acuerdos para llegar a un acuerdo” son esenciales para la fase de inicio del proyecto porque proporcionan el marco para futuras negociaciones de contratos. Son medidas de buena fe que reflejan el compromiso con el proyecto de ambas partes.

Declaración de requisitos (SOR)

Le muestra al contratista una imagen de la cocina de sus sueños completa con encimeras de granito y electrodomésticos de alta gama. A partir de esa imagen, deberá delinear y definir los requisitos exactos que entrarán en su cocina. El contratista solicita detalles específicos sobre sus requisitos, incluido el tamaño, la dimensión, el material, etc. La declaración de requisitos (SOR)es un documento que define los requisitos del proyecto. Aunque el proyecto está impulsado por las necesidades del cliente o del propietario del producto, el SOR es una colaboración entre todas las partes interesadas. Su propósito es definir, analizar y documentar cada uno de los requisitos del proyecto, lo que ayuda a establecer las expectativas correctas y logra un entendimiento común entre todas las partes. La comunicación eficaz entre las partes interesadas garantiza que los recursos del proyecto estén alineados con las necesidades comerciales. El SOR debe incluir, pero no se limita a, los siguientes elementos:

  • Registro de partes interesadas
  • Descripciones de requisitos
  • Quién es responsable de cada entregable
  • Proceso para manejar cambios
  • Requisitos que muestran de dónde se originó cada requisito.

Es importante obtener requisitos de alta calidad en la fase de inicio del proyecto porque informarán el trabajo que se incluirá en la declaración del trabajo, así como la estructura de desglose del trabajo. Los cambios en los requisitos deben actualizarse en el SOR a medida que ocurren.

Declaración de trabajo (SOW)

Una vez definidos los requisitos, el contratista deberá saber qué completar para la remodelación. Explica que recibe invitados con regularidad y que su cocina actual no era lo suficientemente grande para satisfacer sus necesidades. Eres un chef y siempre has soñado con cocinar en una cocina gourmet. Ha consultado al Departamento de Planificación de la Ciudad y se le permite expandirse en quince pies cuadrados. La declaración de trabajo (SOW) es una declaración descriptiva de las obligaciones y requisitos que debe cumplir el proyecto. Su objetivo principal es garantizar que el comprador y el vendedor hayan considerado todos los detalles del proyecto. Debe incluir:

  • El caso de negocio
  • El alcance del proyecto
  • Recomendaciones estratégicas

El caso de negocio proporciona una justificación para el proyecto. El alcance define los objetivos del proyecto, así como sus límites. El plan estratégico incluye elementos como la visión de la organización, los costos del proyecto y los riesgos asociados con el proyecto.

Recuerde que cada proyecto se origina en algún tipo de necesidad, y este documento es fundamental para llevarlo a la meta final. Debe incluir una identificación clara de los entregables de alto nivel necesarios para completar el proyecto. La declaración del trabajo debe redactarse con suficiente detalle para crear una estructura de desglose del trabajo eficaz.

Estructura de desglose del trabajo (WBS)

Ahora que el contratista sabe exactamente lo que quiere en su cocina, puede comenzar el trabajo. La renovación incluirá nuevos pisos, gabinetes, placa para salpicaduras y pintura. Cada una de estas tareas se puede dividir en subtareas, que pueden incluir colocar lechada, enmarcar y cebar las paredes. La estructura de desglose del trabajo (WBS) es una estructura jerárquica que descompone el trabajo del proyecto en entregables más pequeños y manejables. Identifica claramente cada tarea individual que debe ejecutarse para completar el proyecto. Algunos de sus beneficios incluyen una clara identificación del riesgo del proyecto, cálculo detallado del presupuesto y programación precisa.

Estructura de desglose del trabajo, WBS, inicio del proyecto

Resumen de la lección

Cada uno de estos documentos es fundamental para iniciar el proyecto. Como puede ver, cada documento proporciona cada vez más detalles y puede servir como entrada para los documentos posteriores. La carta de intención proporciona un resumen de alto nivel del proyecto. A partir de este documento, las partes interesadas traducirán la necesidad empresarial en una declaración de requisitos . Una vez definidos los requisitos, la declaración de trabajo proporciona una descripción detallada de cómo se llevará a cabo el trabajo. Finalmente, la estructura de desglose del trabajodivide el proyecto en entregables y permite que el equipo del proyecto se ocupe de su trabajo. Juntos, estos documentos de inicio del proyecto proporcionan una base para todo el proyecto. Queremos adentrarnos directamente en el ‘trabajo real’ del proyecto, pero la experiencia ha demostrado que no dedicar tiempo a la documentación básica resulta en un mayor fracaso del proyecto. Empiece con el pie derecho tomándose el tiempo necesario para crear documentos de inicio de proyecto eficaces.

Articulos relacionados