Consejos para manejar las preguntas de la audiencia durante una presentación

Manejo de preguntas de la audiencia

Hay dos partes importantes para realizar una presentación de manera eficaz en el lugar de trabajo. La primera parte es la presentación real, y la segunda parte consiste en el foro de respuestas y preguntas. Esta lección cubrirá consejos para manejar las preguntas de la audiencia durante una presentación. Compartiré con ustedes algunos ejemplos de la vida real de cómo los presentadores manejaron las preguntas de la audiencia.

Establecer el protocolo temprano

El consejo más importante para manejar las preguntas de la audiencia durante una presentación es establecer un protocolo temprano y explicar cómo responderá las preguntas al final de la presentación. El protocolo es el procedimiento o las reglas que el presentador le pedirá a la audiencia que siga durante una presentación. Es importante que la audiencia comprenda esto desde el principio para que no lo interrumpan durante su discurso o sientan que sus preguntas están siendo ignoradas. Una vez fui testigo de una oradora que no estableció cómo se responderían las preguntas, y pasó todo el tiempo diciéndoles a los miembros de la audiencia que por favor bajen las manos y guarden sus preguntas para más tarde.

Iniciar preguntas

A veces, los miembros de la audiencia pueden mostrarse tímidos al hacer preguntas. Un consejo es iniciar las preguntas preguntando en voz alta: «¿Quién tiene la primera pregunta?» o ‘¿Quién va a iniciar nuestra discusión?’ Si se ve atrapado en una situación en la que todo lo que recibe son miradas en blanco y sin preguntas de la audiencia, es hora de comenzar la consulta usted mismo. Una opción es decirle a la audiencia: ‘Una pregunta que me hacen a menudo es… ..’ De esta manera, puede abrir la puerta y, con suerte, generar cierta participación.

Un ejemplo que he presenciado es un presentador que inició el foro de preguntas / respuestas diciéndole a la audiencia que tenía una camiseta de producto gratis para cualquiera que hiciera una pregunta. Fue bombardeado con preguntas y creó una forma divertida y entretenida de involucrar a su audiencia.

Repita la pregunta

Un buen presentador tomará una pregunta de la audiencia y se la repetirá a la persona. Esto ayuda de dos formas. Por un lado, le permite repetir la pregunta para que el resto de la multitud pueda escuchar. En segundo lugar, le permite asegurarse de haber escuchado la pregunta correctamente. Por ejemplo, durante una presentación, un miembro de la audiencia preguntó: «¿Por qué el producto no funciona a veces?» El presentador no repitió la pregunta al miembro de la audiencia y pensó que la pregunta era «¿Por qué falla el producto?» Como puede imaginar, hizo que el presentador reaccionara a la defensiva, cuando todo lo que el público quería era ayuda para diagnosticar un problema.

Mantenga las respuestas breves

Los presentadores deben recordar que las respuestas deben ser breves cuando respondan a las preguntas de la audiencia. Es apropiado incluso responder simplemente sí o no. El presentador quiere dar respuestas a tantas personas como sea posible en el menor tiempo posible. La última presentación a la que asistí por motivos de trabajo tuvo una sesión de preguntas y respuestas tan larga que los miembros de la audiencia empezaron a salir del lugar debido a la duración.

Evite discusiones

Algunas preguntas pueden ser difíciles de responder o ser controvertidas. Es mejor evitar cualquier discusión con los miembros de la audiencia. Trate de explicarlo en términos simples, y si el miembro de la audiencia intenta entablar una pelea públicamente, es mejor hacerle saber a la persona que le gustaría hablar con él en privado después de la sesión. Por ejemplo, si alguien le pregunta por qué está aumentando los precios de un producto que ya tiene tanto éxito, es posible que desee simpatizar primero con el miembro de la audiencia. Puede hacerlo diciendo que comprende lo frustrantes que son los aumentos de precios para los consumidores, pero los costos también aumentan para las empresas.

Guardar la conclusión hasta el final

Una excelente sugerencia para finalizar toda la presentación es guardar la conclusión hasta el final preguntando a la audiencia si tienen alguna pregunta antes de terminar la presentación. Entonces, en este caso, el presentador completaría la presentación, excepto la conclusión final, y respondería preguntas. Luego, una vez que se respondan las preguntas, el presentador tendrá la libertad de terminar la presentación con una fuerte conclusión final. Esto le permite controlar la presentación y también terminar su discurso con sus pensamientos finales, y es una excelente manera de desviar cualquier objeción y aún así dar la última palabra final.

Resumen de la lección

El foro de respuestas y preguntas es tan importante como la presentación a la audiencia. Hay algunos consejos específicos para manejar las preguntas de la audiencia durante una presentación.

• Establezca un protocolo temprano al establecer las pautas sobre cuándo se responderán las preguntas durante la presentación.
• Inicie las preguntas preguntando a quién de la audiencia le gustaría ir primero o dando ejemplos de preguntas.
• Repita las preguntas para asegurarse de que la audiencia escuchó lo que se preguntó y también de que usted entendió completamente la pregunta.
• Mantenga las respuestas breves para crear un foro de preguntas competente que no aburra a la audiencia.
• Evite los argumentos para no convertir el foro en una gran pelea pública. Sea cortés y ofrezca reunirse con los miembros en privado para discutir más a fondo los problemas persistentes.
• Guarde la conclusión para después del foro de preguntas y respuestas para que tenga la última palabra y pueda controlar mejor el final de la presentación.

Los resultados del aprendizaje

Después de esta lección, podrá:

• Identificar dos partes importantes de una presentación profesional eficaz.
• Describa consejos para manejar las preguntas de la audiencia después de realizar su presentación.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador