Creación de un plan de gestión de cartera: criterios y ejemplos

Publicado el 10 noviembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Plan de gestión de cartera

Como administrador de cartera de su empresa, Andrew está creando un plan de gestión de cartera para su cartera. Una cartera incluye una serie de proyectos con interdependencias, y el objetivo es cumplir objetivos, gestionar el riesgo, tomar decisiones y aumentar la colaboración dentro de los diversos proyectos de la cartera.

Para el plan de gestión de la cartera, Andrew incluyó los siguientes elementos clave: (a) definir un modelo de gobernanza , (b) definir procedimientos de escalamiento , (c) definir categorías de gestión de riesgos y (d) definir indicadores clave de rendimiento .

Modelo de gobernancia

Andrew comenzó diseñando una estructura de gobierno donde se definirían los roles y responsabilidades de los ejecutivos y los roles gerenciales. Los proyectos y los modelos de gobierno de la cartera proporcionan supervisión, administración, políticas y principios alineados con los objetivos de la organización. Los roles que se describen a continuación están ampliamente definidos y pueden adaptarse a las necesidades de una organización.

1. Equipo ejecutivo: está formado por altos ejecutivos y es responsable de la toma de decisiones financieras, la aprobación de proyectos y la creación de políticas.

2. Equipo de gestión de la cartera: supervisa el proceso de gestión de la cartera de proyectos (PPM), asegurando que los proyectos de la cartera estén alineados con las estrategias organizativas.

3. Gestor de cartera: es el jefe del equipo de gestión de cartera e informa al equipo ejecutivo. Él o ella supervisa la salud y la integración de los proyectos dentro de la cartera, incluida la comunicación con los gerentes de proyectos.

4. Administrador de la cartera: coordina las actividades del proceso de gestión de la cartera, incluidos los detalles de la cartera y el estado del proyecto.

5. Administrador de programas: supervisa un grupo de proyectos con características similares dentro de cada cartera, incluidas las estimaciones de costos y riesgos de los proyectos.

6. Gerente de proyectos: es responsable de la administración de proyectos individuales, como proporcionar datos de propuestas de proyectos y el estado del proyecto al gerente de programas.

7. Administradores de recursos: son responsables de administrar los recursos necesarios para la finalización exitosa de los proyectos dentro de cada cartera.

Procedimientos de escalada

Un procedimiento de escalamiento ayudaría a abordar los problemas potenciales a medida que ocurren al escalar o recurrir a niveles superiores de administración para ayudar a resolver el problema. Andrew luego enumeró algunas situaciones en las que sería necesario un proceso de escalada.

  • Prueba: si hay problemas durante la fase de prueba del proyecto, se llamará al gerente del proyecto para resolver el problema. Si el director del proyecto no puede resolver el problema con éxito, el problema se trasladará al director del programa y ascenderá en la línea jerárquica.
  • Cronogramas: si un proyecto dentro de una cartera no se completa en los plazos preestablecidos, se deberá tomar una decisión si el proyecto se puede entregar parcialmente o si el plazo debería extenderse. En este caso, nuevamente, el administrador del proyecto derivaría el problema al administrador del programa y al administrador de la cartera.
  • Alcance de la cartera: si hay un desacuerdo entre el equipo de administración de la cartera sobre el alcance de la cartera y los proyectos dentro de cada cartera, esto debe elevarse al equipo ejecutivo para tomar una decisión ejecutiva.
  • Conflictos de recursos: en una situación en la que los administradores de recursos identifican recursos inadecuados, el problema se elevaría al administrador del proyecto y / o al administrador del programa para la resolución del problema.

Categorías de riesgo

Las categorías de riesgo quedarían a discreción de la dirección y los ejecutivos. Andrew definió las diversas categorías de riesgo para futuras discusiones con ejecutivos de alto nivel y partes interesadas.


Portafolio de mercado
Portafolio de mercado

1. Capacidad de riesgo: es el tipo de riesgo y la cantidad de riesgo con el que la organización o el inversor se sienten cómodos y la capacidad de absorber pérdidas sin afectar negativamente las metas financieras.

2. Apetito por el riesgo: es la cantidad de riesgo que la organización está dispuesta a asumir. Por ejemplo, cuando se lanza un nuevo producto, esto necesitaría la decisión y aprobación del ejecutivo.

3. Tolerancia al riesgo: es una medida subjetiva y la disposición emocional de la cantidad de riesgo que los altos ejecutivos y las partes interesadas están dispuestos a asumir para cada cartera.

4. Objetivo de riesgo: es la cantidad de riesgo que los ejecutivos aceptarían como óptimo para el éxito de cada cartera.

5. Límite de riesgo: se puede utilizar como una medida para asegurarse de que los riesgos se mantengan dentro del apetito del objetivo de la cartera y no se desvíen demasiado del objetivo de riesgo.

6. Umbral de riesgo: es el límite superior o inferior de costo, gasto o tiempo aceptable para la organización.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Andrew completó su plan de gestión de cartera definiendo 4 indicadores clave de rendimiento (KPI) para su organización. Estos son valores medibles que indican cómo las empresas comerciales y las carteras están logrando objetivos y alcanzando metas.

  • Puntualidad: Esto incluye (a) tiempo para completar una tarea, (b) porcentaje de tiempo cuando un proyecto cumple con los plazos, (c) horas de trabajo de los miembros del equipo en el proyecto, y (d) número de veces que se realizaron ajustes a la programación. tiempo completo.
  • Presupuesto: Esto incluye (a) la variación del presupuesto real del presupuesto proyectado, (b) el tiempo para determinar el presupuesto para una cartera, (c) los requisitos de que el presupuesto esté detallado para facilitar el acceso a los detalles, y (d) el número de iteraciones presupuestarias antes de que se finalice.
  • Calidad: Esto incluye (a) satisfacción y lealtad del cliente (es decir, cliente recurrente), (b) número de errores registrados durante cada ciclo de vida del proyecto y (c) quejas de clientes y personal.
  • 4. Efectividad: Esto incluye (a) los hitos del proyecto que se completaron a tiempo, (b) el número de ajustes en un proyecto después de su planificación y (c) capacitación y recursos adicionales que se necesitaron para el proyecto.

Andrew proporcionó el plan de gestión a sus ejecutivos para que lo consideraran más a fondo.

Resumen de la lección

Un plan de gestión de cartera ayuda a gestionar varios proyectos en una misma cartera y ayuda a la colaboración, la gestión de riesgos y la consecución de objetivos. Los elementos esenciales de un plan de gestión incluyen un modelo de gobierno , procedimientos de escalamiento , criterios de riesgo e indicadores clave de desempeño .

El modelo de gobernanza ayuda a definir los roles y responsabilidades del personal clave y es esencial para los procedimientos de escalamiento orientados a resultados. Los criterios de riesgo deben discutirse con el equipo ejecutivo para determinar cuánto riesgo puede manejar la organización, mientras que los indicadores clave de desempeño (KPI) son valores cuantificables que indican si las carteras están logrando los objetivos deseados.

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