Desafíos de los equipos virtuales

El desafío virtual

Ha trabajado duro para demostrar sus habilidades de trabajo en equipo y colaboración con su jefe durante el año pasado. Finalmente ha valido la pena y le asignan trabajar en el proyecto de expansión empresarial. Extasiado, dices «sí» sin hacer muchas preguntas.

Descubres rápidamente que este proyecto de equipo es completamente virtual. Trabajar en un equipo virtual significa que toda la comunicación se realiza a través de la tecnología. Usted y su equipo redactarán el plan de negocios sin siquiera conocerse en persona.

Esto suena fácil al principio, pero luego te das cuenta de que hay varios desafíos que tendrás que superar:

• Tienes miembros del equipo en diferentes zonas horarias
• Diferentes horarios
• Diferentes expectativas del proyecto
• Es más desafiante delegar tareas
• Te cuesta compartir el proyecto y hacer modificaciones.

Entonces, ¿cómo puede superar todos estos desafíos y crear el plan de negocios más efectivo?

Trabajando a través de desafíos

Mientras se prepara para la primera reunión del equipo, envía un correo electrónico y sugiere que todos se reúnan a las 10:00 a.m., hora del este. ¡Este es un gran momento para ti! Es después de la reunión de la mañana y justo antes del almuerzo. Puede dedicar fácilmente dos horas completas para iniciar este proyecto.

Desafortunadamente, solo una persona responde a su correo electrónico. Te informan que las 10:00 a.m., hora del este, son las 7:00 a.m., hora del Pacífico, y están ubicados en California. Esta vez no funcionará, por lo que tendrán que ver la próxima reunión.

Frustrado, comienza a analizar el problema central.

Comunicación

Después de unos minutos de pensar, ¡se te ocurre! ¡Sí, por supuesto! Debe comunicarse con su equipo para averiguar qué momentos pueden ser mejores para ellos. También sugiere establecer una agenda. Dado que todo el mundo tiene horarios ocupados, desea que el proyecto sea lo más manejable posible. Para comprender mejor la complejidad de trabajar en un equipo virtual, comienza a buscar algunos consejos. Después de una búsqueda rápida en línea, encontrará una excelente lista para discutir la importancia de una buena comunicación y enumerar algunas ideas para ayudar a su equipo virtual a superar las diferencias y delegar tareas.

Aprendes que en un equipo virtual es importante:

• Aclare las expectativas y determine las tareas individuales.
• Establezca metas y programe una línea de tiempo.
• Descubra cuándo están todos disponibles para reunirse.
• Deja claros los objetivos del proyecto.
• Deje claras las metas y los objetivos de cada reunión.
• Aclare las zonas horarias. No todos estarán en la misma zona horaria. Discuta qué momentos son buenos para reunirse.
• Asegúreles a todos que está dispuesto a ser flexible. Tal vez rotes el tiempo de la reunión para que todos se turnen con el tiempo de mala muerte.
• Después de cada reunión, asegúrese de que alguien esté a cargo de resumir la discusión y enviarla a todo el equipo.

Utilice las mejores habilidades de comunicación que tenga y sea flexible para asegurarse de que todos estén en la misma página. Quieres que las metas y los objetivos estén claros. También desea asegurarse de que todos hayan comunicado claramente sus expectativas, su disponibilidad y su capacidad para contribuir a este proyecto.

Después de revisar esta lista, decides que necesitas facilitar las cosas para el equipo. Envía otro correo electrónico y pregunta cuándo están todos disponibles. Los alienta a dar tantas veces como sea posible para que todos puedan encontrar un tiempo compartido. También les envía los excelentes consejos que encontró para trabajar en un equipo virtual.

Esta vez, ¡todos responden! ¡Todos están emocionados de trabajar en el equipo y aprecian tus comentarios!

Utilizar tecnología

Después de la primera reunión, todos comienzan a escribir diferentes secciones del plan de negocios. En lugar de trabajar juntos en todo el proyecto, ha decidido dividirlo en secciones y luego compartir la información. Todo el mundo empieza a escribir en su propio documento de Microsoft Word y se lo envían por correo electrónico. Esto, sin embargo, se vuelve confuso rápidamente y la gente está perdiendo su trabajo. A veces, alguien completa una tarea, ¡pero se pierde en la mezcla de correos electrónicos!

Esto no es efectivo. Te dices a ti mismo que tiene que haber una mejor manera. Recuerda que programas como Google Docs y Dropbox te permiten compartir documentos. En Google Docs, todos los miembros de su equipo pueden realizar cambios en el mismo papel. Esta es una forma mucho mejor de compartir documentos y trabajar en el borrador final.

Cuando trabaja en un equipo virtual, es importante utilizar la tecnología . Ya sea para compartir documentos o comunicarse, desea asegurarse de maximizar su eficiencia utilizando la mejor tecnología disponible.

Aumentar el tiempo facial

Desafortunadamente, su equipo se está confundiendo y frustrando debido a que todos los correos electrónicos se envían y reciben. El correo electrónico no transmite emoción y puede disuadir la comunicación. Ciertamente es una herramienta importante, pero como habrás notado en tu equipo, ¡las cosas se están poniendo tensas!

Entonces decide comenzar a realizar reuniones en plataformas visuales como Skype y FaceTime. El uso de la comunicación virtual cara a cara ofrece algunas ventajas importantes:

• Crea un vínculo humano porque en realidad estás viendo e interactuando con una persona en vivo.
• Ayuda con la comunicación efectiva porque puede ver el lenguaje corporal y escuchar el tono de voz de una persona.

Cuando trabaje en su equipo virtual, anime a los miembros de su equipo a continuar reuniéndose en plataformas cara a cara para hacer del proyecto una experiencia agradable y aumentar su éxito.

Resumen de la lección

Trabajar en un equipo virtual presenta un desafío único. Es posible que las personas no trabajen en la misma zona horaria o que tengan diferentes expectativas del proyecto. Incluso podrían tener dificultades para desarrollar un buen producto porque no están utilizando la mejor tecnología disponible. Para superar estos desafíos, es importante comunicarse de manera efectiva y definir expectativas claras para cada miembro del equipo. También es importante que los equipos virtuales utilicen la tecnología para compartir el trabajo y celebrar reuniones. Sobre todo, una actitud positiva ayudará a los equipos virtuales a superar estos desafíos.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador