El proceso de alineación del proyecto

¿Qué es la alineación de proyectos?

Imagine que John es el director ejecutivo de una determinada organización. Ha estado trabajando en el desarrollo de una estrategia de 5 años para su organización y ha contratado a una directora de proyectos llamada Sarah. El trabajo de Sarah es implementar una serie de proyectos que son fundamentales para la organización. La organización continúa enfrentándose a una fuerte competencia. Aparte de esto, John aprecia el hecho de que la organización esté operando actualmente en un entorno muy complejo. A él le gustaría desarrollar e implementar un plan de alineación del proyecto con Sarah para estar seguro de que todas sus actividades relacionadas con el proyecto se alinean estrechamente con la visión estratégica de la organización. Este proceso de alinear las actividades y los objetivos del proyecto con la visión estratégica de la organización también se conoce como el proceso de alineación del proyecto.. Este es un proceso importante, especialmente porque la efectividad de un proyecto se mide en función de la claridad con la que coincide con la estrategia general de la organización. La siguiente sección de la lección profundiza en el proceso de alineación del proyecto.

El proceso de alineación del proyecto

Los gerentes de proyecto, como Sarah, tienen un amplio conocimiento sobre la mejor manera de garantizar que los objetivos del proyecto estén lo más alineados posible. Para poner en marcha el proceso de alineación del proyecto, Sarah se reúne con John y otras partes interesadas importantes de la organización para redactar un plan de trabajo. Basándose en su experiencia como directora de proyectos, Sarah describe los pasos clave que deben llevarse a cabo durante el proceso de alineación del proyecto. Para ilustrar mejor el proceso de alineación del proyecto, supongamos que, como parte de la estrategia de 5 años de John, planea construir un bloque de oficinas para acomodar la expansión de su empresa. Los siguientes pasos ilustran cómo Sarah y John alinean sus proyectos con este elemento estratégico en particular.

Examinando la Organización

Esto implica comprender la misión y la visión de la organización y su estrategia general. Esto también incluye analizar los programas que la organización está ejecutando actualmente. El proceso de alineación requiere una comprensión clara del enfoque de planificación estratégica utilizado por la organización. Por lo tanto, en nuestro caso, Sarah debe comprender claramente la estrategia de expansión de John, incluida la forma en que visualiza el nuevo bloque de oficinas que se construirá.

Identificación de fortalezas y debilidades de la organización

Después de examinar la organización y comprender dónde pretende estar en los próximos años, es necesario que Sarah, como gerente de proyecto, analice las fortalezas y debilidades de la organización. Esto significa observar qué funciona bien en la organización frente a qué no. En la empresa de John, Sarah ha identificado que hay mucha moral y entusiasmo con respecto al proyecto de expansión. Sin embargo, la mayoría de los empleados no tienen experiencia en gestión de proyectos para un proyecto de construcción. Esto podría verse como una de las principales fortalezas y debilidades de la empresa de John.

Identificación del proyecto más apropiado y el mejor enfoque

Después de determinar claramente las fortalezas y debilidades de la organización, el gerente del proyecto (Sarah) y otras partes interesadas en la organización deben establecer la forma más adecuada para implementar el proyecto, de modo que la organización pueda beneficiarse plenamente de todos los resultados del proyecto. . Esto significa elaborar un plan estratégico adecuado junto con el proyecto que se implementará. Esta estrategia proporciona un enfoque de planificación claro que puede identificar y definir la dirección que la organización quiere tomar. Sarah, en nuestro ejemplo, ha confirmado que existe una experiencia limitada en términos de gestión adecuada de proyectos. Por lo tanto, puede ser mejor subcontratar el proyecto de construcción a una empresa externa con más experiencia (conocida como Team Project Managers). Sarah trabajará como enlace entre la empresa de John y este organismo externo.

Desarrollar una hoja de ruta y un plan de estrategia-proyecto

Aquí es donde se realiza la alineación real de la estrategia de la organización con los proyectos seleccionados. En este punto, Sarah debería tener una idea clara de los problemas y las fortalezas que tiene la organización. Estos conocimientos pueden ayudarla a determinar los proyectos más apropiados para implementar que se alineen bien tanto con los problemas que la organización le gustaría resolver como con la estrategia general de la organización. Mientras se implementa el proyecto, es importante tener en cuenta que los resultados del proyecto deben ser monitoreados regularmente para asegurar que continúen brindando los beneficios requeridos a la organización de John. En nuestro ejemplo, Sarah ha organizado una serie de reuniones entre John y los jefes de proyecto del equipo.

Beneficios de la alineación de proyectos

Este proceso es beneficioso para la organización, ya que asegura que los planes estratégicos de la organización se lograrán de manera integral, desde el nivel de unidad hasta el nivel de gestión. La alineación del proyecto es una parte integral del proceso estratégico general de una organización. Esto significa que, al trabajar de manera cohesiva, John, Sarah y los gerentes de proyecto del equipo pueden asegurarse de que su estrategia de expansión se haga realidad de manera eficiente y efectiva.

Resumen de la lección

Esta lección examinó la importancia del proceso de alineación del proyecto. La alineación del proyecto es el proceso de alinear las actividades y los objetivos del proyecto con la visión estratégica de la organización. En la mayoría de los casos, los gerentes de proyectos tienen un amplio conocimiento del proceso de alineación de proyectos y, por lo general, ayudarán a la alta dirección a alinear adecuadamente sus objetivos estratégicos con los proyectos en cuestión. Los pasos que se requieren para llevar a cabo la alineación del proyecto incluyen examinar la organización, identificar fortalezas y debilidades, identificar el proyecto más apropiado y el mejor enfoque, y desarrollar una hoja de ruta y un plan de estrategia-proyecto.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador