Informes de riesgo y respuesta de las partes interesadas

Gestión de riesgos y riesgos

El patrocinador del proyecto Casey ha regresado recientemente de una licencia de tres meses. A su regreso, el patrocinador quiere estar al tanto de los riesgos del proyecto porque cree que esto le dará la imagen más clara de si el proyecto se está desarrollando según lo planeado. Casey incluye al patrocinador en el informe de riesgos y en la comunicación con las partes interesadas involucradas. Pero, ¿qué es el riesgo y cómo se informa? ¿Y cuál es la respuesta de las partes interesadas?

En los proyectos, un riesgo es cualquier cosa que pueda tener un efecto positivo o negativo en un proyecto y / o sus resultados que implique cierta incertidumbre. En la gestión de riesgos, Casey comenzó identificando tantos riesgos como fuera posible. Para cada uno de estos riesgos, caracterizó la probabilidad y el impacto. El nivel de comodidad colectiva de las partes interesadas del proyecto en relación con la combinación de probabilidad e impacto determinó los riesgos que Casey abordaría. Los riesgos que deben abordarse y las respuestas a cada uno de estos riesgos son la base del informe de riesgos.

Una representación gráfica de la evaluación de riesgos.

Informes de riesgo

En los informes de riesgos, Casey tiene dos propósitos principales en lo que está comunicando al patrocinador y otras partes interesadas. La primera es dar una actualización de lo que está sucediendo actualmente con el proyecto, su estado actual. El segundo es dar una actualización de lo que podría ocurrir potencialmente en el proyecto: su estado futuro.

Contenido

El contenido del informe de riesgos que Casey proporcionará al patrocinador y a otras partes interesadas se alinea con el contenido del registro de riesgos , que es la documentación formal de los riesgos identificados. Incluye los riesgos, la probabilidad y el impacto, y los detalles de las respuestas planificadas para los riesgos considerados significativos. Los riesgos que deben abordarse son el punto focal de los informes de riesgos.

Riesgos abordados

Lo primero que informa Casey para los riesgos abordados es el estado de cada uno. Esto depende del riesgo, pero normalmente indica si se ha producido un riesgo o no. Si el riesgo no ha ocurrido, el estado también podría indicar si todavía tiene el potencial de ocurrir o si la posibilidad de que ocurra ha pasado. Por ejemplo, si el proyecto de Casey involucró a un contratista para la primera fase y el proyecto llegó a la fase dos sin problemas, se informaría que cualquier riesgo relacionado con el contratista no ha ocurrido y es poco probable que ocurra.

Difamación de carácter: leyes y casos

Lo siguiente que informa Casey se centra en los riesgos que han ocurrido y está relacionado con las respuestas al riesgo , que son las acciones u omisiones decididas para hacer frente a los riesgos. Estos incluyen respuestas como transferencia , donde el impacto del riesgo se coloca en otra parte, como a través de un seguro, o aceptación donde se toma la decisión de no tomar ninguna acción para prevenir o abordar el riesgo. Tanto los riesgos como las respuestas al riesgo pueden afectar el costo, el cronograma y / o el alcance de un proyecto, por lo que es importante que Casey también mantenga informadas a las partes interesadas sobre esto.

Lo último que informa Casey sobre los riesgos abordados es cualquier cambio que haya ocurrido. Identificar los riesgos, calificarlos, cuantificarlos y planificar las respuestas se realiza de la mejor manera posible, pero los procesos no son exactos. Si Casey se entera de que un riesgo que se calificó como de alto impacto y alta probabilidad fue en realidad de bajo impacto y baja probabilidad, querría informar esto al patrocinador del proyecto y a las partes interesadas.

Nuevos riesgos

Además de informar sobre los riesgos que deben abordarse, Casey también informa sobre los nuevos riesgos que se han identificado. Sin embargo, solo hace esto para los nuevos riesgos que se han identificado y determinado que deben abordarse. De la misma manera que los riesgos que fueron previamente identificados podrían cambiar, podría haber nuevos riesgos identificados. Esto se debe a que el proceso de identificación de riesgos debe continuar durante todo el proyecto. El equipo sabe más sobre el proyecto y sus riesgos potenciales a lo largo del proyecto que al principio.

Formato

Como Casey informa los riesgos al patrocinador del proyecto y a otras partes interesadas, su tarea no solo involucra el contenido, sino también el formato. Es importante proporcionar información relevante y precisa, pero también de una manera clara y fácil de entender para toda su audiencia, como en la siguiente tabla. El formato típico para los informes de riesgos implica agregar columnas para cosas como el estado y las notas al registro de riesgos, que ya captura información importante sobre los riesgos potenciales.

Planes de respuesta a emergencias y desastres en entornos sanitarios

Riesgo	Prioridad	Probabilidad	Impacto	Cantidad	Respuesta	Estado	Fase	Notas
Inclemencias del tiempo	1	Alto	Alto	$ 100,000 / 2 semanas	Transferir	Sin ocurrencia	1, 2
Mal funcionamiento del equipo	2	Medio	Medio	$ 50,000 / 1 semana	Aceptar	Sin ocurrencia	Todas
Huelga laboral	3	Bajo	Alto	$ 300,000 / 4 semanas	Aceptar	Sin ocurrencia	Todas	Ya no es un riesgo

Respuesta de las partes interesadas

Una vez que Casey se ha asegurado de que sus informes de riesgos tengan el contenido correcto y estén en un formato aceptable, pone el informe a disposición del patrocinador del proyecto y otras partes interesadas. Sin embargo, su trabajo no termina una vez que distribuye el informe. También es responsable de abordar las respuestas de los diversos interesados, especialmente el patrocinador del proyecto.

Planificación

Gran parte del trabajo relacionado con abordar las respuestas de las partes interesadas al informe de riesgo debería haberse realizado en el proceso de planificación y ya debería estar completo. En este proceso, se identificaron las partes interesadas y sus necesidades. Además, se realizó un análisis para considerar el interés de cada actor en el proyecto, así como su capacidad para influir en el proyecto y sus resultados. A partir de esto, se establecieron expectativas y se establecieron planes para las partes interesadas del director del proyecto y el director del proyecto de las partes interesadas.

Para la mayoría de las partes interesadas de Casey, su participación en los informes de riesgos es solo informativa. Es importante que comprendan el estado de los riesgos y las respuestas a los riesgos y los impactos en el costo, el cronograma o el alcance del proyecto. Sin embargo, cualquier acción que crean que se debe tomar debe comunicarse al patrocinador del proyecto.

administración

El trabajo principal de Casey al abordar las respuestas de las partes interesadas es con el patrocinador del proyecto. El patrocinador del proyecto tiene el mayor interés e influencia sobre un proyecto, por lo que cualquier respuesta a los informes de riesgo debe ser abordada por el director del proyecto. Esto requerirá una gestión activa de las partes interesadas , que es el proceso de gestionar las expectativas, abordar la retroalimentación y manejar las acciones de las partes interesadas del proyecto.

Factores de riesgo de enfermedad basados en la etnia

Mientras que otras partes interesadas pueden tener respuestas limitadas, el patrocinador del proyecto no lo es. El patrocinador puede solicitar cambios en la lista de riesgos que se deben abordar, cuestionar las respuestas a los riesgos y dar retroalimentación sobre el impacto que los riesgos han tenido en el proyecto. Casey es responsable de abordar los comentarios del patrocinador, pero también de describir cómo la respuesta se alinea con lo que se planeó para los riesgos del proyecto e identificar el impacto de cualquier acción o cambio solicitado.

Resumen de la lección

Es importante no solo identificar y dar cuenta de todos los riesgos que existen para un proyecto, sino también informar sobre los riesgos a las partes interesadas del proyecto. El registro de riesgos utilizado para capturar los riesgos proporciona el mejor marco para la presentación de informes de riesgos. A partir de él, se debe informar sobre los riesgos que el equipo del proyecto ha decidido abordar. El informe debe incluir el estado del riesgo, el estado de las respuestas al riesgo , como transferencia o aceptación , y si algo ha cambiado con los riesgos.

Además, se deben informar los nuevos riesgos que se hayan identificado. El registro de riesgos se puede utilizar para determinar el contenido del informe y también se puede utilizar como formato. Cuando el informe de riesgo se distribuye a las partes interesadas, la mayoría no debería tener respuesta, ya que simplemente se les mantiene informados. Las partes interesadas con una influencia significativa, incluido el patrocinador del proyecto, tendrán respuestas al informe de riesgo, que deben abordarse mediante el proceso de gestión de partes interesadas .

Continúa con:

Selecciona un tema para seguir aprendiendo

#informes #interesadas #partes #respuesta #riesgo

Twittear

Rodrigo Ricardo Editor y fundador