La naturaleza integradora de la gestión de proyectos

Conceptos básicos de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es el proceso de diseño, ejecución, control y seguimiento de proyectos. Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un nuevo producto, algo único. Un ejemplo podría ser la construcción de un puente sobre un río. El puente no estaba allí antes, es único, y una vez que se completa el puente, el proyecto termina. La gestión del proyecto se utilizaría para garantizar que el puente se complete a tiempo, dentro del presupuesto y dentro de las especificaciones. El puente se llamaría entregable . Un entregable es el producto del proceso del proyecto. Ahora que tenemos los conceptos básicos de la gestión de proyectos, analicemos cómo la gestión de proyectos es integradora .

¿Qué significa integrativo?

Integrativo se define como unir cosas separadas. La unificación podría ser otro término. La gestión de proyectos es de naturaleza integradora debido a la necesidad de reunir muchos principios diferentes para que funcione. La gestión de proyectos debe tener todos los aspectos del proyecto alineados para que el proyecto tenga éxito. Cada porción o área de conocimiento trabaja en armonía entre sí. Si un área de conocimiento está desequilibrada o no se completa según sea necesario, el proyecto podría fallar.

Áreas de conocimiento de gestión de proyectos

Las diferentes áreas de la gestión de proyectos se denominan áreas de conocimiento. Hay diez áreas de conocimiento. Constan de:

1. Gestión de la integración de proyectos: el área de conocimiento que garantiza que todas las demás áreas de conocimiento estén controladas y supervisadas. La gestión de integración de proyectos es donde la gestión de proyectos garantiza que cada paso sea ‘integrador’.
2. Gestión del alcance del proyecto: el área de conocimiento donde se determina la definición del proyecto y cómo se debe lograr.
3. Gestión del tiempo del proyecto: el área de conocimiento que asegura el cronograma del proyecto. Los cronogramas se determinan, monitorean y controlan.
4. Gestión de costos del proyecto: el área de conocimiento que determina los presupuestos y costos del proyecto.
5. Gestión de la calidad del proyecto: el área de conocimiento que garantiza que las actividades y los procesos en el trabajo en el proyecto tengan la calidad suficiente para el producto terminado. Un ejemplo sería el uso de hormigón de calidad en nuestro proyecto de puente que discutimos anteriormente.
6. Gestión de recursos humanos del proyecto: garantiza que el capital humano (la fuerza laboral) se utilice correctamente para completar el proyecto.
7. Gestión de comunicaciones del proyecto: garantiza que las comunicaciones internas y externas utilizadas por el proyecto se utilicen de manera eficiente y luego las lecciones aprendidas se guarden para proyectos futuros.
8. Gestión de riesgos del proyecto: determina los riesgos para el proyecto, las personas involucradas y la organización. Se determinan y planifican la mitigación y las respuestas a los riesgos. Un ejemplo serían los fuertes vientos durante la fase de construcción del puente. Este es un riesgo y necesitaría una respuesta para enfrentarlo.
9. Gestión de adquisiciones del proyecto: donde se obtienen o compran los ingredientes para el proyecto. Los contratos y acuerdos de materiales de construcción para nuestro puente estarían contenidos en esta área de conocimiento.
10. Gestión de partes interesadas del proyecto: consiste en mantener informadas a las partes interesadas , las personas afectadas por el proyecto, sobre el progreso del proyecto en sí. Un ejemplo serían las dos localidades afectadas por la construcción del puente. Las actualizaciones diarias o semanales se realizarían de acuerdo con el plan de Gestión de Partes Interesadas.

Entonces, con estas diez áreas de conocimiento diferentes, ¿cómo son ‘integradoras’? Echemos un vistazo a cómo.

Cómo los cambios del proyecto afectan todo

La gestión de proyectos involucra a los grupos de procesos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento / control y finalmente cierre. Este ciclo ocurre durante todo el proyecto pero también dentro de cada área de conocimiento. Debería iniciar un proyecto, planificar el proyecto, ejecutar el trabajo, monitorear y controlar lo que está sucediendo y luego cerrar el proyecto cuando esté completo. Este ciclo dentro de un área de conocimiento como la Gestión de Adquisiciones del Proyecto comenzaría con el inicio de las adquisiciones del proyecto. Luego planifique qué comprar y obtener, ejecute ese plan obteniendo los artículos y controle y supervise su progreso. Por último, cerrará Adquisición de proyectos cuando haya terminado. Es posible que aún se esté trabajando en el proyecto, pero las adquisiciones estarían terminadas.

Así es como la gestión de proyectos es de naturaleza integradora. Cada acción, plan y ejecución trabaja con y contra cada proceso y área de conocimiento. Un problema en la ejecución del trabajo podría retrasar el cronograma, lo que afectaría la gestión del tiempo del proyecto. Si la parte interesada tiene un cambio que debe realizarse, ese cambio en el entregable del producto podría afectar a las diez áreas de conocimiento juntas o por separado. Cada oportunidad, costo, cronograma, presupuesto y riesgo tiene un efecto en todos los aspectos del proyecto. Esto es lo que ocurre cuando se toman diferentes áreas de conocimiento y se intenta unificarlas en un sistema.

Resumen de la lección

La gestión de proyectos es integradora en el hecho de que cada parte del proceso está unificada. Trabajan en armonía para mover al equipo del proyecto desde el inicio hasta el cierre del proyecto. El Project Management Book of Knowledge , o PMBOK , analiza las diez áreas de conocimiento diferentes de la gestión de proyectos:

1. Manejo del proyecto de integración,
2. Gestión del alcance del proyecto
3. Gestión del tiempo del proyecto
4. Gestión de costes del proyecto
5. Gestión de la calidad del proyecto
6. Gestión de recursos humanos del proyecto
7. Gestión de comunicaciones de proyectos
8. Gestión de riesgos del proyecto
9. Gestión de adquisiciones de proyectos
10. Gestión de partes interesadas del proyecto

Cuando se produce un problema o cambio en un área de conocimiento, puede afectar, y con frecuencia lo hace, a todas las demás áreas de conocimiento de alguna manera.