Monitoreo de cuentas por cobrar en una política de cobranza

Colecciones

Javier es propietario de una empresa que vende software y servicios en la nube a pequeñas empresas y autónomos. La compañía de Javier extiende crédito a algunos de sus clientes, permitiéndoles ordenar y usar los productos antes de enviar un cheque.

Cobranzas se trata de recibir dinero por productos o servicios proporcionados. Cuando una empresa solicita un software a Javier, y él les permite usar el software y luego pagar después de 30 días; está cobrando la deuda al final del mes.

Claramente, las colecciones son importantes para una empresa. Si no cobran el dinero que se les debe, ¡no permanecerán en el negocio por mucho tiempo! Para ayudar a Javier con sus cobros, veamos qué es una política de cobranza y cómo monitorear las cuentas por cobrar.

Política de cobranza

Javier necesita que le paguen a su empresa para que la empresa pueda seguir ganando dinero. Después de todo, tiene empleados que dependen de sus trabajos para sobrevivir.

La política de cobranza de una empresa es un elemento importante del esfuerzo de cobranza de la empresa. Son los términos que utiliza una empresa para cobrar el dinero adeudado. Una política de cobranza sólida puede garantizar que la empresa de Javier esté cobrando todo su dinero.

Una política de cobranza puede especificar las condiciones de pago, como la fecha de vencimiento del dinero. Por ejemplo, muchos de los clientes de Javier deben pagar su factura completa después de 30 días. Otras políticas de cobro pueden estipular que el pago total vence después de 60 días, o que la factura se pagará en cuotas a lo largo del tiempo.

Además de las condiciones de pago, la política de cobranza de una empresa debe incluir los pasos dados para cobrar el dinero adeudado. Por ejemplo, se puede enviar una factura en el momento de la venta y enviar un mensaje recordatorio una semana antes de la fecha de vencimiento del pago. Si un cliente no paga a tiempo, la política de cobranza podría especificar que la factura se entregará a una agencia de cobranza.

Para Javier es importante dejar la política de cobranza de su empresa lo más clara posible. Por ejemplo, si un cliente tiene dos días de retraso en su pago, ¿hay tarifas asociadas? ¿Se entregará inmediatamente a una agencia de cobranza o su empresa seguirá tratando de obtener el pago durante uno o dos meses?

Además, es importante que las empresas sean coherentes en su política de cobranza . Si su política es entregarlo a una agencia de cobranza externa después de tres meses de vencimiento, entonces deben hacerlo con cada cuenta.

Monitoreo de cuentas por cobrar

Incluso con una política de cobranza clara, la empresa de Javier podría tener problemas si no se mantiene al tanto de las cosas. Después de todo, ¿cómo saben lo que se les debe, si no llevan la cuenta?

Las cuentas por cobrar son las cuentas que están en cobro. Es decir, los clientes que le deben dinero a la empresa de Javier. Es importante que las empresas controlen sus cuentas por cobrar para asegurarse de que se recaude el dinero. Si un cliente le debe $ 1,000 a la empresa de Javier por software y servicios en la nube, pero no monitorea la cuenta, es posible que nunca recuerde cobrar esos $ 1,000.

El monitoreo se puede realizar semanalmente, quincenalmente o mensualmente, y el programa de monitoreo de una empresa debe basarse en su programa de cobranza. Por ejemplo, quizás la empresa de Javier factura solo dos veces al mes, el 1 y el 16 de cada mes. En ese caso, querrían monitorear sus cuentas por cobrar dos veces al mes, más o menos en el momento en que envían las facturas.

También es una buena idea realizar una auditoría trimestral de las cuentas por cobrar. Esto asegurará que ninguna cuenta se pierda y también permitirá a Javier calcular los días de cuentas por cobrar , o el número promedio de días que le toma a una empresa cobrar sus ventas. Si Javier nota que los días de sus cuentas por cobrar son más altos que el promedio de un trimestre, se le alertará sobre el hecho de que hay un problema.

Resumen de la lección

La política de cobranza de una empresa es un elemento importante del esfuerzo de cobranza de la empresa. Son los términos que utiliza una empresa para cobrar el dinero adeudado y pueden detallar los términos de pago promedio, además de incluir los pasos específicos que se toman para cobrar el dinero. Las cuentas por cobrar son las cuentas que están en cobro. El seguimiento regular de las cuentas por cobrar ayuda a las empresas a asegurarse de que están cobrando su dinero. También puede permitirles calcular los días de cuentas por cobrar , o el número promedio de días que le toma a una empresa cobrar sus ventas.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador