Organización de la sesión informativa del equipo

¿Qué es un informe de equipo?

Cuando llega el momento de reunir a un equipo de trabajo, pocas cosas son tan efectivas como la sesión informativa del equipo , una forma cara a cara de compartir información, hacer preguntas y solicitar comentarios en una conversación bidireccional entre la gerencia y los empleados.

Como líder de un equipo de 10 personas, a Jamie se le ha encomendado la tarea de desarrollar y dirigir sesiones informativas periódicas para su grupo. Está trabajando para desarrollar un buen formato para estas reuniones cortas y siente que sabe cómo estructurarlas para que sean atractivas y productivas.

Configurar correctamente una sesión informativa para el equipo puede garantizar el éxito.

Sin embargo, todavía siente que le falta algo en la configuración. ¿Cuáles son las mejores prácticas para organizar una sesión informativa de equipo que sea efectiva tanto en contenido como en estructura? Miremos más de cerca.

Configuración de la sesión informativa del equipo

Cuando se organiza una sesión informativa para el equipo, hay más cosas que considerar que simplemente crear una agenda y dirigir la reunión. Algunos de los trabajos más importantes de una sesión informativa en equipo se realizan antes de que comience la reunión. A continuación, se incluyen algunos aspectos que deben tenerse en cuenta en las primeras etapas de la planificación de una sesión informativa de equipo.

Tamaño del grupo

Puede parecer más eficaz reunirse con el grupo más grande de empleados posible, pero la mayoría de los expertos coinciden en que cuanto más pequeño es mejor en términos de tamaño del grupo. El tamaño recomendado de una sesión informativa de equipo es de entre cuatro y 15 empleados. Esto mantiene al grupo lo suficientemente grande para maximizar el número de personas informadas, pero lo suficientemente pequeño como para permitir preguntas y comentarios. Si su función como líder de equipo le obliga a administrar más personas, considere dividir las sesiones informativas del equipo en grupos más pequeños y permitir que los representantes que designe para dirigir estas reuniones.

Lugar de eventos

Probablemente haya escuchado el dicho «ubicación, ubicación, ubicación» y, si bien esto generalmente se aplica a los bienes raíces, también es importante cuando se prepara para una sesión informativa del equipo. Desea encontrar un lugar que pueda acomodar cómodamente el tamaño de su grupo, pero que también elimine las distracciones y la interferencia de ruido. Una sala de descanso accesible para todos los empleados probablemente no sea una buena elección, ya que habrá gente entrando y saliendo; sin embargo, una sala de conferencias en un área del edificio que se usa con poca frecuencia puede garantizar un espacio adecuado y productivo.

Sincronización

Al igual que con la mayoría de las áreas de negocios, es imperativo elegir el momento adecuado que funcione para los asistentes a la sesión informativa si desea llegar a todos los miembros de su equipo. Establezca un horario de antemano que sea conveniente para todos los miembros del equipo mientras se mantiene en línea con los objetivos de organización y comunicación. Elegir un tiempo de reposo, como todos los lunes a las 10 a. M., Puede ayudar a que las personas se acostumbren al horario.

Haciéndolo conocido

Eso es … bueno, casi! Ahora que eligió un lugar, organizó el tamaño de grupo apropiado y seleccionó un horario que funcione para todos, el último paso es hacer que los arreglos para la reunión sean conocidos por aquellos que necesitan estar allí. Publicite la sesión informativa de su equipo en lugares visibles, como un tablero de notas para el personal o una sala de descanso. Envíe recordatorios por correo electrónico o alertas de calendario para que los asistentes siempre tengan la hora, la fecha y la ubicación accesibles en su horario.

Resumen de la lección

La planificación de una sesión informativa de equipo se extiende más allá de simplemente decidir reunirse para discutir ideas y recopilar comentarios. Para el planificador de sesiones informativas, la preparación adecuada antes de la sesión informativa es clave. Esto incluye asegurarse de que el tamaño del grupo sea apropiado para la difusión adecuada de información (de cuatro a 15 personas es una buena cantidad). Elija un lugar de tamaño adecuado que esté libre de ruidos y distracciones y que pueda acomodar a su grupo. Considere el momento de la sesión informativa de su equipo para seleccionar un momento que sea bueno para todos. Por último, dé a conocer sus arreglos publicándolos en lugares visibles y / o enviándolos por correo electrónico o con una cita en el calendario.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador