¿Qué es un paquete de trabajo?
Imagínese que trabaja para una empresa familiar de dulces antiguos. Con los años, los procesos de trabajo han crecido y la empresa es próspera.
Le parece emocionante que la olla de caramelo, una tetera de cobre de 50 galones, sea anterior a la Primera Guerra Mundial y todavía produzca dulces fantásticos. Sin embargo, no todas las herramientas que utiliza siguen funcionando igual de bien. Como suele suceder, el crecimiento de la empresa ha superado la tecnología informática que se utiliza para gestionar todas las operaciones diarias. Por lo tanto, la junta directiva ha decidido que es hora de actualizar el software y el hardware para llevar a la empresa a este siglo en cuanto a velocidad y eficiencia.
La estructura de desglose del trabajo es desarrollada por el gerente del proyecto utilizando el estatuto y el alcance del proyecto, que definen lo que se va a lograr en general. Cada proyecto se compone de trabajo que debe dividirse en partes manejables, o paquetes de trabajo , que son los pilares que nos ayudan a medir el progreso y controlar los resultados del proyecto. Los paquetes de trabajo nos permiten incorporar el éxito en nuestros planes de proyectos controlando los costos y recursos mientras asignamos responsabilidades y gestionamos los riesgos. La utilización de una estructura de desglose del trabajo definida en paquetes de trabajo específicos ayudará a mantener todas las piezas del proyecto encaminadas.
Diseñar paquetes de trabajo
Cada paquete de trabajo debe ser lo suficientemente específico para permitir un alto nivel de control del tiempo . La estructura de desglose del trabajo se usa generalmente para desarrollar un cronograma de proyecto separado. Al crear un diagrama de los paquetes de trabajo para el proyecto, puede asegurarse de que todo el trabajo se realice en el orden correcto y en el momento adecuado.
La construcción de un diagrama de paquetes de trabajo ayuda a los gerentes de proyecto a determinar qué pasos del proceso de trabajo son interdependientes , lo que significa que se necesitan en secuencia. Esto es importante porque una parte del proceso puede depender de otra parte del proceso. Por ejemplo, la empresa de dulces no puede instalar el nuevo software antes de que se actualice la tecnología informática para manejar la carga de trabajo adicional de ejecutar los nuevos paquetes de software.
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El diseño del paquete de trabajo también brindará a los gerentes de proyecto información sobre qué pasos del proceso son independientes , lo que significa que no dependen de otras partes del proyecto a completar. En nuestro proyecto de software, el paquete de trabajo de crear un archivo digital de documentos es independiente del paquete de trabajo para probar el nuevo software en la planta de fabricación.
Los paquetes de trabajo asignan responsabilidad
Al comienzo de cada proyecto, la mayoría de los gerentes de proyecto deben poder proporcionar estimaciones de costos precisas. La división del proyecto en paquetes de trabajo proporciona medidas de control de costos más específicas . Estas medidas de control de costos son acciones que el equipo implementa para asegurarse de que todo el dinero gastado en el proyecto se gaste adecuadamente dentro del alcance y presupuesto del proyecto.
Los ejecutivos suelen utilizar un estilo de presupuestación de arriba hacia abajo para la planificación de proyectos de alto nivel. Al desarrollar paquetes de trabajo, los gerentes de proyecto pueden utilizar un método ascendente para determinar los costos. Después de todo, aquellas personas con conocimientos técnicos, de procesos o de productos específicos son las más calificadas para determinar las estimaciones precisas de costos de sus paquetes de trabajo. Por ejemplo, el gerente de la oficina podrá dar estimaciones precisas de las horas necesarias para escanear y archivar todos los datos necesarios para completar el nuevo software con respecto a las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y las cifras históricas de ventas.
El director del proyecto asignará la responsabilidad y la rendición de cuentas por los resultados de cada paquete de trabajo a la persona adecuada. Al dividir el trabajo en el proyecto en paquetes de trabajo específicos, el progreso del proyecto se puede monitorear para controlar la calidad y las especificaciones. Al estructurar los paquetes de trabajo y definir el trabajo, debemos incorporar controles de calidad y especificación.
Probar nuestras ideas e inspeccionar los resultados del trabajo es una parte fundamental para controlar los costos y garantizar el éxito de un proyecto. Cuando el director ejecutivo de la empresa de golosinas inicia sesión en el nuevo sistema, deben estar disponibles datos eficientes y confiables para ayudar a tomar decisiones de ventas futuras basadas en datos históricos. Los controles de calidad y especificación se definen en los paquetes de trabajo para garantizar que los datos históricos se archiven correctamente en un formato que el nuevo sistema pueda leer y utilizar. Después de todo, el propósito del nuevo software es ahorrar dinero y aumentar las ganancias de la empresa.
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Resumen de la lección
La gestión exitosa de un proyecto comienza con una gran planificación. Puede incorporar factores de éxito en sus proyectos utilizando paquetes de trabajo como bloques de construcción básicos. Comprender las relaciones entre los paquetes de trabajo le ayudará a crear un presupuesto y una programación de documentos más eficaces. Este alto nivel de atención al detalle disminuirá la confusión entre los grupos de trabajo y ayudará a aumentar las posibilidades de que el trabajo de su proyecto esté bien encaminado. Medir y controlar los paquetes de trabajo es la clave para el éxito de los proyectos.
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