Los mensajes inductivos
Entonces, mientras Hubert se prepara para salir de la oficina para comenzar sus vacaciones de seis semanas, su jefe le pide una última cosa. ¡Despida a todos en el departamento de ventas antes del cierre de operaciones hoy!
Vaya, esa es una tarea desalentadora. ¿Y tiene que hacerse antes del cierre del negocio? Eso no le da mucho tiempo a Hubert.
Si bien despedir a todos nunca es una tarea fácil, puede ser más fácil si Hubert usa un esquema inductivo para redactar el mensaje. Se redacta un esquema inductivo indicando primero el motivo de la noticia y luego dando la noticia. Al incorporar el esquema en el borrador del mensaje, un mensaje inductivo es la mejor manera de bajar el boom.
Los mensajes inductivos se utilizan generalmente para traer malas noticias. Funciona así. El mensajero primero indica el motivo de las malas noticias y luego transmite las malas noticias. Este enfoque suaviza un poco el golpe.
Se podría usar un mensaje inductivo para:
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- Despedir a alguien
- Rechazar crédito
- Denegar servicios
- Dar retroalimentación negativa
Hay algunas razones por las que se hace de esta manera.
El receptor puede comprender mejor la razón si se presenta antes de la noticia. Y si la noticia se da primero, el mensajero corre el riesgo de perder la razón.
Cómo escribir un esquema inductivo
Ahora que entendemos el propósito del esquema inductivo, exploremos los pasos involucrados en el desarrollo de uno usando nuestro ejemplo de terminación.
Paso 1: Desarrolle el motivo de la noticia.
Hubert puede comenzar su bosquejo anotando una razón sólida para la noticia. Quizás sea porque los niveles de ventas más bajos influyeron en la decisión.
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Paso 2: Presente los hechos
Este es el momento de sacar los informes de ventas, el cronograma de pedidos y los informes financieros.
Paso 3: Exprese las malas noticias con un tono positivo
Hubert debería redactar la declaración sobre el despido de una manera optimista
Paso 4: agregue una declaración secundaria que proporcione un resultado alternativo
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Ahora, Hubert puede pintar un rayo de luz al decirles a los empleados despedidos que una nueva contratación puede ser posible si cambia la economía.
Paso 5: Gire la conversación en una dirección de construcción de relaciones
Hubert puede cerrar la conversación ofreciendo una carta de referencia o una pista para un nuevo trabajo en otro lugar.
Entonces, juntemos el mensaje. Podría ser algo como esto:
Estimado equipo de ventas,
La demanda de gorros de ducha con forro polar realmente dio un giro este trimestre. De hecho, la tendencia ahora se está moviendo hacia gorros de ducha sin forro. El jefe y yo revisamos los informes de ventas de los últimos seis meses y parece que no se ha vendido ni un gorro de ducha.
Con eso en mente, le daremos un descanso de las ventas despidiendo a todos. Ahora bien, no se tome esta reducción de personal como algo personal. Tu actuación no tuvo nada que ver con eso. Fue simplemente un efecto de una demanda menor a la esperada de nuestro producto.
La buena noticia es que estoy aquí hasta las 5:00 pm para responder cualquier pregunta y para brindarles a todos y cada uno de ustedes una recomendación escrita personalmente que pueden llevar a sus futuras entrevistas de trabajo.
También me tomé la libertad de sacar algunas ofertas de trabajo de Internet que se ajustan a su experiencia laboral.
Pase por mi oficina antes del final del día para revisar y firmar su carta de despido.
Sinceramente,
Hubert Dansforth
Auxiliar de recursos humanos
555-555-1212
Como puede ver, Hubert manejó la situación a la perfección. Pasó por cada paso de una manera elocuente.
Resumen de la lección
Se utiliza un esquema inductivo para enviar un mensaje de malas noticias. Se utiliza para despedir empleados, negar crédito a un cliente o incluso dar comentarios negativos.
Antes de dar las malas noticias, es mejor crear un esquema. El esquema se ve así:
Paso 1: Desarrolle el motivo de la noticia.
Paso 2: Presente los hechos
Paso 3: Exprese las malas noticias con un tono positivo
Paso 4: agregue una declaración secundaria que proporcione un resultado alternativo
Paso 5: Gire la conversación en una dirección de construcción de relaciones
Una vez que complete los espacios en blanco, su correo electrónico enviará las malas noticias de una manera positiva y alentadora.
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