Plan de gestión del programa: establecimiento y optimización

Publicado el 10 noviembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Un programa de proporciones históricas

En 2001, el ataque terrorista del 11 de septiembre en el World Trade Center resultó en un nivel de devastación sin precedentes. El largo camino hacia la recuperación de este trágico evento fue un programa de proporciones verdaderamente históricas. Se requirieron cientos de proyectos constitutivos para lograr todo el programa de restauración y reconstrucción. Este escenario del mundo real es un gran caso para examinar algunas de las mejores prácticas relacionadas con la planificación, gestión y optimización de programas.

Un programa es un grupo de proyectos individuales llamados proyectos constitutivos. Los proyectos constituyentes se caracterizan por un principio y un final bien definidos. Los programas son más perpetuos en su orientación y están ahí para ayudar a una organización a lograr mejores resultados en lugar de simplemente emprender cada proyecto por sí mismo.


El programa para limpiar y reconstruir el World Trade Center era complejo y requería una amplia planificación de la gestión del programa.
Figura 1

Después de la caída del World Trade Center, el programa de restauración y recuperación se convirtió en uno de los programas más grandes y complejos de la historia moderna. La complejidad del programa fue excepcional ya que el número de proyectos constitutivos simultáneos no tenía precedentes. Aunque este programa fue ciertamente más grande de lo que enfrentarán la mayoría de las empresas, las organizaciones grandes y pequeñas tienden a enfrentar los mismos tipos de desafíos que las que están reconstruyendo el World Trade Center. Siempre hay mucho trabajo por hacer y muy pocos recursos para hacerlo. El proceso de coordinación de estos recursos en múltiples proyectos constituyentes se conoce como plan de gestión de programas .

Planificación de la gestión del programa

Cuando varios proyectos constituyentes compiten por su parte del pastel de recursos, una función conocida como nivelación de recursos se vuelve crítica. La nivelación de recursos es el término que se utiliza para describir el ajuste de los plazos asociados con los proyectos constituyentes como resultado de las limitaciones de recursos. En la mayoría de las organizaciones, ciertos recursos del programa, como la tecnología de la información, las instalaciones y el mantenimiento, y las herramientas de gestión de riesgos, casi siempre se comparten entre varios proyectos constituyentes.

Gestión de las limitaciones de tiempo y recursos en un programa

Parte de la optimización de un plan de gestión de programas es examinar las limitaciones de tiempo y las limitaciones de recursos . En la planificación con limitaciones de tiempo, la pregunta para el director del programa es: “¿Qué recursos necesitamos para realizar este proyecto a tiempo?” Por el contrario, en la planificación con recursos limitados, la pregunta es: “Dado que solo tenemos tres recursos de TI asignados, ¿cuánto tiempo nos llevará terminar el proyecto sin requerir personal de TI adicional?”

Este concepto puede ilustrarse utilizando dos proyectos constitutivos del ejemplo del World Trade Center. Cuando las torres colapsaron, el FDNY perdió más de 100 camiones de bomberos. Entre el gobierno federal, la ciudad y las donaciones privadas, había mucho dinero para comprar camiones nuevos. Desafortunadamente, el mercado de camiones de bomberos es tan pequeño que ningún proveedor tenía la capacidad para fabricar inmediatamente más de 100 vehículos en poco tiempo. Un gerente de programa que optimice el plan de manejo se vería obligado a ajustar el cronograma del proyecto constitutivo asociado con el reemplazo de la flota. Esta es una limitación de recursos porque un administrador de programa no tiene más remedio que ajustar una línea de tiempo ya que los recursos (camiones de bomberos) no pueden estar disponibles hasta una fecha determinada.


Con una capacidad de producción limitada, ninguna cantidad de recursos asignados podría acelerar la producción de más de 100 nuevos camiones de bomberos.
Figura 2

A medida que disminuía el peligro inmediato asociado con el colapso, se hizo cada vez más claro que el sitio necesitaba seguridad física. El área era tóxica, insegura y estuvo en llamas durante días después del ataque. Como resultado, la policía de Nueva York tuvo que restringir el acceso al sitio y establecer un control de entrada / salida. Esto tenía que hacerse rápidamente, no a bajo costo. Un director de programa que analice este proyecto estaría operando con una limitación de tiempo en lugar de una limitación de recursos porque la prioridad era actuar con rapidez y evitar más daños.

Los administradores de programas tienen la tarea de actualizar los planes de gestión de programas para garantizar que se asignen los recursos adecuados para los proyectos que simplemente deben terminarse a tiempo, y tienen la tarea de proporcionar una proyección precisa de una fecha de finalización si la disponibilidad de un recurso compartido se verá adversamente afectar la línea de tiempo.

Importancia de recursos compartidos

Las funciones de apoyo, como recursos humanos, tecnología de la información, gestión de riesgos y seguridad, representan recursos que cada proyecto del programa necesita en diversos grados. Si una organización tiene tres proyectos que requieren un total de siete FTE asignados a tecnología de la información, pero la organización solo tiene cuatro personas disponibles actualmente, un gerente de programa debe actualizar el plan de gestión del programa para ajustar los plazos asociados con cualquier retraso que se produzca debido a la Los recursos de TI no están disponibles de inmediato.


Los planes de gestión de programas optimizan la relación entre tiempo y dinero.
Fig. 3

Considere un programa hipotético en el que tres proyectos constituyentes requieren un total de 21 nuevas computadoras de escritorio y 11 personal nuevo. Es fácil proyectar un costo y un cronograma para las PC, ya que tienen un precio fijo y el fabricante puede prometer la entrega en una fecha determinada. Es más difícil proyectar cuánto afectará la contratación de 11 personas al departamento de recursos humanos o al equipo de gestión de riesgos. Cuando los gerentes de programas optimizan sus planes de gestión y nivelan los recursos, es fundamental que se fijen en las demandas que se imponen a todos los recursos y no simplemente a las que requieren que escriban un cheque a un proveedor.

Resumen de la lección

Un programa es un grupo de proyectos constitutivos que está diseñado para proporcionar a una organización más valor de lo que los proyectos constitutivos proporcionarían por sí mismos. En programas con múltiples proyectos constituyentes, es común que más de un proyecto requiera un recurso que escasea o debe compartirse entre proyectos. Los directores de programas crean y actualizan un plan de gestión de programas, que tienen en cuenta las necesidades de recursos y los plazos a medida que determinan la mejor manera de asignar recursos escasos o compartidos. La ejecución del plan de gestión del programa incluye la nivelación de recursos (obtener el equilibrio adecuado entre la utilización de los recursos y el cumplimiento de los plazos).

En un plan de gestión de programa, una restricción de recursos significa que la escasez de un recurso requerirá que un proyecto constituyente revise su cronograma o fecha límite. Por el contrario, una limitación de tiempo significa que un proyecto está impulsado por la necesidad de entregarse en su fecha de vencimiento, independientemente de los recursos necesarios para hacerlo.

Al revisar y actualizar los planes de gestión de programas, es importante recordar que los proyectos exigen funciones de apoyo como recursos humanos, tecnología de la información y gestión de riesgos. La disponibilidad de estos recursos de apoyo también debería contribuir a las decisiones de un director de programa con respecto a la asignación de recursos y los plazos.

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