¿Qué es la gestión de programas? – Definición y ejemplos

Un primer vistazo a la gestión de programas

Imaginemos que has decidido volver a la universidad. La primera clase en la que se inscribe requiere que realice algunas observaciones sobre los empleados en un entorno empresarial y escriba un documento sobre lo que ve. Decides observar a tu madre y sus compañeros de trabajo en una gran empresa de colchones. Al principio, cree que tiene resueltos todos los títulos y deberes de los empleados, pero a medida que avanza el día, pronto se confunde acerca de los roles de dos empleados, Mark y Maggie. Ambos parecen estar a cargo de proyectos y ambos parecen administrar un pequeño grupo de empleados. Sin embargo, el título de Mark es Gerente de Proyectos y el título de Maggie es Gerente de Programas. Empieza a preguntarse cuál es la diferencia entre las dos posiciones. ¿Qué hace un administrador de programas? En esta lección, aprenderemos todo sobre la gestión de programas y las funciones de un director de programas dentro de una organización.

Una base de definiciones

Muchos de nosotros hemos oído hablar del término «director de proyecto», pero el término «director de programa» puede ser nuevo. Para comprender completamente la diferencia entre los dos, tomemos un minuto para definirlos. La gestión de proyectos utiliza habilidades y conocimientos para planificar y llevar a cabo un proyecto de principio a fin. La gestión de programas es la supervisión de múltiples proyectos que se agrupan para que una empresa pueda lograr beneficios y objetivos que no se pueden alcanzar con la misma eficacia si los proyectos se gestionan individualmente. En otras palabras, la gestión de proyectos es la supervisión de un proyecto, mientras que la gestión de programas es la supervisión de múltiples proyectos relacionados.

Ejemplo de aplicación

Entonces, usando nuestro ejemplo anterior, si Mark está administrando un solo proyecto, como la preparación para una próxima venta, está cumpliendo el rol de gerente de proyecto. Esto se debe a que el proyecto único, que prepara la sala de exposición para la venta, se puede completar sin la ayuda de otros proyectos. Es un proyecto pequeño y manejable que puede cumplir el objetivo de vender más colchones en base a la presentación del showroom. Si Maggie está gestionando tres proyectos relacionados, como diseñar un colchón nuevo, probar el colchón nuevo y armar un anuncio de radio para presentar el colchón nuevo, entonces está cumpliendo el papel de directora del programa. Esto se debe a que los tres proyectos son necesarios para alcanzar una de las metas y objetivos de la empresa, que es vender un colchón nuevo. Este objetivo no puede alcanzarse con la misma eficacia si los proyectos se gestionan por separado. Una persona que administre los tres proyectos puede mantenerlos vinculados y asegurarse de que cada paso se complete antes de que comience el siguiente. Por ejemplo, Maggie puede asegurarse de que haya una transición fluida entre el nuevo diseño, la fase de prueba y la publicidad del nuevo colchón.

Datos importantes sobre la gestión de programas

La siguiente es una lista de algunos hechos y características importantes de la administración de programas para ayudarlo a diferenciarse de la administración de proyectos.

• Gestión de proyectos

1. Supervisión de un proyecto

2. Los objetivos y metas específicos se pueden alcanzar con un solo proyecto

3. De menor tamaño en comparación con un programa

• Gestión de programas

1. Proyectos múltiples o en serie

2. Todos los proyectos están relacionados

3. El programa tiene un conjunto específico de objetivos

4. Todos los proyectos deben gestionarse juntos para alcanzar las metas y objetivos.

5. Mayor tamaño y alcance que la gestión de proyectos

Resumen de la lección

La gestión de proyectos es la utilización de habilidades y conocimientos para obtener un solo proyecto de principio a fin. La gestión del programa consiste en tomar un grupo de proyectos relacionados y gestionarlos juntos para alcanzar las metas y objetivos de la empresa. Con la gestión del programa, los proyectos no se pueden gestionar individualmente y aun así cumplir eficazmente las metas y objetivos. Los proyectos son de menor tamaño y tienen un objetivo específico, mientras que los programas son de mayor escala y tienen un conjunto de objetivos.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador