Redacción de un informe comercial: estructura y ejemplos

Escribir un informe comercial

¿Entra en pánico ante la idea de escribir un informe comercial? Si siente que está entrando en pánico, recuerde las palabras inmortales de Joe Friday del programa de televisión Dragnet: ‘Solo los hechos, señora, solo los hechos’. Los informes comerciales tienen que ver con los hechos. Y con un amplio suministro de datos, los informes prácticamente se redactarán solos.

Un informe comercial es un documento escrito que proporciona información y, a veces, análisis para ayudar a una empresa a tomar decisiones informadas. El propósito principal de un informe comercial es hacer que los datos que sean relevantes para la empresa, como la información sobre eficiencia, competencia o procedimientos, estén fácilmente disponibles para todos en la empresa. El informe debe hacer que estos datos sean fáciles de entender para el lector. La mejor manera de hacerlo es tener secciones claramente definidas con etiquetas y encabezados.

Partes de un informe comercial

Digamos que Michael quería compartir con su principal información que ha acumulado sobre las mejores prácticas para enseñar latín. Podría escribir un informe comercial que puede incluir algunas de las siguientes secciones bastante estándar:

Resumen Ejecutivo

Michael probablemente comenzaría su informe con un resumen ejecutivo . Piense en ello como las notas de Cliff del informe comercial. Michael resumiría los puntos principales del informe, como el tema del informe, los datos obtenidos, los métodos de análisis de datos y las recomendaciones basadas en los datos. El resumen puede ser tan breve como un párrafo o tan largo como cuatro páginas, dependiendo de la extensión del informe completo. Si el director de Michael tiene poco tiempo, Michael le proporcionará el resumen ejecutivo para que no tenga que leer el informe completo. Si bien el resumen ejecutivo es lo primero en un informe, se redacta después de que se ha redactado la parte principal del informe.

Tabla de contenido

Si el informe es extenso, Michael incluirá una tabla de contenido . La tabla de contenido enumera los temas principales que cubre el informe y la página en la que se puede encontrar esa información. Si el director de Michael está buscando información específica, puede ir directamente a la página que la contiene.

Introducción

Cuando se trata de escribir el informe, Michael probablemente comenzará con la introducción . La introducción prepara el escenario para lo que se incluye en el informe. Destaca los principales temas que se tratan y proporciona información básica sobre por qué se recopilaron los datos del informe. Por ejemplo, Michael podría afirmar que el informe describe las dos filosofías de enseñanza más comunes cuando se trata de enseñar latín y por qué sintió que era necesario cambiar el estilo de enseñanza que generalmente apoya la administración.

Cuerpo

Michael ahora está listo para abordar el cuerpo del informe. El cuerpo del informe describe el problema, los datos que se recopilaron, cómo se recopilaron los datos y analiza los principales hallazgos. El cuerpo se puede dividir en subsecciones, con subtítulos que resaltan el punto específico que se cubrirá en esa subsección. Michael podría usar títulos como «¿Cómo adquirimos el lenguaje?» O «Entrada versus salida». Esta estructuración adicional facilitará la lectura y la comprensión del informe.

Conclusión

Finalmente Michael lo traerá todo junto con la conclusión . La conclusión explica cómo se pueden interpretar los datos descritos en el cuerpo del documento o qué conclusiones se pueden sacar. La conclusión a menudo sugiere cómo utilizar los datos para mejorar algún aspecto del negocio o recomienda investigación adicional. Por ejemplo, Michael puede recomendar que el director le permita quitar los escritorios de su habitación, basándose en su investigación que sugirió que tomar notas a veces puede restar valor al proceso de aprendizaje del idioma.

Referencia

Si Michael usaba otras fuentes de información para ayudarlo a escribir su informe, como una base de datos federal, la incluiría en las referencias . La sección de referencias enumera los recursos utilizados para investigar o recopilar los datos para el informe. Las referencias proporcionan pruebas de sus puntos y permiten a los lectores revisar ellos mismos las fuentes de datos originales.

Apéndice

Por último, es posible que Michael desee incluir un apéndice . El apéndice es opcional y puede incluir información técnica adicional que no es necesaria para la explicación proporcionada en el cuerpo y la conclusión, pero que respalda los hallazgos, como gráficos o imágenes, o investigaciones adicionales no citadas en el cuerpo pero relevantes para la discusión.

Si Michael no está seguro de cómo estructurar su informe, es posible que desee investigar la amplia variedad de informes que utilizan muchas empresas. Los informes comerciales generalmente se dividen en dos categorías: informativos y analíticos.

Reportes informativos

Los informes informativos proporcionan información fáctica y no incluyen análisis ni recomendaciones.

Hay muchos ejemplos de informes informativos:

• Los informes financieros incluyen estados de flujo de efectivo, balances o el informe financiero anual requerido para las corporaciones que cotizan en bolsa, para que los accionistas puedan ver cómo la empresa se está balanceando financieramente.
• Los informes de gestión empresarial incluyen informes sobre gastos laborales, tráfico web o respuestas a encuestas de satisfacción del cliente.
• También hay informes de información de cumplimiento . En estos informes, una empresa demuestra que está cumpliendo con las regulaciones requeridas, por ejemplo, las relativas a la gestión financiera.
• Presentar la investigación de un estudio : este informe generalmente resume un estudio de investigación que tiene información o hallazgos relevantes para el negocio.
• Los informes de situación generalmente se escriben a un supervisor con respecto a una situación comercial, incluido qué fue, cómo se manejó y cómo afectó a la empresa.
• Mejorar políticas o procesos: estos son informes periódicos, como manuales para empleados, que brindan a los empleados pautas y procedimientos para su organización.

Informes analíticos

Los informes analíticos proporcionan datos, así como un análisis o interpretación de lo que significan los datos. Los informes analíticos también pueden incluir recomendaciones.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de informes analíticos:

• Primero tenemos el análisis FODA : FODA significa Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Estos informes analizan el negocio a la luz de lo que hace bien, lo que hace mal y las influencias externas que pueden verse como oportunidades de mejora o podrían amenazar el éxito del negocio.
• Luego están los informes de justificación . Estos informes se crean para justificar un cambio propuesto en los procesos comerciales o la compra de nuevos equipos.
• Y luego están los informes de viabilidad . Este tipo de informe da el siguiente paso después del informe de justificación. Investiga si una idea propuesta funcionará. Por ejemplo, podría discutir la producción de un prototipo que ha sido probado.

En cuanto a Michael, probablemente estará escribiendo un informe analítico ya que está tratando de convencer a su director de algo.

El proceso de escritura

Ahora que Michael sabe qué tipo de informe escribir, ¿por dónde empieza?

Aquí hay una lista de verificación que puede usar para seguir los pasos para escribir su informe comercial:

• Primero, Michael debe determinar el objetivo del informe, o cuál es el propósito del informe.
• Luego, debe saber quién será la audiencia o quién leerá su informe.
• Luego debe determinar qué tipo de informe se necesita, un informe analítico o un informe informativo.
• Una vez que decida eso, necesita averiguar qué información necesitará para escribir el informe.
• Una vez que se sabe todo lo que se sabe, Michael puede comenzar a trabajar en la recopilación de los datos reales que necesitará para escribir el informe.
• Una vez recopilados los datos, es el momento de organizar la información y redactar el informe.
• Michael debe sacar conclusiones de los datos. Una vez que lo hace, puede comenzar a escribir el resumen ejecutivo.
• Después de eso, es hora de crear los gráficos necesarios y enumerar sus referencias.
• Luego debe revisar y luego volver a revisar.
• Luego debe crear la tabla de contenido.
• Finalmente, debe preparar el informe para entregarlo a la audiencia adecuada.

Resumen de la lección

Escribir un informe comercial no es motivo de pánico. Un informe comerciales solo un documento escrito que proporciona información y, a veces, análisis para ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas. Recuerde que su objetivo es brindar los hechos de una manera accesible y comprensible. Empiece por conocer su objetivo para redactar el informe, su audiencia y el tipo de informe (analítico o informativo) que desea redactar. Una vez que recopile los datos, organícelos en temas y subtemas con títulos apropiados para que el lector comprenda los temas que cubrirá su informe, de un vistazo. Después de escribir la introducción, el cuerpo y la conclusión del informe, vuelva a crear el resumen ejecutivo y el índice. Para terminar, haga una lista de sus referencias y agregue un apéndice opcional que brinda soporte adicional para los datos de su informe.

Revisión de informes comerciales

Los resultados del aprendizaje

Esta lección le permite desarrollar su experiencia en la redacción de informes comerciales y lo prepara para:

• Recordar el propósito de un informe comercial
• Indique el tipo de información y las secciones que deben incluirse en un informe comercial estándar
• Discutir los tipos de informes informativos e informes analíticos que pueden ser necesarios al redactar un informe comercial.
• Resumir el proceso de redacción que se implementará al redactar un informe.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador