Requisitos de manejo de documentos y mantenimiento de registros de bienes raíces de Tennessee
Importancia de los registros
Una transacción de bienes raíces es una de las compras más costosas e importantes que la mayoría de las personas realizarán en sus vidas. Los documentos que respaldan la venta son fundamentales, ya que describen el acuerdo legal entre las partes, identifican cualquier problema con la propiedad para garantizar que el comprador esté al tanto y revelan los precios y términos de venta. Debido a la importancia de estos registros, los corredores son responsables de mantener los documentos originales de estos registros en su oficina.
Imagínese que trabaja para un corredor llamado Samantha. Samantha tiene una bonita oficina para que usted y los otros agentes trabajen, para que entren los clientes y almacenen registros. Esta tarde completará su primera venta y está programado para asistir al cierre. Al salir del cierre tiene un gran archivo de documentos relacionados con la venta de la propiedad. Samantha explica la importancia de llevar los documentos directamente a la oficina para almacenarlos correctamente. De hecho, le pide que pase por la oficina antes de dirigirse a casa para dejar el archivo con su asistente. Quiere saber que los documentos se almacenan de forma segura inmediatamente después de que se completa el cierre.
Período de tiempo
En su conversación con Samantha, pregunta cuánto tiempo deben conservarse los documentos en Tennessee. Ella explica que los registros de bienes raíces deben mantenerse durante un mínimo de tres años. Samantha tiene una política en su agencia para conservar los archivos durante seis años en caso de que alguien sea demandado por cualquier aspecto de la venta de una casa. Los documentos se utilizan para proteger a la agencia, al agente involucrado en la transacción y al cliente, si es necesario.
El estatuto de limitaciones por incumplimiento de contrato en Tennessee es de seis años, lo que significa que cualquier parte de la transacción tiene derecho a demandar a otra parte si la primera parte siente que hubo actividad ilegal. Por esta razón, es posible que los documentos deban revisarse hasta el período de seis años. Si el comprador cree que el vendedor mintió o hizo algo ilegal, el comprador puede demandar al vendedor y / o al corredor hasta seis años después del cierre de la venta. En el caso de una demanda, los documentos deberán revisarse y utilizarse en el caso judicial.
Tipos de documentos
Los documentos principales que deben conservarse incluyen el contrato de compra , la oferta y aceptación para la venta de la casa, la divulgación de la agencia que indica cómo el agente representará al cliente y cómo se le pagará al agente, y cualquier declaración de cierre que indique los términos finales. de la venta. Además, también se deben incluir otros documentos en el archivo:
- Listado de documentos
- Ofertas que no se convierten en contratos
- Contratos
- Acuerdos de agencia
- Formularios de divulgación de propiedad
- Correspondencia
- Notas
- Inspecciones y tasaciones
- Copias de correos electrónicos y textos
- Todos los demás registros o documentos relacionados con la propiedad, incluida la correspondencia con otros agentes y proveedores.
Accesibilidad
Samantha también explica que puede haber visitas inesperadas de la Comisión de Bienes Raíces de Tennessee para revisar documentos. A la comisión le gusta asegurarse de que los registros se mantengan con precisión. Requieren que los registros sean de fácil acceso y abiertos para su revisión.
En el caso de que un cliente se queje a la comisión sobre su transacción con la agencia, la comisión tiene el derecho de revisar todos y cada uno de los documentos relacionados con la venta en su investigación. Tener los documentos adecuados disponibles puede ser fundamental para proteger a los agentes de la correduría.
Resumen de la lección
Los registros de bienes raíces son importantes para respaldar los eventos de una venta y explicar los acuerdos legales realizados durante el curso de una transacción de bienes raíces. En Tennessee, los documentos deben conservarse un mínimo de tres años, pero se recomienda que se conserven durante seis años en caso de cualquier posible litigio. Se deben guardar todos los documentos, incluido el contrato de compra , que es la oferta y aceptación para la venta de la vivienda; la divulgación de la agencia , que describe el acuerdo entre el cliente y el agente; y documentos de cierre, que establecen los términos finales de la venta. Una vez que los registros estén completos, deben ser fácilmente accesibles para su revisión por parte de la Comisión de Bienes Raíces de Tennessee para controles aleatorios o verificación en caso de que un cliente de la corredora presente una queja.
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