Requisitos para la retención de registros de empleo

Registros de empleo

Acaba de aceptar un trabajo como coordinador de recursos humanos con un contratista de construcción local. Una de las funciones principales que se le ha encomendado es limpiar los registros de empleo y asegurarse de que su política de retención de registros de empleo cumpla con los requisitos legales. Los archivos son un desastre total. No está seguro de qué conservar y qué puede irse, y necesita orientación. Bueno, no se preocupe, al final de esta lección, estará tan bien versado en los requisitos de retención de registros que podrá abordar esta tarea con confianza.

¿Qué registros deben conservarse?

Existen varios requisitos legales que se aplican a la retención de registros de empleados. En esta lección, se revisarán los requisitos para la conservación de registros de empleo. Los requisitos de retención de registros de empleo especifican mandatos legales y recomendaciones para almacenar lo siguiente:

• Registros de impuestos estatales y federales
• Registros federales de personal
• Registros de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades
• Registros de la Ley de Ausencia Familiar y Médica
• Registros de la Ley de seguridad y salud ocupacional
• Registros estatales de personal
• Registros permanentes

Repasemos brevemente los requisitos de registro en cada una de estas categorías y el período de retención mínimo que se aplica antes de que los registros puedan descartarse.

Primero, analizaremos la retención de registros de impuestos estatales y federales . Los requisitos de retención de registros en esta categoría varían. Examinaremos lo que debe retenerse en relación con los registros de impuestos sobre las ventas y el uso, los registros de impuestos sobre la renta federales y estatales y los registros de impuestos sobre el empleo federales y estatales, y el período mínimo de retención requerido.

Registros de impuestos sobre ventas y uso estatales, del condado y de la ciudad : Estos incluyen todos los registros relacionados con el impuesto sobre las ventas o el uso. Los ejemplos de registros incluyen facturas, recibos y cintas de caja registradora. El período mínimo de retención requerido para estos registros es de cuatro años.

Registros de impuestos sobre la renta federales y estatales : Estos incluyen registros de nómina de salario y retención de impuestos, y todos los registros relacionados con los pagos de impuestos sobre la renta. Se recomienda que estos registros se conserven de forma permanente porque los requisitos legales de conservación son algo confusos.

Registros de impuestos federales y estatales sobre el empleo : Los siguientes registros deben conservarse durante un mínimo de seis años:

• Registros de la Ley Federal de Impuestos al Desempleo (información básica del empleado, remuneración y retenciones, etc.)
• Registros de la Ley Federal de Contribución al Seguro (horas trabajadas, salarios ganados, salarios sujetos a impuestos, etc.)
• Registros de impuestos del Seguro Social y Medicare
• Registros estatales de impuestos por desempleo

Ahora veamos los registros de personal federal . Hay cuatro leyes federales que tienen requisitos específicos de retención de registros relacionados con el empleo. Son:

1. Ley de Normas Laborales Justas e Igualdad de Pago : Esto requiere que los registros de nómina, las tasas de pago, las retenciones salariales, el pago de bonificaciones, los registros del período de pago, los acuerdos, los avisos a los empleados, las ventas y compras y los contratos se conserven durante un período de tres años. Además, la FLSA requiere una retención de dos años de las ganancias básicas, tarjetas de tiempo, tablas de tasas salariales, desempleo, adiciones o deducciones de los horarios de pago, envío y facturación y horarios de trabajo.
2. Ley contra la discriminación por edad en el empleo de 1967 : ADEA requiere un período de retención de tres años de los registros de nómina de empleados, planes de beneficios para empleados, registros de contratación y disciplinarios, incluidos despidos, prácticas de promoción, ofertas de trabajo y todos los demás materiales que podrían estar relacionados con la edad del empleado.
3. Ley de Derechos Civiles de 1964 : Esto requiere que todos los registros relevantes para probar las prácticas laborales legales en la contratación, promoción, transferencia, despido y terminación junto con los registros de compensación, descripción del trabajo, planes de beneficios, acuerdos sindicales y capacitación se retengan por una vez. período del año.
4. Ley de Control y Reforma de Inmigración de 1986 : Esto requiere la retención de todos los formularios I-9 durante al menos tres años después de la fecha de contratación y un año después de la terminación.

A continuación, el requisito del período de retención de registros según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) es de un año para todas las acciones relacionadas con el empleo y los archivos de personal que podrían ser vitales en cualquier caso de discriminación.

De acuerdo con la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA), todos los empleadores deben mantener registros de las solicitudes de Licencia Familiar y Médica durante un mínimo de tres años.

La Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) requiere que los registros de muerte, enfermedades y lesiones en el lugar de trabajo se retengan durante cinco años, mientras que los registros de exposición a sustancias tóxicas o nocivas deben conservarse durante 30 años después de que el empleado haya sido despedido. o resignado.

Ahora veamos los registros de personal estatales . Hay varios requisitos de retención de registros a nivel estatal con diferentes requisitos de período de retención. Estos incluyen registros relacionados con lo siguiente:

• Salarios, horas y condiciones de trabajo : Todos los registros relacionados con salarios, horas y condiciones de trabajo deben conservarse durante cuatro años.
• Ley de Equidad de Empleo y Vivienda : Todos los registros relacionados con la discriminación potencial en el empleo, por ejemplo, registros de personal y salarios, deben conservarse durante dos años.
• Discriminación en el empleo por motivos de sexo : esto requiere que todos los registros de salarios y tasas salariales se retengan durante un período de dos años.
• Beneficios de compensación para trabajadores: los registros abiertos de reclamos de compensación para trabajadores deben conservarse durante cinco años, mientras que para reclamos cerrados el requisito es de dos años.
• Trabajos saludables Ley de familias saludables de 2014 : Los registros de las licencias por enfermedad pagadas de los empleados deben conservarse durante al menos tres años.

Además de los requisitos de registros federales y estatales, se recomienda que la mayoría de los registros relacionados con el empleo se almacenen permanentemente. Estos registros pueden incluir documentación relacionada con evaluaciones de desempeño, ofertas de trabajo, entrevistas de salida y despidos, por nombrar algunos.

Resumen de la lección

Como puede ver, los requisitos legales que rodean la retención de registros de empleo no son un asunto sencillo y el período de tiempo para la retención varía según los diferentes requisitos estatales y federales. Es importante que los empleadores se familiaricen con los requisitos de retención de registros para cumplir con los requisitos exigidos por:

• Registros federales de personal
• Acta de Americanos con Discapacidades
• Ley de licencia médica y familiar
• Ley de salud y seguridad ocupacional
• Registros estatales de personal
• Registros permanentes

Mantener el cumplimiento de los requisitos de retención de registros de empleo protege en última instancia a los empleadores cuando se enfrentan a asuntos legales potencialmente costosos.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador