Reunión informativa del equipo: definición y propósito

Equipos y comunicación

Si alguna vez ha trabajado en equipo, puede apreciar lo vital que es tener a todos en la misma página. De lo contrario, cuando hay una interrupción en la comunicación, se logra muy poco. La información del equipo es una estrategia de comunicación que las organizaciones utilizan para ayudar a garantizar que haya una comunicación eficaz en todos los niveles de la organización. Esta lección describe qué es un informe de equipo y para qué se utiliza.

¿Qué es Team Briefing?

Por definición formal, una sesión informativa de equipo es un tipo de comunicación (o reunión) en la que el gerente y el equipo se reúnen en persona para compartir información, hacer preguntas y brindar retroalimentación. El objetivo general de una sesión informativa de equipo es doble:

1. Difundir información pertinente a todos los miembros del equipo de manera oportuna, concisa y clara.

2. Asegurarse de que todos los miembros del equipo comprendan la información, nuevamente, de manera oportuna.

Imagina que eres el gerente de Tarzan Jungle Eco Tour Company, una empresa que ofrece caminatas guiadas a los turistas. Tiene un equipo de 10 guías turísticos confiables cuyo trabajo es brindar una experiencia de trekking segura y divertida. Como gerente, usted lleva a cabo una sesión informativa para el equipo en el salón de café todas las mañanas para actualizar o informar a sus guías turísticos sobre los protocolos de seguridad, las advertencias meteorológicas y los senderos a seguir. Aquí, la comunicación se transmite de usted a su equipo.

Pero espera, ¡todavía no has terminado! Ahora que ha terminado de transmitir la información, abre el espacio para preguntas y comentarios. Al hacer preguntas, usted y su equipo tienen la oportunidad de aclarar de inmediato cualquier información que no esté clara, mitigando así el riesgo de una mayor falta de comunicación.

Al escuchar también las sugerencias, usted o su superior pueden escuchar comentarios constructivos y pueden aprovechar esta información para mejorar sus procesos. En esta parte del informe, la comunicación se mueve hacia arriba (del equipo al gerente) y hacia los lados (entre los miembros del equipo). Suponiendo que usted y su equipo están en la misma página, ahora todos comprenden claramente sus prioridades laborales y las tareas que tienen entre manos. Usted y su equipo deberían trabajar ahora como una máquina bien engrasada: ¡organizados y productivos!

Como se muestra en el ejemplo anterior, las sesiones informativas del equipo pueden facilitar el flujo de comunicación en múltiples direcciones dentro de la organización. Si se llevan a cabo de manera eficaz, estas reuniones informativas pueden ser una herramienta indispensable para difundir información y, al mismo tiempo, mantener abiertas las líneas de comunicación. En otras palabras, todos se mantienen informados y los malentendidos se pueden resolver rápidamente.

Características del informe del equipo

Entonces, ¿qué hace que una sesión informativa de equipo sea efectiva?

Una sesión informativa de equipo eficaz incluye las siguientes características:

• La duración debe ser corta, de 20 a 30 minutos como máximo.
• El tamaño debe ser pequeño. Dado que se trata de una reunión interna, estarán presentes principalmente usted y su equipo.
• Las reuniones informativas deben tener lugar de forma regular programada. Por ejemplo, todos los lunes a las 10:00 am.
• El lugar de la reunión debe ser accesible para su equipo y debe haber suficiente espacio para acomodar a todos los asistentes. Recuerde, las sesiones informativas se llevan a cabo cara a cara.
• El contenido entregado debe cubrir las 4 P: política, progreso, puntos de acción y personas. Los ejemplos respectivos pueden incluir una nueva política de recursos humanos, progreso en hitos y / o retrocesos, fechas límite inminentes y promociones del personal.
• Debe reservarse suficiente tiempo para preguntas y comentarios, ya que esta es una parte esencial de cualquier sesión informativa de equipo.
• La información debe entregarse de forma clara y concisa. La presentación también debe ser atractiva y positiva para fomentar la participación y elevar la moral.

Propósito de una sesión informativa de equipo

Es importante señalar que existen muchos tipos diferentes de reuniones, y cada una tiene un propósito diferente. Si bien algunas reuniones se llevan a cabo para intercambiar ideas, finalizar decisiones o establecer contactos, una sesión informativa del equipo se realiza principalmente para difundir información clara y comprensible para el equipo de manera oportuna.

Resumen de la lección

Repasemos los puntos clave de esta lección.

• Una sesión informativa de equipo es un tipo de comunicación (o reunión) en la que el gerente entrega actualizaciones y mensajes clave al equipo, y el equipo tiene la oportunidad de hacer preguntas y proporcionar comentarios.
• La información en una sesión informativa de equipo fluye hacia abajo (del gerente al equipo), hacia arriba (del equipo al gerente) y hacia los lados (entre los miembros del equipo).
• Las sesiones informativas efectivas para el equipo son aquellas que se realizan cara a cara, son breves, en grupos pequeños y se llevan a cabo con regularidad. Además, la información presentada debe ser extremadamente clara, fácil de entender y relevante para el equipo.
• El contenido de una sesión informativa de equipo debe contener información tanto organizativa como específica del equipo. Para ayudarlo a recordar qué tipo de información debe incluirse, use las 4 P (Política, Progreso, Punto de acción y Personas).
• Por último, las sesiones informativas del equipo pueden ser una estrategia de comunicación eficaz para su equipo, especialmente para difundir información rápidamente. Si se hace bien, una sesión informativa puede mantener a su equipo informado, concentrado y motivado. Si bien las reuniones informativas del equipo requieren un tiempo y un esfuerzo considerables, la inversión vale la pena.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador