Seguimiento rápido en la gestión de proyectos: definición y ejemplos

¿Qué es el seguimiento rápido en la gestión de proyectos?

Acaba de ser contratado en un gran banco de prestigio para implementar un nuevo proyecto de sistema de seguridad de tecnología de la información (TI) que tiene alta visibilidad. En su primer día, el patrocinador de su proyecto le indica que entregue el proyecto lo antes posible. Bueno, en lugar de enviar su renuncia, puede aplicar las técnicas de compresión de horarios que constan de dos pasos, que se enumeran a continuación:

• Paso 1: seguimiento rápido
• Paso 2: bloqueo del proyecto

Los pasos anteriores deben aplicarse secuencialmente. El segundo paso es el bloqueo del proyecto, que consiste en agregar recursos a las tareas de la ruta crítica y se discutirá más en la lección sobre el bloqueo del proyecto.

El seguimiento rápido es una técnica avanzada de gestión de proyectos. Para poder aplicar el seguimiento rápido, debe identificar todas las oportunidades posibles en la ruta crítica que tiene el potencial de realizarse en paralelo . Esto significa identificar las tareas específicas de la ruta crítica que se realizarán simultáneamente. En última instancia, si selecciona dos o más tareas de ruta crítica, solo la duración más larga de las dos tareas permanecerá en la ruta crítica. Por ejemplo, al comienzo de su proyecto de sistema de seguridad de TI, dos de sus tareas de ruta crítica son:

• Contratar a un proveedor de software de seguridad de TI en un plazo de 10 días
• Contratar miembros para su equipo de proyecto de 5 miembros dentro de los 12 días

Puede realizar un seguimiento rápido de esas dos tareas, que se han considerado tareas de ruta crítica, realizando ambas tareas simultáneamente. Esto significa que en lugar de tomar 22 días para realizar ambas tareas de manera secuencial, la duración máxima para realizar ambas tareas ahora se reduce a 12 días porque la tarea de ruta crítica más larga entre esas dos tareas es la contratación de miembros para su equipo de proyecto. Puede entregar su proyecto dos semanas antes porque ahorró dos semanas al realizar esas tareas simultáneamente.

Hechos importantes

Hay un par de hechos importantes que debe considerar antes de acortar el cronograma de entrega de su proyecto. Primero, para acelerar sus tareas, debe calcular la ruta crítica porque cada tarea que seleccione para acelerar su proyecto debe estar en la ruta crítica.

Usando el mismo ejemplo anterior, si contratar a un proveedor de software de seguridad de TI con una duración de 10 días es una tarea de ruta crítica y contratar miembros de su equipo de proyecto con una duración de 12 días es una tarea de ruta no crítica, entonces no debe elegir para acelerar ambas tareas. Esto se debe a que solo puede aplicar la técnica de seguimiento rápido a las tareas de la ruta crítica, lo que significa que si intenta realizar un seguimiento rápido de estas dos tareas, el cronograma del proyecto seguirá siendo el mismo y no habrá ningún efecto (sin cambios) desde la contratación. de miembros para su equipo de proyecto con una duración de 12 días es una tarea de ruta no crítica.

Por último, debe asegurarse de que las tareas de su ruta crítica no tengan dependencias. Dado que no tiene control sobre las dependencias, la selección de tareas de ruta crítica con dependencias es extremadamente riesgosa debido a la falta de control sobre las dependencias.

Usando el ejemplo anterior, si contratar a su equipo de 5 miembros requiere esperar hasta que dos nuevos miembros puedan reubicarse antes de que pueda comenzar el proyecto, esta tarea de ruta crítica no debe acelerarse con la contratación de un proveedor de software de seguridad de TI. Esperar a que los dos nuevos miembros del equipo del proyecto se reubiquen es una dependencia, ya que la reubicación puede requerir una cantidad adicional de tiempo que va desde un par de días hasta un mes o incluso más.

Resumen de la lección

El seguimiento rápido de un proyecto es una técnica avanzada de gestión de proyectos que le permite acortar el cronograma de su proyecto y / o entregar el cronograma de su proyecto lo más rápido posible. El seguimiento rápido es el primer paso en el proceso de la técnica de compresión del cronograma del proyecto. Para utilizar la técnica de seguimiento rápido, debe sentirse cómodo con el cálculo de la ruta crítica de su proyecto .

Cuando necesite comprimir su programación, primero identifique las actividades de la ruta crítica para acelerar, asegúrese de que estas tareas no tengan dependencias y luego determine si estas tareas de la ruta crítica se pueden realizar en paralelo . Solo debe seleccionar tareas de ruta crítica; de lo contrario, la selección de actividades de ruta no críticas no tendrá ningún efecto en el cronograma de su proyecto.