Rodrigo Ricardo

Sistemas de información de recursos humanos: definición, tipos y ejemplos

Publicado el 10 noviembre, 2020

Sistemas de información de recursos humanos

Hay muchos tipos de sistemas de información (denominados SI) en el mercado que realizan una amplia variedad de tareas. Una categoría de SI que está diseñada específicamente para ayudar a los profesionales de recursos humanos (RR.HH.) en el curso de sus funciones se denomina sistema de información de recursos humanos (HRIS) y, a veces, se lo denomina sistemas de gestión de recursos humanos.

Como propietario de Profits, Inc., su trabajo es supervisar todas las operaciones de su empresa en crecimiento. Quiere que sus empleados estén organizados, por lo que va al departamento de recursos humanos para ver qué están haciendo. En el departamento de RR.HH., ve personas que trabajan en muchas tareas que se relacionan con el reclutamiento de empleados, la contratación, el pago y los beneficios, la capacitación, la evaluación e incluso la asistencia. Además, desea que su equipo de gestión tenga la información necesaria para tomar decisiones sobre los empleados. Profits, Inc. es una industria de servicios, y su director financiero le informa que los costos de los empleados son los mayores gastos que enfrenta su empresa. Como tal, su objetivo es hacer todo lo posible para mantener bajos los costos de los empleados.

Definición y tipos de HRIS

Su ejecutivo de recursos humanos sugiere que la empresa invierta en un HRIS y explica que hay varios tipos de HRIS que se componen de una combinación de módulos dentro del sistema: un módulo para cada tarea principal realizada por el personal de recursos humanos. Un módulo puede estar dedicado a ayudar a recibir, escanear, enviar por correo electrónico y organizar currículums para ayudar a clasificar los muchos solicitantes que se postulan para cada puesto dentro de una empresa. Otros módulos pueden ayudar al usuario a crear un organigrama o planificar para encontrar un reemplazo para el personal que planea dejar o jubilarse de una empresa.

La función principal del HRIS es ahorrar tiempo tomando funciones repetitivas y permitiendo que una persona pueda hacer el trabajo de muchas. Por ejemplo, una empresa que tiene 1,000 empleados, cada uno de los cuales recibe un pago cada dos semanas, necesitaría todo un equipo de personas para calcular la cantidad de impuestos, como la retención federal, la seguridad social, Medicare, la retención estatal, así como las asignaciones, deducciones, licencia por enfermedad, licencia por vacaciones y otros factores para cada empleado. Un módulo del HRIS puede calcular automáticamente la información de la nómina de todos los empleados simplemente ingresando las horas trabajadas (para los empleados por horas) y si se tomó alguna licencia durante el período.

Cree que la toma de decisiones gerenciales también es un factor crítico en la elección del tipo específico de HRIS. Por ejemplo, los empleados de Profits, Inc. son seleccionados para realizar trabajos específicos según su capacitación. En este momento, cada gerente debe recordar la capacitación que tiene cada empleado o crear informes manualmente que enumeren la capacitación de cada empleado. Si alguien más necesita la información, es posible que tenga que acudir a cinco o seis supervisores para obtener la información, y puede que tarde unos días en hacerlo. Un HRIS podría cargarse con los datos de capacitación de los empleados para muchos departamentos y podría producir un informe de capacitación actual en unos pocos segundos.

Ejemplos de software HRIS

Un ejemplo de software HRIS que rastrea todos los aspectos principales de los registros de los empleados desde la contratación hasta la jubilación se llama UltiPro HR & Payroll. Como muchas otras aplicaciones de software que se venden recientemente, UltiPro está basado en la nube. El software basado en la nube significa que solo algunos de los archivos necesarios se colocan realmente en el disco duro de la computadora, mientras que el resto permanece en servidores a los que pueden acceder otras computadoras con acceso a Internet.

Otro ejemplo de software HRIS es Greenhouse. Greenhouse no está destinado a ocuparse de la nómina, los beneficios, el tiempo libre y todas esas funciones como UltiPro. Greenhouse se especializa solo en el proceso de reclutamiento y contratación. Greenhouse ayudará a los gerentes de contratación a organizar notas al revisar las solicitudes, realizar entrevistas telefónicas, programar entrevistas en persona, evaluar a los solicitantes y preparar ofertas de trabajo para los solicitantes seleccionados.

Algunos software HRIS intentarán hacer todo bien, mientras que otros solo intentarán especializarse en uno o más módulos relacionados. Uno de los beneficios de utilizar software que se especializa en un área es que puede elegir cada uno que se adapte más específicamente a las necesidades de su empresa. Sin embargo, una desventaja de utilizar muchos sistemas de información de recursos humanos diferentes es que es posible que no todos se comuniquen y compartan información entre sí, lo que significa que llevará tiempo poner información en cada sistema individualmente. Además, puede haber entrada de información diferente en cada sistema. Como gerente, dependerá de usted decidir si un solo paquete o varios paquetes de software serán los más adecuados para su empresa en particular.

¡Tome su decisión sabiamente y lleve a Profits, Inc. hacia un futuro exitoso y rentable!

Resumen de la lección

Los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) brindan a los profesionales de recursos humanos herramientas que pueden usar para ser más productivos en sus trabajos. Hay muchas funciones dentro de RR.HH., como reclutamiento, contratación, pago y beneficios, capacitación, evaluación y asistencia. Algunos paquetes de software, como UltiPro, incluirán módulos en todas estas áreas, mientras que otros HRIS, como Greenhouse, se especializarán en un solo módulo.

Los gerentes de una organización deberán averiguar cuáles son las razones más importantes para usar un HRIS. Algunos gerentes quieren tener una ubicación central para la información, de modo que todo el personal y gerentes de recursos humanos pueda acceder a ella. Otros intentarán minimizar los costos y aumentar la productividad involucrada en la gestión de los procesos de recursos humanos, mientras que algunos se centrarán en garantizar que los gerentes de personal tengan los datos y los informes que necesitan para tomar las mejores decisiones posibles.

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