Rodrigo Ricardo

Transacciones inmobiliarias y mantenimiento de registros de cuentas fiduciarias

Publicado el 14 noviembre, 2020

Problemas de confianza

Mike está comprando una casa en Colorado con la ayuda de su corredor de bienes raíces, Keri.

Mike firmó un contrato de compra y le dio a Keri su depósito de garantía. Un depósito de garantía es un pago inicial que asegura una transacción de bienes raíces. Cuando un comprador proporciona un depósito, prueba que está invertido en una transacción y no se retirará, perdiendo potencialmente su depósito. Mike quiere saber si su depósito estará seguro. Keri le asegura que su dinero se depositará en una cuenta en la que puede confiar.

Los corredores de bienes raíces deben mantener el dinero de sus clientes en una cuenta fiduciaria. Un fideicomiso , también conocido como cuenta de depósito en garantía , es una cuenta bancaria que guarda temporalmente dinero que pertenece a otras personas. Los bancos tratan las cuentas fiduciarias de manera diferente a las cuentas corrientes regulares. Si un banco quiebra, la Corporación Federal de Seguro de Depósitos (FDIC) asegura las cuentas bancarias regulares por pérdidas de hasta $ 250,000. La FDIC también asegura las cuentas fiduciarias y el dinero de cada persona dentro del fideicomiso. Con el dinero de tanta gente agrupado en una sola cuenta, un banco no tiene forma de saber de quién pertenece el dinero a quién. Por lo tanto, los corredores de bienes raíces deben documentar cada depósito que realizan en la cuenta.

Depositar el depósito

Keri tiene que depositar el dinero de Mike de inmediato. Keri tiene un total de tres días hábiles para realizar el depósito. Sin embargo, es una buena práctica depositar los fondos dentro de las 24 horas. Cuando Keri deposita el dinero de Mike, tiene que anotar la siguiente información:

  • La cantidad exacta del depósito : si Keri hiciera un depósito para Mike y otro cliente al mismo tiempo, la cantidad de cada persona debe documentarse por separado.
  • El nombre del beneficiario : el beneficiario es la persona para cuyo beneficio se creó la cuenta.
  • El número de archivo de la empresa : la mayoría de las empresas mantienen un sistema de nombres interno, como un número de archivo. Un número o nombre de identificación es especialmente importante al depositar fondos en la cuenta fiduciaria de una empresa inmobiliaria. Una identificación y números de archivo ayudan a realizar un seguimiento de a quién pertenece el dinero.

Una vez realizado el depósito, la boleta de depósito debe colocarse en el archivo del cliente. La empresa de Keri también debe mantener un registro del depósito en un libro mayor. Un libro mayor es una lista de transacciones financieras. El libro mayor de la empresa debe enumerar todos los depósitos que se han realizado dentro y fuera de la cuenta fiduciaria.

Confiar en el administrador

Como propietario de la empresa de bienes raíces, Keri también es designado fideicomisario de la cuenta fiduciaria. Un fideicomisario supervisa la cuenta y tiene la autoridad para realizar depósitos y retiros. Los fideicomisarios suelen recibir instrucciones de los beneficiarios. Las instrucciones dirigen al fiduciario sobre el manejo del dinero de los beneficiarios. Entonces, además de documentar cada depósito, los corredores hacen que sus clientes firmen un formulario de autorización. No se requiere un formulario de autorización en todos los estados, sin embargo, es una práctica recomendada común. Se considera que un formulario de autorización firmado son instrucciones del beneficiario y prueba legal de que una empresa de bienes raíces tiene derecho a retener su dinero.

Moviendo el dinero

Cuando sea el momento de que Mike finalice la venta de su casa, su depósito deberá retirarse de la cuenta fiduciaria y colocarse en otra cuenta. Las compañías de seguros de título y de depósito en garantía aseguran los derechos legales de una vivienda y son responsables de asegurarse de que se pague a todos los que forman parte de una transacción. Keri deberá entregar los fondos de Mike a la compañía de títulos y ellos lo depositarán en su cuenta fiduciaria. Si Keri no entrega los fondos o administra mal el dinero, podría ser multada o perder su licencia para vender bienes raíces.

Mezclar y mezclar dinero

Como fideicomisario, Keri tiene la autoridad para acceder a la cuenta fiduciaria en cualquier momento. Keri también puede rellenar la cuenta fiduciaria con su propio dinero. El relleno de una cuenta garantiza que siempre haya dinero en la cuenta para cubrir las comisiones bancarias o un requisito de saldo mínimo. Sin embargo, si Keri usa dinero que pertenece a sus clientes, incluso si tiene la intención de reemplazarlo, estaría violando la ley. Los corredores de bienes raíces tienen prohibido mezclar fondos personales y comerciales con el dinero de sus clientes. Commingling es mezclar el dinero de la compañía de bienes raíces con el dinero del cliente. La mezcla generalmente se descubre durante una auditoría de los archivos de la empresa. La mayoría de los estados requieren que los corredores de bienes raíces realicen una conciliación mensual de su cuenta fiduciaria. Una reconciliaciónes el proceso de referencias cruzadas de registros financieros. Cuando una junta estatal de licencias realiza una auditoría, revisa las conciliaciones que facilitan la detección de las mezclas.

Resumen de la lección

Cuando las empresas inmobiliarias tienen que mantener dinero de sus clientes, el dinero debe depositarse en una cuenta fiduciaria. Una cuenta fiduciaria contiene dinero que pertenece a alguien que no es el titular de la cuenta. Las cuentas fiduciarias reciben un trato especial por parte de los bancos y la Corporación Federal de Seguros de Depósitos (FDIC). Los corredores de bienes raíces deben depositar el dinero de sus clientes en una cuenta fiduciaria dentro de un período específico. El propietario de una empresa de bienes raíces suele ser designado fideicomisario de la cuenta. El fiduciario es responsable de administrar la cuenta y seguir las instrucciones del beneficiario. Los beneficiariosson clientes de la inmobiliaria. Los beneficiarios suelen firmar un formulario que autoriza a la empresa inmobiliaria a retener su dinero. Cada depósito en la cuenta fiduciaria debe documentarse en el archivo del cliente y en un libro mayor de la empresa. Si un corredor mezcla fondos personales o comerciales con los fondos del cliente, es una violación de la ley. La mezcla generalmente se descubre mediante una auditoría realizada por una junta estatal de licencias. Durante una auditoría, una revisión de las conciliaciones de la empresa verificará los fondos que se han depositado y retirado de la cuenta fiduciaria. Si se descubre una infracción, los corredores de bienes raíces pueden estar sujetos a multas o perder su licencia para vender bienes raíces.

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