Usar Kanban para la gestión de proyectos

Antecedentes

Lindsay ha trabajado como directora de proyectos durante más de una década y recientemente asumió el rol de consultora. Uno de sus principales propósitos al trabajar con equipos es ayudarlos a decidir la mejor metodología de gestión de proyectos a utilizar. Su cliente actual es una empresa de desarrollo de software. Ella cree que una metodología ágil, específicamente Kanban, es el mejor enfoque para ellos.

Gestión de proyectos

Lindsay primero discute con el equipo lo que cae bajo el paraguas de la gestión de proyectos. A menudo, los equipos con los que trabaja tienen muchas responsabilidades, que pueden estar o no relacionadas con el proyecto. El tipo de trabajo que pretende ayudarles a gestionar implica un resultado específico, no rutinario, las acciones o funciones que lo producen y el plazo definido en el que esto ocurre. Para ayudar a su cliente a comprender, hace la distinción entre un sitio web que podrían crear, que sería un proyecto, y las funciones cotidianas que implican el uso del sitio web, que no sería un proyecto.

Administrar el proyecto primero implica pasar de una idea o concepto a definir el trabajo y hacer un plan. A partir de ahí, se completa el trabajo, se verifica que el trabajo está completo y se toman las medidas necesarias para finalizar el proyecto. Las principales áreas de enfoque incluyen el alcance, el marco de tiempo y el producto. La recomendación de Lindsay de Kanban como metodología se basa en estas áreas.

Kanban

Antes de que Lindsay detalle cómo Kanban maneja el alcance, el marco de tiempo y el producto de un proyecto, les da un trasfondo de Kanban y lo que intenta lograr. Kanban es una metodología de proyecto ágil. Agile es un enfoque de proyectos que busca ofrecer una alternativa a las metodologías tradicionales. En lugar de poner énfasis en el proceso basado en documentos, enfatiza las interacciones entre el equipo y el cliente y crea un producto de calidad de manera eficiente.

Hay varias metodologías utilizadas para implementar Agile. Si bien cada uno tiene un enfoque compartido en las personas y el producto, Kanban es único entre ellos en términos de proceso. Su identificador principal es un flujo continuo con límites en varios puntos para identificar y eliminar cuellos de botella, así como maximizar la eficiencia del equipo. Esta eficiencia maximizada permite que todo el equipo se sienta utilizado durante todo el proceso y conduce a una mayor calidad del producto producido en intervalos más cortos y frecuentes.

Alcance

Una vez que Lindsay ayuda a darle a su cliente los antecedentes de cómo enfoca la gestión de proyectos y Kanban, pasa a los detalles de cómo se usa Kanban en cada aspecto de la gestión de proyectos. La primera área que analiza tiene que ver con el alcance.

Desde la perspectiva de Lindsay, el alcance es representativo del trabajo del proyecto o de los diversos requisitos necesarios para realizar el proyecto. Kanban, como muchas metodologías ágiles, divide el trabajo del proyecto para que sea más pequeño y más manejable, tomando la forma de historias de usuario. Las historias de usuario detallan la funcionalidad deseada para usuarios específicos.

En Kanban, las historias de usuario se muestran visualmente para el equipo en tarjetas y se muestran en un tablero Kanban , que captura el trabajo que está disponible para que el equipo trabaje, así como el trabajo que el equipo ha asumido. Visualizar el trabajo y el alcance del proyecto es un componente clave de Kanban, que ayuda a mantener el enfoque y el compromiso del equipo para completar el trabajo en un período de tiempo razonable.

Periodo de tiempo

La discusión de completar el trabajo del proyecto es la transición de Lindsay a lo siguiente que considera un aspecto clave de la gestión de proyectos, que es el marco de tiempo. En las metodologías de proyectos tradicionales, el plazo es la duración del proyecto. Sin embargo, en Kanban, el marco de tiempo, al igual que el trabajo del proyecto, está desglosado.

Se utiliza un flujo continuo para completar las historias de los usuarios. El flujo está marcado por puntos de progreso, generalmente trabajo que está listo para ser asumido, trabajo que está en progreso y trabajo que se ha completado. Estas descripciones de alto nivel pueden dividirse en descripciones de progreso de nivel inferior, pero el concepto es coherente. Cada historia de usuario se mueve o fluye a través de los puntos de progreso. Es continuo en el sentido de que no hay puntos de inicio o finalización específicos para el flujo.

La única interrupción que podría ocurrir se debe a otro sello distintivo de Kanban, que es un límite de trabajo en curso o WIP . El límite de WIP especifica un número máximo de historias de usuario que pueden estar en un estado específico de progreso al mismo tiempo. Si un punto posterior en el flujo ha alcanzado el número máximo de historias de usuario, el trabajo desde un punto anterior no puede continuar avanzando. Por ejemplo, si el límite de trabajo en curso para En curso es cinco y hay cinco historias de usuarios en curso, no se pueden tomar historias de usuarios adicionales hasta que al menos una se mueva hacia adelante.

Producto

Lindsay utiliza los límites de WIP como punto de partida para el último aspecto de la gestión de proyectos en el que pretende centrarse, que es el producto. El propósito de un límite de trabajo en curso es principalmente garantizar que se complete el trabajo. En lugar de poder comenzar nuevos elementos de trabajo continuamente, hay un punto en el que no se puede comenzar nada más hasta que se complete algo. Esto asegura que se crea un producto.

Kanban no solo garantiza que se cree un producto, sino que también enfatiza la calidad del producto. El trabajo general se completa en porciones más pequeñas e intervalos más cortos, lo que permite más comentarios. La capacidad de los clientes para proporcionar retroalimentación en las etapas críticas permite que los cambios se incorporen con menos fricción y crea un producto de mayor calidad, que beneficia a todos, desde el cliente hasta el equipo del proyecto.

Resumen de la lección

La gestión de proyectos se centra principalmente en el alcance, el plazo y el producto. Cualquier metodología o enfoque de proyectos aborda estas tres áreas, incluido Kanban , una metodología ágil . El enfoque del alcance de Kanban es dividir los requisitos del proyecto en historias de usuario y mostrarlos en un tablero Kanban . El marco de tiempo es un flujo continuo en el que las historias de los usuarios se completan, se hacen eficientes mediante un WIP o un trabajo en proceso, límite para cada etapa de progreso. El límite WIP no solo garantiza la eficiencia al asegurarse de que las historias de los usuarios progresen, sino que también mejora el producto al asegurarse de que las historias de los usuarios se completen.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador