¿Qué es la planificación de contingencias en los negocios? – Definición, ejemplo e importancia

¿Qué es la planificación de contingencia?

La planificación de contingencias consiste en desarrollar respuestas de antemano para diversas situaciones que podrían afectar al negocio. Aunque los eventos negativos probablemente vienen a la mente primero, un buen plan de contingencia también debe abordar los eventos positivos que podrían interrumpir las operaciones, como un pedido muy grande.

La importancia de la planificación de contingencias

Toda empresa tiene la posibilidad de una situación que afecte negativamente las operaciones. Si la respuesta a la situación es deficiente, podría tener un impacto dramático en el futuro del negocio, como la pérdida de clientes, la pérdida de datos o incluso la pérdida del negocio.

Un buen plan de contingencia debe incluir cualquier evento que pueda interrumpir las operaciones. Aquí hay algunas áreas específicas para incluir en el plan:

• Desastres naturales, como huracanes, incendios y terremotos
• Crisis, como amenazas a empleados o clientes, lesiones en el trabajo y accidentes en el lugar de trabajo
• Personal, como muerte de un alto directivo o miembros del sindicato en huelga
• Pérdida de datos, como pérdida debido a desastres naturales, sabotaje u otra acción criminal (como un ataque a un sitio web)
• Mala gestión, como robo, negligencia de deberes críticos o destrucción accidental
• Problemas de productos, como un pedido enorme que requiere la reasignación de recursos de la planta o la retirada de un producto

El proceso de planificación de contingencias

Hay cuatro pasos en el proceso de planificación de contingencias.

Paso 1: analizar los riesgos

Para comenzar, debemos enumerar todos los posibles eventos que podrían interrumpir las operaciones. Podemos utilizar la lista mencionada anteriormente para ayudarnos a pensar en posibles riesgos para nuestro negocio.

Paso 2: determinar la probabilidad y el impacto de los riesgos

Es posible elaborar una lista enorme de impactos potenciales, pero algunos de los eventos serán tan improbables que puede que no sea razonable incluirlos en el plan. Aquí hay un proceso para enfocarse en los eventos más críticos:

• Enumere todos los posibles eventos que podrían interrumpir las operaciones.
• Otorgue a cada uno una clasificación del 1 al 10 según su impacto en las operaciones. Por ejemplo, una explosión en la planta podría ser un 10, mientras que un incendio en una máquina específica podría ser un 3.
• Asigne a cada uno una clasificación basada en su estimación de la probabilidad de que ocurra. Podría ser útil hacer un gráfico para esto, con un 1 para indicar que podría suceder una vez cada 100 años, mientras que un 10 podría indicar que podría suceder una vez al mes.
• Multiplique la clasificación de impacto por la clasificación de probabilidad de ocurrencia para obtener una puntuación total para cada posible evento.
• Utilice las puntuaciones para clasificar los eventos. Comience a trabajar en los puntajes más altos primero en su planificación de contingencia y avance en la lista. Es posible que tenga un límite, de modo que no pierda tiempo planificando puntajes por debajo de un valor específico, ya que tendrían un impacto menor y una menor probabilidad de ocurrencia, y es posible que no valga la pena abordarlos. También puede mirar los elementos de puntaje bajo y elaborar un proceso general para abordar cualquier elemento que ocurra y que no se trate específicamente en el plan, con un cuadro de decisiones para determinar los pasos a seguir.

Paso 3: Desarrolle un proceso para cada artículo

Comenzando con los eventos de mayor puntuación, documente cada uno:

• Recuperación en caso de desastre o medidas para proteger a las personas y la propiedad durante el incidente. Esto incluiría acciones como evacuar un edificio, contactar al personal de emergencia y rendir cuentas de todo el personal.
• Continuidad o pasos para mantener el negocio operativo mientras se aborda el evento. Esto incluiría acciones como configurar un lugar de trabajo fuera del sitio, transferir líneas telefónicas y contactar a grandes clientes para informarles cuándo se entregarán sus pedidos. Piense en términos del nivel mínimo aceptable de servicios y asegúrese de que se logre ese nivel.
• Seguridad o pasos para proteger los recursos mientras se aborda el evento. Esto incluiría acciones como traer guardias para restringir el acceso a las instalaciones dañadas.

Paso 4: busque alternativas

A menudo, hay pasos que pueden mitigar los riesgos o, en otras palabras, pasos que se podrían tomar con anticipación para reducir la posibilidad o el impacto del evento. Esto incluiría acciones como limpiar la maleza de las instalaciones y comprar un seguro de interrupción del negocio. Estos pasos deben evaluarse y los pasos más rentables deben enumerarse por separado en un plan de proyecto, con una fecha de implementación.

Implementación del plan de contingencia

Una vez completado el plan, debe distribuirse a todas las personas que tienen un rol en cualquier evento incluido en el plan. También es una buena idea tener una reunión de esas personas y repasar el plan en detalle, para que sepan cuál es su función si sucede algo.

También es importante tener un método de seguimiento definido para su plan para que se completen todos los pasos que deben implementarse y para que el plan se revise con regularidad. Se debe asignar un equipo que sea responsable del plan y que se reúna de manera regular (al menos una vez al año y probablemente con más frecuencia al principio).

En cada reunión, se debe revisar el plan actual para verificar que esté completo y se debe identificar y analizar cualquier riesgo nuevo o modificado. Los planes de mitigación también deben revisarse para asegurarse de que se hayan implementado. Cuando se actualiza el plan, se debe crear un resumen de los cambios, y el resumen y el plan revisado deben distribuirse a todos los que tendrían un papel en cualquier evento incluido en el plan.

Resumen de la lección

Revisemos. La planificación de contingencias es el proceso de desarrollar respuestas por adelantado para diversas situaciones que podrían afectar a la empresa. Para proteger el negocio tanto como sea posible, es muy importante tener un plan de contingencia para mitigar cualquier problema que pueda surgir. Estos problemas pueden variar desde una pérdida de personal hasta un desastre natural importante. Tomarse el tiempo necesario para crear e implementar un plan detallado y reflexivo contribuirá en gran medida a proteger el negocio contra futuras incógnitas.

Procesos de planificación de contingencias

• Planificación de contingencias : desarrollo de respuestas de antemano para diversas situaciones que podrían afectar al negocio

Los resultados del aprendizaje

Con un conocimiento sólido de los procesos de planificación de contingencias, podría:

• Definir y enfatizar la importancia de la planificación de contingencias.
• Identificar los tipos de emergencias
• Explique los pasos del proceso del plan.
• Discutir la implementación de un plan de contingencia

Continúa con:

1. Bancario

   Toma de decisiones éticas en los negocios internacionales

   Contratar personas con ética La toma de decisiones éticas no es una tarea fácil para...

2. Administración

   Tipos de reuniones de negocios: formales e informales

   ¿Te paraliza la idea de organizar una reunión porque no sabes si debes enviar un...

3. Finanzas

   Cómo Calcular el Retorno de Inversión en Bienes Raíces

   Retorno de Inversión (ROI) en Bienes Raíces: Una Guía Completa Invertir en bienes raíces puede...

4. Contabilidad de costos

   Gestión de costos de proyectos: planificación y estimación

   Definición de la gestión de costes del proyecto Su negocio de guardería de 20 años...