¡El final está cerca!
Si eres un gerente de proyectos, no hay nada como la satisfacción que se obtiene al cumplir tus promesas al completar un proyecto. Si es gerente de programa, cerrar un proyecto constituyente es excelente porque le permite continuar agregando valor a la organización. Desafortunadamente, algunos proyectos no se cierran muy bien. Cerrar un proyecto significa que todo el trabajo se ha completado, el cliente ha aceptado el entregable y se han completado todas las funciones de gestión del proyecto.
Pasos para cerrar un proyecto
Aceptación
Hay tres pasos principales para cerrar un proyecto constitutivo. Los pasos pueden ocurrir simultáneamente, pero cada uno debe completarse antes de que el proyecto pueda considerarse cerrado. Una parte del proceso de cierre es la aceptación . La aceptación se produce cuando las partes interesadas o los clientes clave revisan el entregable y reconocen formalmente su recepción de un entregable satisfactorio.
Una segunda parte del proceso de cierre es una verificación de la finalización del trabajo. La mayoría de los planes del proyecto tienen elementos de trabajo específicos que deben completarse, y cerrar el proyecto significa verificar que todo el trabajo se haya completado como se describe en el plan del proyecto.
Finalmente, cerrar un proyecto requiere asegurarse de que se hayan completado todas las tareas de gestión. Por lo general, estos son asuntos administrativos como desmovilizar al equipo del proyecto, finalizar los arreglos con los subcontratistas y asegurar el funcionamiento adecuado de las actividades de monitoreo en curso.
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Conciliación con las metas del programa
Cuando un proyecto constituyente se cierra adecuadamente, un gerente de programa puede evaluar el producto final y asegurarse de que esté dentro del alcance del programa. A diferencia de un proyecto, un programa no siempre tiene una fecha de finalización o una fecha límite fija. Esto significa que los gerentes de programa deben monitorear constantemente los proyectos constituyentes para asegurarse de que aún agreguen valor y logren el objetivo general del programa.
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Captura de lecciones aprendidas
Durante el transcurso de un proyecto, se genera una gran cantidad de conocimiento. Parte de este conocimiento es específico del proyecto, pero la mayor parte es aplicable a proyectos y programas futuros. Parte del cierre de un proyecto implica verificar que este conocimiento se haya recopilado y archivado correctamente.
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¿Por qué cerrar proyectos?
Eternidad
Algunas personas creen en la inmortalidad, pero los proyectos no deberían ser inmortales. Una consecuencia de no cerrar adecuadamente un proyecto es que parece vivir para siempre. Desafortunadamente, en muchos casos un proyecto está muy cerca de estar completamente completo, pero luego entra en un estancamiento perpetuo. Dado que se han completado las grandes tareas y se han alcanzado todos los hitos, es fácil volverse complaciente y relajar el proyecto. Cuando esto sucede, el proyecto parece continuar para siempre, casi terminado, pero nunca del todo terminado. Cerrar un proyecto ayuda a garantizar que el proyecto finalice cuando se supone que debe hacerlo en lugar de vivir para siempre.
Huérfanos
Un segundo riesgo asociado con la imposibilidad de cerrar un proyecto es la posibilidad de un huérfano . Los huérfanos ocurren cuando se completa un proyecto, pero las cosas no han vuelto a la «normalidad». Si quisiera construir una presa, tendría que crear un camino alternativo para el agua hasta que su proyecto estuviera terminado. Luego puede cerrar el canal alternativo y dejar que el lago detrás de la presa se llene. No tendría mucho sentido construir la presa, pero nunca cerrar el bypass. Eso es lo que sucede en un producto huérfano. Cerrar un proyecto ayuda a garantizar que las cosas vuelvan a la normalidad.
Desacuerdos y disputas
Un tercer riesgo de no cerrar un proyecto es una mayor probabilidad de disputa. Parte del cierre de un proyecto es asegurarse de que las partes interesadas estén satisfechas con el entregable y que acepten formalmente el entregable como el producto final del proyecto. Cuando no se obtiene esta aceptación, es más fácil que surjan disputas, incluidas las relacionadas con la facturación o el pago. Con demasiada frecuencia, la falta de cierre de un proyecto da como resultado que una parte interesada pida «una cosa más» una y otra vez hasta que se cierre.
En algunos casos, el riesgo de disputas importantes puede reducirse aún más cuando las fases del proyecto se cierran mientras el proyecto aún se está trabajando. Cuando se alcanza un hito, los gerentes de proyecto deben considerar si es apropiado iniciar cualquier actividad de cierre en ese momento en lugar de demorar hasta la conclusión del proyecto. Se ha demostrado que esta táctica reduce las disputas sorpresivas al final del proyecto.
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Proyectos terminados
Hasta ahora, nos hemos concentrado solo en proyectos que deben cerrarse porque están completos, pero algunos proyectos terminan de manera diferente. En algunos casos, se dará por terminado un proyecto . Un proyecto terminado es un proyecto que se detiene y posteriormente se cierra sin haber producido su entregable. En algunos casos, un proyecto que está en progreso se vuelve discutible o irrelevante. Una empresa de contabilidad en medio de un proyecto para actualizar sus aplicaciones empresariales podría terminar el proyecto si la empresa es comprada por otra organización que ya tiene sus propias aplicaciones. Las razones negativas son las causas más comunes de terminación. La falta de financiamiento, los cambios regulatorios y los obstáculos imprevistos son razones comunes por las que un proyecto podría terminarse prematuramente.
Incluso cuando se da por terminado un proyecto, aún debe cerrarse adecuadamente. Obviamente, el componente de lecciones aprendidas del cierre del proyecto es de vital importancia, ya que a menudo proporcionará información valiosa sobre lo que (si es que hubo algo) salió mal. En lugar de asegurar la aceptación formal por parte de las partes interesadas de un entregable, es importante obtener la aceptación de que todo ha sido restaurado a un estado previo al proyecto.
Resumen de la lección
Cuando se ha completado un proyecto constitutivo, se deben ejecutar una serie de pasos para cerrar el proyecto formalmente. El proceso de cierre implica verificar la finalización de todo el trabajo, la finalización de todas las tareas de gestión y asegurar la aceptación final de las partes interesadas. Aceptación es el término que describe cuando un interesado está de acuerdo en que el proyecto ha concluido como se esperaba.
Cuando los proyectos no se cierran adecuadamente, pueden volverse interminables o huérfanos . Los proyectos interminables son proyectos que están muy cerca de completarse, pero luchan por cruzar la línea de meta. Los huérfanos ocurren cuando un proyecto se ha completado, pero la organización no ha vuelto a las operaciones normales.
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