Programas versus proyectos
La diferencia entre proyectos y programas es que la gestión del programa se ocupa de un conjunto de proyectos constitutivos que contribuyen todos a los objetivos generales del programa. A veces, un objetivo es demasiado grande para que lo maneje un solo proyecto y debe dividirse en un conjunto de proyectos relacionados, llamados proyectos constitutivos . La responsabilidad del administrador del programa es supervisar los proyectos dentro de ese programa para asegurarse de que todos se mantengan encaminados para lograr esa parte del objetivo del proyecto.
Por ejemplo, construir un avión es una gran tarea, pero se puede dividir en proyectos para construir un fuselaje, alas, motores e interior. Cada proyecto individual tiene el objetivo de unirse para hacer un avión funcional.
Importancia de los programas y proyectos de cierre
Con demasiada frecuencia, una vez que se entrega el producto o servicio final, la gente quiere dejar atrás ese proyecto y comenzar a trabajar en el siguiente. Sin embargo, como verá, los pasos para cerrar el programa actual permitirán un medio para evaluar, hacer la transición y mejorar con el tiempo. Sin el proceso de cierre , el papeleo (como las garantías) se perdería, las lecciones aprendidas serían desconocidas para otros, las oportunidades de mejora se perderían y la transición final incluiría más preguntas que respuestas.
Pasos para cerrar un programa
Según el Project Management Institute (PMI), hay cinco pasos para cerrar un programa:
- Analizar el análisis de desempeño del programa
- Obtenga la aprobación de las partes interesadas para el cierre
- Ejecutar proyectos de transición / cierre o programa y constituyentes
- Realizar una reunión posterior a la revisión para conocer las lecciones aprendidas
- Informar las lecciones aprendidas y las mejores prácticas para la mejora organizacional
Analizar el desempeño del programa
Los planes y valores iniciales desarrollados en el estatuto del programa deben compararse con los resultados reales , así como con las comparaciones de alcance, costo, cronograma y otros recursos utilizados para determinar qué tan bien el programa cumplió con sus objetivos. Sin una evaluación del desempeño del programa, nadie en la organización sabrá la efectividad del programa o las personas responsables de asegurar su finalización.
Obtenga la aprobación de las partes interesadas
Las partes interesadas son las que aprueban el programa y los proyectos constituyentes en primer lugar y comprenden lo que se espera como resultado final. Tienen la autoridad sobre los fondos y le dan al Gerente del Programa la autoridad para realizar sus funciones. Una vez que se completa el análisis del programa, el Gerente del Programa informará a las partes interesadas sobre el desempeño general y los entregables del programa. Si las partes interesadas están de acuerdo en que se han cumplido todos los objetivos y se han realizado todos los entregables, entonces pueden dar la aprobación para que el Gerente del Programa inicie el resto de las actividades de cierre.
Ejecutar transición
La transición es cuando las actividades involucradas en los procesos que se están realizando se entregan a los usuarios finales, quienes asumirán esas tareas como parte de sus funciones normales. La transición también incluye la transferencia de responsabilidad y trámites relacionados con el programa y los proyectos constituyentes. Uno de los elementos más comunes es el papeleo de la garantía para que los usuarios finales puedan trabajar directamente con los fabricantes y / o proveedores de servicios si surgen problemas después del tiempo de transición.
La transición también incluye el archivo de la documentación del programa para que quienes la necesiten puedan acceder a ella en el futuro.
Llevar a cabo una reunión posterior a la revisión
Los miembros del equipo del programa deben ser convocados para una última reunión en la que se les pedirá que den su opinión desde su perspectiva sobre las cosas buenas y malas que ocurrieron durante el proyecto y / o su proyecto respectivo. El Gerente del Programa también permitirá que los miembros del equipo sepan qué tan bien lo hicieron en el cumplimiento de los objetivos del programa brindándoles la información obtenida del análisis de desempeño del programa. Las lecciones aprendidas se documentarán y deben compartirse con cualquier persona que emprenda un proyecto similar en el futuro.
Informar sobre las lecciones aprendidas
Todos los pasos mencionados son importantes, pero no benefician a nadie, excepto al Administrador del programa, a menos que se compartan con otros. Las lecciones aprendidas son un medio para que otros sepan de los posibles errores que se pueden cometer y cómo evitarlos en el futuro. Además, las cosas que funcionaron bien durante el programa se pueden convertir en nuevos puntos de referencia (mejores prácticas) para que otros puedan beneficiar a la organización en su conjunto.
Cada organización debe tener un repositorio (una especie de biblioteca) donde los gerentes de programas y proyectos pueden ir para buscar cómo fueron las cosas en proyectos similares que ocurrieron en el pasado. Un Gerente de Programa inteligente utilizará la información (lecciones aprendidas y mejores prácticas) de proyectos pasados en un intento de asegurar que el programa funcione sin problemas y que pueda considerarse un éxito desde todos los ángulos.
Resumen de la lección
Los programas se componen de un conjunto de proyectos constitutivos (relacionados) hacia un objetivo común. Una vez que se completa un programa, el proceso de cierre es fundamental para garantizar una transición sin problemas y que la información se mantenga para mejorar la organización. Los pasos para cerrar un programa son: realizar un análisis de desempeño del programa, obtener la aprobación de las partes interesadas para el cierre, realizar la transición a los usuarios finales (organización funcional), realizar una reunión posterior a la revisión y registrar las lecciones aprendidas.
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