Creación de una agenda de reunión práctica

Una agenda eficaz es esencial

Si usted es responsable de una reunión, la creación de una agenda de reuniones práctica , que describa los objetivos de la reunión, puede hacer que la reunión sea más sencilla y mantener a todos concentrados. Cuando hay muchas personas de diferentes departamentos, es fácil que una reunión se descarrile y pierda el enfoque. Con una agenda, una reunión puede ser más efectiva y puede asegurarse de que se cubran todos los temas necesarios.

Por ejemplo, si se está preparando para la reunión de administración semanal, habrá muchos temas de varios departamentos que deben discutirse. Al preguntar a cada participante si tiene un tema que debe agregarse a la agenda con anticipación, puede tener una buena idea de lo que cubrirá la reunión y cuánto tiempo programar para cada tema. Esto ayuda a mantener la reunión en movimiento y evita que el grupo se atasque en una discusión sobre un tema que dure más de lo necesario.

Proporcionar los elementos de la agenda al organizador de la reunión varios días antes de la reunión ayudará a garantizar que la agenda tenga todos los temas necesarios. Esto requiere que piense con anticipación y determine si necesita agregar algo a la discusión. La agenda debe distribuirse a todos los participantes al menos uno, si no dos, días antes de la reunión. Esto permite que cada persona tenga tiempo para revisar la agenda, prepararse para los problemas que se abordarán y traer la información adecuada que pueda ser necesaria. Ser un participante activo requiere estar preparado con los datos, aportes y conocimientos correctos. Solo puede estar listo si tiene suficiente tiempo antes de la reunión para ordenar sus pensamientos y hechos.

Elementos de una agenda

Una agenda empresarial debe tener varias secciones.

1. Asistentes: Esto enumera a todos los que se espera que asistan. Esto puede ser muy importante cuando se toman decisiones que afectan a varios departamentos. Si un departamento no está representado, es posible que sea necesario discutir el tema en un momento posterior cuando todas las partes necesarias estén presentes.

2. Elementos pendientes: estos son elementos de acción o temas de discusión que no se completaron en la última reunión y necesitan una revisión adicional. Puede ser tan breve como verificar si el artículo está completo o si se ha avanzado. Imaginemos que estás en el comité de la fiesta navideña. Un elemento de acción puede ser «Buscar una ubicación». En la próxima reunión, uno de los miembros del comité anuncia que se ha seleccionado una ubicación, por lo que este elemento de acción está completo. Este elemento es muy importante para el éxito de la fiesta y estuvo en la lista de elementos de acción hasta que se finalizó.

3. Elementos nuevos: estos elementos son proyectos nuevos, problemas que deben solucionarse o problemas nuevos que deben discutirse con el equipo. Volviendo a nuestro ejemplo de planificación de fiestas navideñas, digamos que la reunión de su comité está programada para la próxima semana y le pide al organizador de la reunión que agregue ‘Seleccionar un menú’ a la agenda. Esto significa que discutirá qué tipos de alimentos se servirán y finalizará el menú para la fiesta.

Otros detalles importantes

Una agenda eficaz proporciona información adicional para mantener el rumbo de la reunión. Esto incluye cuánto tiempo se espera que tome cada tema. Por ejemplo, la selección del menú para nuestro ejemplo de fiesta de vacaciones puede tener 10 minutos asignados a la discusión. El organizador de la reunión es responsable de mantener a todos en el camino correcto y hacer que la conversación avance hacia una decisión dentro del marco de tiempo programado. Si alguien no está administrando el tiempo, una simple conversación sobre comida podría terminar tomando 45 minutos o más. Tener un límite de tiempo específico ayuda a mantener el rumbo de la reunión.

La agenda también debe indicar quién es responsable de cada tema de discusión. Esta puede ser la persona que pidió que se agregara el tema a la agenda. Puede ser alguien totalmente diferente. Digamos que usted es responsable de la comida para la fiesta y una persona diferente se encarga del tema y la decoración. Le pide al organizador de la reunión que agregue ‘Seleccionar un tema’ a la agenda porque necesita saber cuál será el tema de la fiesta antes de poder elegir la comida. No estás a cargo del tema. Por lo tanto, cuando se prepara la agenda, se agrega el nombre apropiado a la discusión sobre la selección de un tema.

Elementos improvisados

¿Qué sucede cuando las personas recuerdan repentinamente cosas que necesitan discutir que no están en la agenda? La agenda debe tener una sección para asuntos urgentes que deben ser discutidos pero que no fueron planeados. Estos son temas de última hora que no pueden esperar a la próxima reunión. Un ejemplo puede ser que el dueño del negocio lo detuviera en el pasillo camino a la reunión de planificación de las vacaciones. Ella le explicó que tenía que estar fuera de la ciudad el día de la fiesta y necesita que la fiesta se traslade a otro día. Este es un problema que puede cambiar otras decisiones y debe abordarse de inmediato. No tuvo tiempo para agregarlo a la agenda y tener tiempo programado para la discusión porque la conversación ocurrió minutos antes de que comenzara la reunión.

Resumen de la lección

Una agenda de reuniones práctica es esencial para una reunión eficaz. Debe prepararse con anticipación y distribuirse a los participantes para que lo revisen antes de la reunión. La agenda debe tener varios componentes clave: una lista de asistentes , una sección de temas pendientes , temas nuevos y temas de última hora. Cada componente debe tener una persona responsable de liderar la discusión y un tiempo estimado para cada tema. Esto ayuda a mantener el rumbo de la reunión y da tiempo para discutir cada tema.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador