La regla 80/20 y la gestión del tiempo

El principio de Pareto

Probablemente estará de acuerdo en que no todos pueden trabajar a plena capacidad el 100% del tiempo. Por extensión, podemos decir que solo un porcentaje de sus esfuerzos se llevará a cabo a plena capacidad. Y por extensión adicional, podemos decir que este porcentaje representará una gran parte de sus ganancias.

Esta lógica, por así decirlo, está relacionada con algo conocido como el Principio de Pareto , que más comúnmente se ha llamado la regla 80/20 . Aprendamos qué es esto y cómo se aplica a la gestión del tiempo.

¿Qué es la regla 80/20?

La regla 80/20 es bastante simple de definir. En resumen, el 20% de tus esfuerzos acabará produciendo el 80% de tus resultados. Por lo tanto, debe administrar su tiempo de manera que se centre en ese 20% en lugar del otro 80% o de manera uniforme en todo el 100%.

La regla 80/20 se puede simplificar en tres pasos clave:

1. Identifique cuáles son sus objetivos o resultados clave.
2. Aplica la regla 80/20 para priorizar tus tareas.
3. Proteja las actividades más importantes de las menos importantes.

Aplicarlo a la gestión del tiempo

Usar la regla 80/20 puede ayudarlo a administrar mejor su tiempo. Repasemos un escenario de caso de exactamente cómo esto puede ser cierto.

Jake es dueño de su propia pequeña empresa. Sabe que sus objetivos clave en este momento son adquirir nuevos clientes y encontrar un nuevo contador para administrar las finanzas de su empresa, paso 1 de la implementación de la regla 80/20. Ahora que sabe cuáles son sus metas y objetivos, necesita administrar su tiempo con respecto a cualquier información o tarea entrante que pueda afectarlo para lograr estas metas.

Entonces, ahora pasa al paso 2. Va a desarrollar un sistema mediante el cual pueda priorizar cualquier información o tarea entrante. Por ejemplo, además de dirigir su pequeña empresa, Jake tiene muchas otras tareas en las próximas semanas, como leer revistas especializadas. Los va a priorizar para gestionar su tiempo en las siguientes categorías:

• A, para las tareas más importantes, el 20% que le llevará a sus objetivos clave. Jake necesita establecer un límite de tiempo para estas actividades. Por ejemplo, una de esas tareas podría ser comercializar su producto para conseguir nuevos clientes o hacer una lista de trabajos para conseguir ese contador.
• B, para las tareas algo importantes, el 60% de ellas. Esto podría ser aprender algo nuevo y útil sobre su campo de negocios leyendo una revista especializada.
• C, las tareas menos importantes, el 20% inferior. Esto podría ser algo así como revisar su correo electrónico sobre un pequeño problema técnico en el sitio web que debe solucionarse (y puede esperar).

Ahora que Jake ha aplicado la regla 80/20 en términos de priorizar sus tareas, necesita proteger estas tareas de alta prioridad de las menos importantes. Lo hace al reservar tiempo para las tareas en A con anticipación, en lugar de postergar las cosas y tratar de encontrar tiempo más adelante.

Lo hace programando tiempo para sus tareas más importantes que tienen el mayor impacto en el logro de sus objetivos finales. Por supuesto, él sabe que un horario rígido no sobrevivirá a la extraña curva que se le presentará, por lo que programa en espacios de espacio aquí y allá que le permitirán mover las cosas solo para tal ocasión.

Además, Jake siempre filtra cualquier solicitud de su tiempo y atención en función de los objetivos de A. Si está trabajando en un plan de marketing (un objetivo / tarea clave), ignora un nuevo correo electrónico sobre ese error del sitio web, que se encuentra en el 20% inferior de tareas, hasta que haya completado todo lo programado para A.

Todo esto es importante para la gestión del tiempo porque es muy fácil para todos pasar una buena parte de nuestro tiempo leyendo sin pensar las noticias o respondiendo inmediatamente correos electrónicos o mensajes de texto completamente inútiles. Claro, responder rápidamente un correo electrónico inútil de un colega podría proporcionarnos rápidos estallidos de euforia de lograr algo (¡cualquier cosa!) Logrado y recibir agradecimiento por nuestra rápida respuesta. Sin embargo, desvían nuestro tiempo y atención de nuestras tareas y objetivos más importantes al mismo tiempo.

Resumen de la lección

La regla 80/20 , a veces conocida como el Principio de Pareto , básicamente establece que el 20% de sus esfuerzos terminan produciendo el 80% de sus resultados. Por eso es importante administrar su tiempo de una manera que enfoque su atención en los esfuerzos clave que producirán la gran mayoría de sus resultados. Puede administrar su tiempo de esta manera a través de tres pasos clave:

1. Identificar sus objetivos clave
2. Aplicar la regla 80/20 para priorizar sus tareas
3. Protegiendo sus actividades más importantes de las menos importantes

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