Construyendo relaciones entre gerentes y partes interesadas del proyecto

Acto de equilibrio

Gary ha sido contratado recientemente como director de proyectos para una empresa de arquitectura. Supervisará el desarrollo de un nuevo edificio. Habiendo gestionado previamente varios otros proyectos, Gary conoce bien cómo negociar con proveedores, gestionar un equipo y establecer un presupuesto. Un área con la que siempre ha tenido dificultades para lidiar ha sido el desarrollo y la construcción de relaciones con las partes interesadas del proyecto.

Sabe que debe lograr un equilibrio entre mantener todo centrado en los objetivos del proyecto y asegurarse de que las partes interesadas estén informadas e incluidas, pero es mucho mejor en las habilidades orientadas a tareas que en las centradas en las relaciones.

Sin embargo, es importante mantenerse orientado a los objetivos con el proyecto y asegurarse de que todos se unan detrás del proyecto para crear un resultado que valga la pena. Desarrollemos un manual que Gary pueda usar para trabajar en el lado de la construcción de relaciones en la gestión de proyectos.

¿Quiénes son las partes interesadas?

Quizás se esté preguntando, «¿Quiénes son las partes interesadas del proyecto de todos modos?» Las partes interesadas incluyen a cualquiera que tenga interés en que el proyecto se complete. Eso podría incluir miembros del equipo del proyecto, inversores e incluso clientes. No identificar a las partes interesadas e involucrarlas adecuadamente puede provocar una gran cantidad de dolores de cabeza, desde la falta de requisitos clave para el proyecto hasta la negligencia de incluir las ideas de los demás.

Una forma sencilla de averiguar quiénes son sus partes interesadas (si aún no está seguro) es simplemente comenzar a hacer una lista de todas las personas que cree que podrían verse afectadas por el proyecto. Una vez que cree esa lista, diríjase a esas personas, escúchelas e incluso pregúnteles si hay otras partes interesadas que haya olvidado.

Preste especial atención a las partes interesadas que tienen el potencial de tener más poder e influencia sobre su proyecto que otros. Sí, es importante comprometerse con todo tipo de partes interesadas, pero aquellos que pueden descarrilar su proyecto, necesitan más aportes o tienen el potencial de retrasarlo para alcanzar sus metas deben manejarse con especial cuidado. Trabaje duro para asegurarse de que esas relaciones sean de primera categoría.

Importancia de las relaciones con las partes interesadas

Entonces, ahora que sabe quiénes son sus partes interesadas, es hora de comprender POR QUÉ necesita mantener esas relaciones sólidas.

Participa cara a cara

Claro, es fácil enviar un mensaje de texto o un correo electrónico a alguien, pero aún no tiene el poder que puede tener una conversación cara a cara. Participar en conversaciones personales en las que realmente llegue a conocer a la otra persona hará que sea más fácil trabajar con ella a lo largo de la vida del proyecto. La relación y la camaradería que establezca pueden significar la diferencia entre terminar a tiempo y por debajo del presupuesto y sufrir retrasos y excesos.

Generar confianza

Esas reuniones cara a cara son un buen lugar para comenzar a generar confianza en su relación con una parte interesada. Por encima de todo, las partes interesadas quieren ser escuchadas y entender que realmente están siendo escuchadas y consideradas en el proyecto final. Si puede establecer ese tipo de relación abierta, las partes interesadas estarán más dispuestas a compartir sus conocimientos y necesidades con usted. Hágales preguntas puntuales sobre cuál será el resultado exitoso del proyecto y cuáles son sus preocupaciones ahora y más adelante. Descubra cómo prefieren que se les notifique sobre el progreso o los cambios del proyecto.

La comunicación es secundaria

Ese titular puede hacer que te detengas, pero es cierto. Aunque la comunicación es muy importante para establecer relaciones con las partes interesadas del proyecto, las características mucho más importantes son comunicarse con claridad y ser honesto.

Las partes interesadas que descubran que ha sido deshonesto, que retuvo información o que no transmitió los detalles con claridad perderán su confianza en usted. Si las cosas van bien, dígalo. Pero, si algo se encuentra en un obstáculo, comparta esa información también. La presentación de informes periódicos a las partes interesadas puede garantizar que todo se mantenga al descubierto. Programe también reuniones periódicas para informar a las partes interesadas sobre los hitos o retrasos.

Demuestre su competencia

Las partes interesadas quieren entender que la persona encargada de administrar el proyecto es competente para hacerlo. Comunicarse de manera clara y regular, cumplir los objetivos, administrar a los miembros del equipo, adherirse a un presupuesto y las otras responsabilidades de la administración de proyectos realizadas de manera consistente demostrarán que usted es un administrador de proyectos capaz. En resumen, trabaje duro y cumpla con los requisitos de su proyecto, y sus partes interesadas apreciarán su esfuerzo.

Resumen de la lección

El trabajo de un gerente de proyecto es un equilibrio entre el cumplimiento de los objetivos del proyecto y la construcción y gestión de relaciones con las partes interesadas del proyecto para mantener a todos en la misma página. Identifique a las partes interesadas compilando una lista de todas las personas afectadas por el proyecto y luego hablando con cada una. Dedique el mayor tiempo posible a involucrar a las partes interesadas que ejercen el mayor poder e influencia sobre su proyecto. Puede hacer esto participando en conversaciones cara a cara y trabajando para generar confianza al hacer preguntas y escuchar realmente sus preocupaciones.

Concéntrese en la claridad y la honestidad en sus conversaciones con las partes interesadas y demuestre su competencia como gerente de proyectos al completar de manera efectiva y eficiente las responsabilidades de su trabajo.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador