Participación del equipo para una carta del equipo
Desarrollar un estatuto de equipo es un gran paso para asegurarse de que su proyecto se desarrolle sin problemas. Este documento organizacional mantiene a los miembros del proyecto en el objetivo al establecer cómo se ejecutará un proyecto y garantizar que las líneas de comunicación permanezcan abiertas. Si bien un proyecto es muy nuevo, el gerente de proyecto debe reunir a todos los miembros del equipo y las partes interesadas necesarias para formular el estatuto del equipo. Esto permite que todos los involucrados en el proyecto tengan total aceptación sobre cómo se ejecutará el proceso. La carta del equipo debe incluir secciones específicas que el equipo definirá en conjunto, y las veremos ahora.
Alcance del proyecto
Primero, el equipo debe discutir el alcance del proyecto y lo que están tratando de lograr. Es necesario que todos los miembros del equipo estén de acuerdo en avanzar en una dirección determinada. Esa dirección y los pasos involucrados deben documentarse. Por ejemplo, determinar el alcance del proyecto podría significar detallar la creación del producto, la prueba del producto para asegurarse de que funciona y la capacitación de quienes lo utilizan. Un alcance es importante porque, usando este ejemplo, si ciertos miembros del equipo creen que el alcance no incluye capacitación sobre el producto, habría una brecha en la comunicación.
Roles
Identificar a todos los miembros del equipo y sus roles es un paso necesario. Todos los miembros del equipo tienen roles específicos que desempeñan en un proyecto. Estos roles deben identificarse y reconocerse. Los ejemplos de roles podrían incluir un arquitecto, un desarrollador, un evaluador y quizás un escritor técnico. Con cada rol identificado, el estatuto del equipo podría ir más allá e incluir las responsabilidades de cada rol, para que no haya malentendidos sobre quién hace qué. Los roles también pueden tener miembros de respaldo. La identificación de todos los roles del proyecto y las personas asignadas a cada rol ayuda a proporcionar la aceptación y el compromiso del proyecto de todos los jugadores del equipo. Con cada función documentada, los miembros del equipo pueden identificarse fácilmente entre sí y saber qué función desempeñan.
Plan de comunicación
El plan de comunicación , o cómo cada miembro informará su progreso, también debe documentarse. La frecuencia de los informes también debe documentarse para que los problemas no resueltos no se pierdan. En la ‘Metodología de proyectos ágiles’, se recomienda que el equipo se reúna diariamente. Todos los miembros se reúnen brevemente para compartir lo que lograron el día anterior y lo que esperan lograr ese día. Además, informan de cualquier obstáculo que bloquee su progreso. Al mantener la comunicación frecuente, nada se pasa por alto ni se olvida.
Además, muchos proyectos tienen lo que llaman reuniones de pie. Cada miembro del equipo se une al stand-up para escuchar el progreso del equipo. Las reuniones de pie se llaman así porque son breves (por lo general, no más de 15 minutos), por lo que los participantes a menudo se ponen de pie. Todos dan su estado, y si hay un problema que alguien necesita informar, solo aquellos que están involucrados se quedan después de la reunión para resolver el problema.
¿Qué es el Trabajo en Equipo?
El plan de comunicación también documenta el punto de contacto (POC). El punto de contacto es la única persona a la que deben acudir los miembros del equipo cuando necesiten ayuda. Digamos que dos miembros del equipo tienen una pregunta sobre el cálculo dentro de un gráfico en particular. Luego, se contactaría al POC para ayudar a aclarar la confusión. Normalmente, el POC es el director del proyecto, pero también puede ser el analista empresarial. Con el POC, el equipo conoce un lugar donde pueden resolver los problemas.
Resultado final deseado
El resultado final deseado del proyecto también debe ser documentada. Esto le da al equipo un objetivo a alcanzar. Si el objetivo está documentado, todos los miembros del equipo pueden comprender la dirección del proyecto y qué tareas deben completarse antes de la fecha de finalización del proyecto. Si un miembro del equipo completa sus responsabilidades pero no se ha completado todo el proyecto, ese miembro del equipo debe permanecer involucrado en el proyecto. Esta persona básicamente puede animar a los demás. Cuando finalmente se logra el resultado final, todo el equipo puede celebrar la victoria y ¡tener una fiesta!
Resumen de la lección
Los estatutos del equipo son documentos organizacionales que ofrecen una manera clara de lograr que los miembros del equipo trabajen juntos de manera eficiente y efectiva. Desde el principio, los miembros del equipo saben qué papel desempeña cada uno y esto genera compromiso. Una vez que un equipo ha pasado por el proceso de decidir el alcance de un proyecto, determinar la dirección del proyecto, desarrollar un plan de comunicación y establecer cuál será el resultado final, tendrán un proyecto bien definido.
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