Medir el éxito del programa
Imagina que te han contratado como nuevo director de programa en Dream Team Builders. La compañía está implementando un nuevo programa, que construirá un estadio deportivo de última generación en su ciudad natal. Bajo este programa, hay un grupo de proyectos relacionados que deben completarse para lograr el objetivo final del programa. Como director del programa, ¿cómo se asegura de que los proyectos constitutivos de su programa se lleven a cabo con éxito? ¿Cómo sabe qué es el éxito y cómo lo mide?
La respuesta está en los criterios de medición, que exploraremos en esta lección.
Programa versus proyecto
Antes de comenzar, repasemos brevemente algunas definiciones clave sobre proyectos y programas. Estos dos términos a menudo se confunden, así que vamos a aclararlos.
Un proyecto es una empresa temporal, o esfuerzo de trabajo, que crea un producto, servicio o resultado único.
Un programa consiste en una colección de proyectos relacionados. Estos proyectos se gestionan de forma coordinada para lograr el objetivo del programa y generar beneficios para la organización. Por ejemplo, si un programa está construyendo un nuevo estadio deportivo, sus proyectos podrían incluir la construcción de las secciones norte, sur, este y oeste del estadio.
Es importante señalar que los programas exitosos dependen de la finalización exitosa de sus proyectos constituyentes. Entonces, ¿cómo puede saber si los proyectos de su programa están funcionando bien? Necesita rastrearlos y, por lo tanto, medirlos.
Criterios de medición
Los criterios de medición son la base de todos los programas y proyectos exitosos. Cuando comenzamos un nuevo programa, a menudo no sabemos de inmediato cómo se ve el éxito o cómo debería ser. Lo difícil es que el éxito puede significar cosas diferentes para diferentes partes interesadas.
Entonces, ¿Qué haces? Para definir claramente el éxito, debe establecer criterios de medición estándar o un sistema de métricas. Estos criterios o métricas deben alinearse estrechamente con los objetivos generales del programa, así como generar resultados significativos para las partes interesadas. ¿Suena como una tarea difícil? ¡Lo es! Es por eso que los criterios de medición deben desarrollarse con mucho cuidado y, a menudo, se realiza en colaboración con las partes interesadas clave durante las etapas de planificación de un programa.
Como nota al margen: las partes interesadas clave suelen ser las personas que participan en el programa y pueden influir o se verán afectadas por la ejecución y los resultados del programa. Las partes interesadas pueden incluir una junta directiva, patrocinadores del programa y personal de administración del programa.
El proceso general para establecer criterios de medición se puede desglosar de la siguiente manera:
- Identificar y examinar las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
- Decidir las métricas que se utilizarán para el programa y sus proyectos.
- Decida los valores objetivo y los valores de umbral para estas métricas.
- Revise las métricas y sus valores con las partes interesadas para su aprobación y aceptación.
- Seleccione las herramientas y técnicas para medir y monitorear estas métricas.
Como probablemente pueda adivinar, los criterios de medición pueden incluir algunas métricas basadas en el rendimiento. Las métricas basadas en el desempeño se pueden aplicar tanto a nivel de programa como de proyecto. Por lo tanto, cuando estos criterios de medición se aplican a todos los proyectos constituyentes, permite al administrador del programa monitorear y controlar de manera efectiva el desempeño del proyecto. Esto, a su vez, puede mejorar el éxito del proyecto y, por lo tanto, el éxito del programa.
Ahora hablemos más sobre métricas y, en particular, métricas basadas en desempeño.
Métricas a nivel de proyecto
En general, las métricas son un conjunto de variables que se miden de forma cuantitativa. Cada variable tiene asignada una unidad de medida, un método de medida, una frecuencia de medida, un valor objetivo y un valor umbral.
Por ejemplo, digamos que un programa está lanzando un juguete nuevo. Una métrica puede ser la tasa de defectos medida como porcentaje (unidad). La tasa se calcularía trimestralmente (frecuencia) utilizando una fórmula (método) predefinida. La tasa objetivo puede ser del 0% (sin errores) y el umbral puede ser del 5% (una tasa superior al 5% significaría un error).
Las métricas basadas en el desempeño se enfocan en medir el progreso de un programa o proyecto comparando el desempeño real con el desempeño planeado. Las tres áreas principales en las que se mide el desempeño son:
- Costo: ¿qué tan bien se gasta el dinero en comparación con el presupuesto planificado?
- Calendario: ¿qué tan bien se está realizando el trabajo en comparación con los plazos planificados?
- Alcance: ¿se está realizando el trabajo dentro del alcance definido o hay un deslizamiento del alcance?
Tenga en cuenta que las métricas basadas en el rendimiento también se pueden medir en otras áreas, como la calidad, los recursos, etc. Pero nos detendremos aquí cuando lleguemos al final de la lección.
Resumen de la lección
Repasemos lo que hemos aprendido:
Un programa consta de varios proyectos relacionados que se gestionan de manera coordinada para cumplir con los objetivos del programa y brindar beneficios a la organización. Los proyectos son esfuerzos temporales que crean productos, servicios o resultados únicos.
Los criterios de medición son un sistema de métricas que define qué programas y proyectos tienen éxito y cómo deben medirse. Es importante destacar que los criterios de medición deben estar alineados con los objetivos del programa y las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Los criterios de medición generalmente incluyen métricas de desempeño , que brindan información sobre qué tan bien se está desempeñando un programa o proyecto. Por tanto, son herramientas críticas en el proceso de seguimiento y control. Las métricas son variables que se miden cuantitativamente.
Finalmente, las tres métricas de desempeño comunes que se pueden aplicar tanto al programa como a sus proyectos incluyen el alcance, el costo y el cronograma.
Continúa con:
- Biologia
Ideas de proyectos de huevos para bebés
Proyectos De Huevo Bebé El proyecto egg baby es una experiencia clásica para muchos estudiantes,...
- Medio ambiente y Ecología
Ideas de proyectos de algas para la escuela secundaria
¿Por qué las algas? Fue Lorine Niedecker quien una vez escribió «Me levanté de las...
- Astronomía
Usar la medición para resolver problemas del mundo real
Usar la medición para resolver problemas del mundo real ¿Alguna vez diseñó un cambio de...
- Psicología educativa
Aprendizaje basado en proyectos para estudios sociales
Definición de aprendizaje basado en proyectos El aprendizaje basado en proyectos , o PBL, es...