Criterios de salida de planificación para un programa

Publicado el 10 noviembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Una tarea genera otra

¿Alguna vez ha comenzado un proyecto con un objetivo, solo para encontrar cinco temas más que necesitan atención? Piense en una dueña de casa, Judy, que notó que las paredes alrededor de su ventana muestran evidencia de pudrirse debido a las fugas de lluvia.

Ella planea reemplazar e instalar todas las piezas necesarias, pero una vez que la renovación está en progreso, descubre que la toma de corriente debajo de la ventana no cumple con el código. Ella decide actualizar eso también.

Pero luego se da cuenta de que no es solo este tomacorriente, sino la mayoría de los componentes eléctricos de la casa que no cumplen con el código. Entiendes la idea: aumento del alcance. Lo que comenzó como un proyecto manejable de un fin de semana, ahora no tiene un final a la vista. Los requisitos presupuestarios han cambiado drásticamente, y más personas realmente ayudarían con la mano de obra adicional, lo que significa aún más costos no planificados.

Criterio de salida

En muchos contextos, pero especialmente en los negocios, es importante mantener el alcance del proyecto bajo control. Los criterios de salida son los pasos que un equipo debe completar para completar un programa.

Planificar los criterios de salida del programa es tan fácil como hacer dos preguntas:

  1. ¿De qué fase del programa estamos saliendo?
  2. ¿Cómo sabremos que hemos terminado con esta fase del programa?

Si está un poco familiarizado con la gestión de programas (gestión de varios proyectos relacionados), probablemente sepa documentar las respuestas en el documento de estrategia del programa. Echemos un vistazo a cómo podemos responderlas.

Consideraciones para los criterios de salida

Las actividades de planificación de criterios de salida suelen ser realizadas por el director del programa y la oficina del programa al principio del ciclo de vida del programa. Normalmente, cuando se definen la estrategia, el alcance, el cronograma y los requisitos de un programa.

Al considerar cómo saber cuándo se completa una fase del programa, considere en qué fase del programa se encuentra. Cada fase del programa debe tener criterios de salida documentados. De esa manera, los entregables y puntos de control esenciales al final de una fase de diseño serán diferentes a los del final de la fase de integración, etc.

Al preguntarnos ¿cómo sabremos que hemos terminado? , algunas cosas que las partes interesadas deben considerar son:

  • ¿Qué entregables deben estar completos?
  • ¿Es necesario considerar algún cumplimiento normativo?
  • ¿Se han cumplido las obligaciones contractuales?
  • ¿Se han cumplido los estándares de rendimiento o calidad?
  • ¿Se han abordado satisfactoriamente los problemas y riesgos documentados?

Esta no es de ninguna manera una lista completa. Siempre habrá cosas a considerar que son exclusivamente específicas de un programa. La mejor lista de criterios de salida intentará anticipar las áreas que probablemente sean especialmente difíciles. Trate de involucrar a personas que hayan tenido experiencia en programas similares anteriores para ayudar a identificar dichas áreas.

Revisión de la puerta de salida

Una revisión de la puerta de salida es el evento específico, generalmente mencionado en el cronograma del programa, que evalúa formalmente si se cumplieron los criterios de salida. En una reunión con todas las partes interesadas del programa, el administrador del programa recorrerá la lista de criterios de salida para determinar si se han cumplido todos.

Para cualquier criterio que no se haya cumplido, se desarrolla un plan de acción. El plan de acción identifica los pasos que deben tomarse para garantizar que se cumplan los criterios. Asigne a una persona que sea responsable de garantizar que el plan de acción se ejecute según lo previsto y los resultados se comuniquen a todas las partes interesadas.

Al final de la revisión de la puerta de salida, el administrador del programa determina si:

  • el consenso de las partes interesadas considera la fase completa
  • el programa no debe continuar en la siguiente fase debido a criterios críticos de salida insatisfechos.

Salida condicional

Para mantener el cronograma del programa en marcha, no es raro salir de la fase actual aunque no se cumplan todos los criterios de salida. Esto se conoce como salida condicional y ocurre cuando las partes interesadas se sienten cómodas con la suposición de que cualquier plan de acción se ejecutará según lo previsto. El director del programa es responsable de cualquier seguimiento necesario para confirmar la finalización del plan de acción.

Resumen de la lección

Los criterios de salida son los pasos que un equipo debe completar para completar un programa. El establecimiento y, en última instancia, la revisión de los criterios de salida para cada fase del programa permite que el equipo del programa se asegure de mantener su ojo colectivo en los entregables críticos del programa. También es una forma de evitar el deslizamiento involuntario del alcance en un programa y los criterios deben determinarse al principio del ciclo de vida del programa.

Las revisiones de la puerta de salida brindan una oportunidad para que las partes interesadas del programa confirmen que el programa está cumpliendo sus objetivos a lo largo del camino. Estas revisiones también fomentan la confrontación de cualquier criterio difícil antes de que se convierta en sorpresas desagradables al final del programa.

Puede ocurrir una salida condicional de cualquier fase del programa cuando las partes interesadas confían en que se cumplirán los criterios de salida no cumplidos de acuerdo con los planes de acción definidos.

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