Decidir cómo asignar y delegar tareas

Delegación definida

La capacidad de delegar tareas de manera eficaz es una habilidad esencial que todos los gerentes exitosos deben poseer. Piense en un momento en el que necesitaba completar un proyecto y tenía un millón de cosas que hacer. ¿Cómo lograste hacer las cosas? Probablemente, fue con la ayuda de otros.

Cuando la carga de trabajo se comparte asignando a otra persona la responsabilidad de realizar una determinada tarea, esto se conoce como delegación . En el lugar de trabajo, por lo general, los gerentes delegarán tareas a los miembros de su equipo. Y si se hace correctamente, puede maximizar el tiempo y las habilidades de todos, además de brindar oportunidades para el crecimiento y desarrollo del equipo. Como verá, la delegación no es tan fácil como parece y, lo que es más importante, no debe delegar nada a cualquiera. En esta lección, analizaremos algunos de los factores clave que debe considerar al determinar cómo delegar tareas.

Qué delegar

Imagínese que es gerente de proyectos en Global Teachers, una organización sin fines de lucro que lleva la educación a comunidades remotas. Su trabajo es coordinar la gala anual de recaudación de fondos de la organización. Para garantizar la finalización satisfactoria de este proyecto, deberá delegar tareas a su equipo. Como hay tantas cosas que hacer, ¿por dónde empezar?

Un buen lugar para comenzar es identificar exactamente qué tareas se pueden delegar. Algunos factores clave a considerar son:

1. ¿Puede otra persona completar la tarea? Si la respuesta es sí, generalmente se puede delegar. Sin embargo, si es vital que solo usted lo complete o si se relaciona con su función laboral principal, entonces no debe delegarse. Por ejemplo, como gerente de proyecto, estaría bien delegar actividades de marketing y relacionadas con los proveedores, pero probablemente no debería delegar la aprobación de los cronogramas del proyecto, la resolución de conflictos dentro de su equipo o la comunicación con las partes interesadas clave.

2. ¿Tiene tiempo para completar la tarea y cuál es el impacto de no terminar la tarea a tiempo? Si tiene poco tiempo o si hay una fecha límite inminente, y no completar la tarea podría poner en peligro el proyecto, puede valer la pena delegar la tarea.

3. ¿Es esta una tarea rutinaria o repetitiva? Si es así, esto puede ser algo que también pueda delegar. Por ejemplo, la generación de informes de estado semanales sobre la planificación de la gala de recaudación de fondos puede delegarse a los miembros apropiados de su equipo.

4. ¿La tarea brindará oportunidades para que su equipo desarrolle nuevas habilidades? En caso afirmativo, puede ser beneficioso delegar la tarea. Por ejemplo, si la tarea es proporcionar una breve presentación sobre la gala de recaudación de fondos a nuevos patrocinadores, esta podría asignarse a un miembro tímido del equipo para ayudar a mejorar su confianza.

5. ¿Hay suficiente tiempo para delegar la tarea correctamente? Es importante destacar que la delegación es un proceso que requiere que usted reserve tiempo suficiente para capacitar, monitorear el progreso y posibles repeticiones si ocurren errores.

Una vez que haya identificado claramente las tareas que se delegarán, deberá pensar en a quién deben asignarse estas tareas.

A quién delegar

Hacer coincidir a la persona adecuada para una tarea puede marcar una gran diferencia en el éxito de su proyecto. Como gerente de proyecto, comprender a su equipo puede ayudarlo a encontrar la mejor persona para hacer el trabajo. Estos son algunos factores clave para decidir en quién delegar una tarea específica:

1. Conocimientos y habilidades. La persona a la que le asigne la tarea debe tener la competencia para completarla. Además, la tarea no debería ser demasiado fácil; debería desafiarlos y motivarlos. Por ejemplo, si necesita que alguien sea responsable del marketing, probablemente seleccione un miembro del equipo que tenga experiencia en relaciones públicas.

2. Experiencia. Las tareas complejas o críticas deben delegarse a miembros del equipo con más experiencia, mientras que las tareas simples o menos críticas deben delegarse a aquellos con menos experiencia para ayudar a desarrollar su conjunto de habilidades y confianza.

3. Carga de trabajo. Debe asegurarse de que la persona que seleccionó tenga tiempo para trabajar en la tarea delegada. Si una persona tiene una gran carga de trabajo, puede que no sea una buena idea asignarle otra tarea. En este caso, es posible que desee elegir a alguien que tenga una carga de trabajo más ligera.

Ahora que ha identificado las tareas delegadas y los miembros del equipo, es hora de pensar en cómo delegar estas tareas.

Cómo delegar

El método que utilice para delegar tareas dependerá, en parte, de la madurez relevante para la tarea de la persona . Esto básicamente se refiere a cuánto tiempo ha estado trabajando una persona en su trabajo actual y cuán competentes son. Generalmente, las personas con menos experiencia, que tienen una baja madurez relevante para la tarea, pueden necesitar instrucciones detalladas sobre cómo realizar su tarea. Por otro lado, las personas con más experiencia, que tienen una madurez media o alta relevante para la tarea, pueden necesitar solo conocer detalles de alto nivel (como los resultados esperados y los plazos), ¡después de lo cual puede dejar que hagan lo suyo!

Resumen de la lección

Hemos cubierto mucha información, así que revisemos todo lo que aprendimos.

• La delegación es una habilidad esencial que los gerentes exitosos deben aprender y desarrollar.
• El objetivo principal de la delegación es asignar trabajo a otra persona, pero es más que solo proporcionar instrucciones. Más bien, es un proceso que implica determinar qué tareas son apropiadas para delegar, a quién deben delegarse y cómo deben delegarse.
• A continuación, las consideraciones y factores clave al delegar pueden incluir si la tarea puede ser completada por otra persona, los plazos, los recursos disponibles, la competencia y la carga de trabajo de una persona, y su experiencia.
• La madurez relevante para la tarea de una persona (experiencia y competencia) puede influir en cómo se le delegan las tareas; aquellos con una mayor madurez relevante para la tarea tendrán mayor libertad para hacer su trabajo.
• Por último, la delegación eficaz puede hacer que los equipos utilicen su tiempo y recursos de manera más eficiente, así como fomentar las oportunidades de aprendizaje.