Documentos de título de grabación: proceso y requisitos
Por qué se registran los documentos inmobiliarios
Imagínese que Billy Boaster compra una casa, se muda y grita en voz alta “Esta es mi casa”, avisando al mundo de que él es el propietario. Él se va a tomar unas vacaciones y Sara Squatter entra en la casa y grita “Esta es mi casa”. Cuando Billy regrese, ¿cómo puede demostrar que no le vendió la casa a Sara?
Un sistema de declaración de propiedad como ese causaría serios problemas legales. Afortunadamente, tenemos una solución. En esta lección, aprenderá cómo se registran los documentos de títulos de propiedad que protegen los derechos de propiedad.
Todo lo que Billy Boaster necesita para demostrar que su propiedad es una escritura. Una escritura es un documento legal firmado por el dueño de una propiedad que transfiere los derechos de la propiedad a un nuevo dueño. Y con una escritura, Billy ni siquiera tiene que gritar para declarar su propiedad. En todo Estados Unidos, las oficinas de registro de los condados locales archivan las escrituras en un registro público oficial. Cuando se registra una escritura, sirve como aviso al mundo de quién tiene el derecho legal a una propiedad.
Dónde se registran los documentos inmobiliarios
Cada estado está compuesto por condados. La mayoría de los condados eligen o nombran a un registrador . El deber de un registrador es mantener todos los registros de bienes raíces de las propiedades ubicadas en el condado. Dependiendo del tamaño del condado, el registrador supervisará una oficina y contratará personal para administrar sus funciones. Los nombres de las oficinas varían, pero comúnmente se les conoce como secretario del condado, registrador de escrituras o oficina de registro.
La oficina del registrador registra principalmente las escrituras; sin embargo, también se registran otros documentos que se utilizan para asegurar un derecho de propiedad, como:
Escritura de fideicomisos o hipotecas
| Una escritura de fideicomiso o hipoteca asegura los derechos de los prestamistas sobre una propiedad. |
Asignaciones
| Una cesión transfiere los derechos de un prestamista a una propiedad a un nuevo prestamista. |
Satisfacciones
| Una satisfacción es un documento que declara que un préstamo hipotecario se ha pagado en su totalidad y elimina el derecho del prestamista a la propiedad. |
Poderes notariales
| Un poder es un documento legal que otorga poder de una persona a otra para administrar asuntos legales en su nombre. Este documento puede registrarse si se utiliza en relación con una transacción inmobiliaria. |
Los registradores también mantienen documentos diversos como acuerdos de subordinación, presentaciones de códigos comerciales uniformes (UCC) y comisiones de notario público.
Preparación de documentos para su grabación
Antes de que se registre un documento, debe cumplir con los requisitos estatales y locales. Una tasa de registro y, en algunos casos, un impuesto de transferencia , también deben acompañar al documento. Las tarifas de registro de documentos las establecen los gobiernos estatales y locales.
Cómo se registran los documentos
Cada grabadora tiene requisitos de grabación específicos. La mayoría de las grabadoras permitirán que los documentos se envíen en persona, por correo o, en los últimos años, de forma electrónica a través de un proveedor de grabaciones electrónicas. Si se determina que un documento no cumple con los estándares necesarios, se devuelve al remitente del documento para que lo corrija. Un remitente de documentos es una persona o empresa responsable de que se registre el documento. Esto puede incluir al dueño de una propiedad, abogado o compañía de títulos.
Una vez que se aprueba un documento, se registra e indexa. Un índice es un sistema de organización de documentos cronológicamente por categoría e ID. El documento también recibe un código de identificación único. El código de identificación puede estar en forma de letras, números o una combinación de ambos. En algunos condados, los registradores indexan las escrituras en un libro de escrituras y a cada escritura se le da su propia página dentro del libro. También se registran la fecha, la hora y las tarifas pagadas por la grabación.
Una vez registrado el documento original, se devuelve al remitente del documento. Se archiva una copia del documento y se convierte en parte oficial de los registros públicos.
Problemas legales con documentos registrados
Si se alega que un documento grabado es erróneo, falsificado o ilegal debido a una transacción ilegal de bienes raíces, el registrador no es responsable. El registrador solo es responsable de asegurarse de que el documento cumpla con los requisitos legales para la grabación. Por ejemplo:
Billy Boaster y Sara Squatter recibieron una escritura por la misma propiedad con una hora de diferencia. Ambas escrituras cumplen con los requisitos legales para registrarse. La escritura de Billy fue firmada primero por el dueño anterior. Un tribunal de justicia puede estar en desacuerdo con la escritura de Sara porque el dueño anterior ya firmó sus derechos sobre la propiedad a Billy.
En este ejemplo, ambas escrituras cumplieron con los requisitos legales de registro. Sin embargo, la escritura de Sara fue firmada ilegalmente y es un asunto que debe decidir el tribunal, no el registrador.
Prioridad de los documentos registrados
La oficina de registradores tampoco es responsable de los documentos que no se presenten en un plazo razonable. Muchos estados no exigen que los documentos se registren dentro de un período de tiempo específico. Algunos estados tienen leyes que determinan quién tiene derechos legales sobre una propiedad en función de la fecha y hora en que se registran. Estas leyes se denominan estatutos de notificación, raza y aviso de carrera.
Veamos tres ejemplos basados en el siguiente escenario:
Sam Sellers firma una escritura a nombre de Billy Boaster. Una hora más tarde, firma una escritura de la misma propiedad a Sara Squatter.
En un estado donde la ley es un estatuto racial :
Sara recibe un aviso de que Billy tiene una escritura de la misma propiedad. El aviso real significa que alguien informó a Sara sobre la acción de Billy. Sara se apresura a ir a la oficina de grabadoras y primero registra su escritura. En un estado con estatuto racial, el documento que se registra primero tiene prioridad.
En un estado donde la ley es un estatuto de notificación :
Billy Boaster tiene su escritura registrada. Sara Squatter tiene su escritura registrada dos horas después. La escritura de Billy se firmó y registró primero. Sara no tiene ningún aviso real de que la escritura de Billy exista. Sara también afirma no tener un aviso constructivo. Aviso constructivo significa que se proporciona un aviso cuando se registra un documento. Si un tribunal determina que no hubo un período de tiempo razonable para verificar los registros públicos de la existencia de la escritura de Billy, los derechos de Sara sobre la propiedad pueden mantenerse.
En un estado donde la ley es un estatuto de aviso de carrera :
Sara tiene su escritura registrada. Ella no tiene ningún aviso de la escritura de Billy porque él no la registró. Según el estatuto de aviso de carrera, se da prioridad a la escritura que se registra primero.
Resumen de la lección
Cuando se registran los documentos de bienes raíces, se da un aviso constructivo de que existe un derecho a una propiedad. La grabación del documento también puede ayudar a reforzar y proteger los derechos en caso de una disputa legal. Para que un documento se registre, debe cumplir con los requisitos estatales y locales y estar acompañado de una tarifa. La oficina de un registrador lo indexará y le asignará un código de identificación único. El documento original se devuelve al remitente del documento y se archiva en la oficina del registrador y se evalúa al público. Los registradores no asumen ninguna responsabilidad si un documento es erróneo o ilegal, solo que cumple con los requisitos de grabación legales estatales y locales.