Entender el tono y la voz de su mensaje

Actitud del mensaje

La selección de palabras y estilos de oración puede tener un efecto dramático en un mensaje. En el lugar de trabajo, la correspondencia escrita siempre debe tener la voz y el tono más profesionales para que el mensaje sea bien recibido. Esto significa que las palabras elegidas deben ser respetuosas, cordiales y cordiales. La voz de un mensaje es cómo se refleja la personalidad de un escritor a través de las palabras escritas. El tono es la actitud del autor hacia el lector del mensaje. Nos dirigimos a la compañía Lights, Camera, Drama Company para usar sus comunicaciones por correo electrónico como lecciones sobre cómo usar la voz y el tono para comunicarse.

Voz

Megan trabaja como directora de escena para Lights, Camera, Drama. Tiene dos gerentes diferentes a los que se reporta a diario. Tony es todo un negocio y envía sus correos electrónicos con instrucciones precisas y la falta de individualidad. Vinnie es muy extrovertido y trata a Megan como a una amiga en el trabajo. Ambos gerentes le están asignando a Megan la misma tarea, pero cada uno prestó su propia personalidad o voz al mensaje.

Recuerde que la voz de un mensaje es la forma en que se refleja la personalidad de un escritor a través de las palabras escritas, o su forma única de expresarse. Un individuo crea su propia voz o estilo de escritura para captar la atención del lector. Hay escritores que usan un lenguaje más fluido o colorido, mientras que otros escriben con pocas opciones de palabras.

Echemos un vistazo a dos correos electrónicos separados que recibió Megan sobre la misma asignación de trabajo. El primer correo electrónico fue del gerente Tony. Su personalidad es seca, serena y obsesionada con el trabajo. Puede ver en el correo electrónico que solo le preocupa cumplir con el horario: ‘Por favor, continúe trabajando con los estudiantes para asegurarse de que tengan todas las coreografías y líneas preparadas para el ensayo general de mañana’.

El segundo correo electrónico fue de Vinnie. Su personalidad es extrovertida, artística, solidaria y de espíritu libre. Solo le importa que los actores aprendan y se diviertan, no el resultado final. Su correo electrónico está lleno de pensamientos motivadores y está escrito de manera informal: ‘Megan, respira hondo y siente la energía de tus estudiantes. Ayúdalos a alcanzar su máximo potencial para el ensayo general, y todos rockearán.

Veamos ahora cómo se usa el tono para transmitir un mensaje.

Tono

El segundo elemento clave para comunicar un mensaje es el tono o la actitud del autor hacia el lector del mensaje. Los ejemplos de tono incluyen: seguro, arrogante, racista, humorístico, emocional, íntimo, condescendiente y serio. El tono se usa junto con la voz para crear el ambiente y la sensación de un mensaje.

Hay dos piezas de apoyo que ayudan a crear tono: dicción e imágenes. Dicción es la elección de palabras que se usa en un mensaje para transmitir una idea. Todo escritor elige determinadas palabras para transmitir un significado, estado de ánimo o actitud. Por ejemplo, si Megan estaba describiendo a uno de sus empleados, podría llamar a la persona trabajador, actor o artista. Cada palabra evoca un tono diferente, y el más elogioso sería la elección de la palabra artista.

La segunda pieza de apoyo para crear un tono son las imágenes , que es la imagen que un escritor puede crear con sus palabras para atraer a todos los sentidos del lector. El escritor puede usar figuras retóricas para crear descripciones vívidas que atraigan al lector, como jugosas, deliciosas, descompuestas, etc. Cuando Megan estaba tratando de crear un resumen de la nueva obra, Robots & Dolls, quería crear un tono oscuro . Usó palabras como desolado, oscureciendo, apocalíptico y aterrador.

Para elegir el tono correcto para un mensaje, es importante revisar tres áreas. Megan se está preparando para enviar un correo electrónico a su personal sobre la última noche de práctica.

Propósito del mensaje

El escritor debe decidir por qué está creando el mensaje. ¿Es para ofrecer un recordatorio, felicitaciones o malas noticias como un despido? Una vez que un escritor determina el propósito, digamos para ofrecer felicitaciones, puede comenzar a crear un tono feliz y positivo. El propósito de Megan es recordar a sus actores sobre el ensayo final, por lo que querrá que el correo electrónico tenga un tono profesional y autoritario.

Recipiente

A continuación, el escritor debe decidir quién debe recibir el mensaje. ¿Es toda la empresa, el equipo legal o es retroalimentación para una sola persona? Megan necesita informar a la ayuda detrás de escena, los productores y los actores sobre algo importante, para que mantenga el tono serio.

Transmisión de mensaje

¿De qué manera quiere comunicar el mensaje? Megan sabe que necesita presentarse a sí misma como la que está a cargo y exigir respeto, por lo que mantiene su correo electrónico en un tono serio y lo etiqueta de alta prioridad.

Positivo vs Negativo

La obra de Megan ahora ha completado su primera semana de funciones en el teatro. Ha recibido dos reseñas en su correo electrónico de periódicos locales. Leamos las reseñas e intentemos averiguar el tono.

‘Robots and Dolls fue un espectáculo inventivo, apasionado, divertido y entretenido. El dedicado elenco mostró tal honestidad en su actuación que me hizo llorar. La moraleja de cómo la tecnología nos está haciendo perder el control de las relaciones resultó en que pasara muchas noches de pensamientos profundos reflexionando sobre el estado de nuestro mundo. ¡Me encantó este espectáculo y lo gritaré desde la azotea! ‘

El tono de esta reseña por correo electrónico fue: honesto, serio y emotivo. El escritor sabía que los destinatarios serían el personal y los miembros de la comunidad. El propósito era informar al público sobre la obra y decirles si valía la pena asistir. El tono general se reflejó en la elección de palabras de “pasión, honestidad, pensamiento profundo, reflexión, amor y grito desde la azotea”. Todo crea un tono positivo y emocional.

La segunda reseña que recibió Megan en su correo electrónico fue, lamentablemente, una reseña negativa. Si bien la mayoría de las personas solo desean leer mensajes positivos y felices, no todas las comunicaciones tienen ese tipo de tono. Dado que es el mundo empresarial, el uso de tonos negativos debe equilibrarse con algunos comentarios positivos. Echemos un vistazo a un extracto de la segunda revisión:

‘Robots and Dolls fue la primera salida de un grupo joven de actores locales. Aunque hicieron todo lo posible, parece que se olvidaron de escribir un guión para el programa. De hecho, creo que también decidieron saltarse los ensayos, fue así de malo. Les deseo todo lo mejor y espero que sus padres estén poniendo dinero en su fondo universitario para un futuro fuera de las artes dramáticas ‘.

El tono de este correo electrónico fue: sarcástico, crítico, negativo y divertido. La dicción y las imágenes de “primera salida, hicieron lo mejor, mal, futuro fuera de las artes dramáticas” se utilizaron para crear un tono de sarcasmo.

Incluso cuando se trata de noticias negativas, como se evidencia en esta revisión, es importante permanecer recogido y ofrecer un tono respetuoso. Los mensajes escritos dependen de su elección de dicción e imágenes, que crearán el tono profesional apropiado para un mensaje.

Por ejemplo, después de recibir numerosas críticas negativas, Robots & Dolls se cerró y todo el personal fue despedido. El presidente de la empresa envió un correo electrónico que tenía un tono profesional y cortés. Agradeció a todos por su arduo trabajo y les deseó lo mejor. Usó palabras como “esperanzado para tu futuro” y “diste todo lo que tenías para apoyar nuestro programa de arte comunitario”. A pesar de que estaba despidiendo a los empleados, siguió creando un tono esperanzado y agradecido.

Resumen de la lección

Megan ha adquirido experiencia en la comprensión del tono y la voz a través de su trabajo empresarial. La voz de un mensaje es cómo se refleja la personalidad de un escritor a través de las palabras escritas. El tono es la actitud del autor hacia el lector del mensaje. Al final, es importante escribir con tu propio estilo pero mantener el tono profesional, cordial y respetuoso a la hora de comunicar buenas o malas noticias en el lugar de trabajo.

Los resultados del aprendizaje

Vea si puede hacer lo siguiente cuando haya visto este video en su totalidad:

• Definir la voz y el tono en relación con las comunicaciones profesionales escritas.
• Comprender que la dicción y las imágenes ayudan a crear tono
• Resalta tres áreas que te ayudarán a crear el tono apropiado
• Evaluar el tono positivo frente al tono negativo