Establecimiento de normas sobre equipos virtuales

Gestión de equipos virtuales

Tara, que trabaja de forma remota, presentó su proyecto a las 9:00 a.m. de un martes por la mañana. El proyecto debía entregarse a las 5:00 pm del día anterior. Su gerente de proyecto, Olivia, no estaba exactamente contenta con la presentación tardía. Esta tampoco fue la primera vez, y Tara ha sido advertida antes.

Los equipos virtuales consisten en miembros del equipo que trabajan desde diferentes ubicaciones geográficas y se comunican a través del correo electrónico, videoconferencias y otras tecnologías. Esta situación con Tara es solo un ejemplo de lo que puede salir mal cuando se trabaja con equipos virtuales. Olivia decidió que este era el momento de establecer normas y mejores prácticas para que algo como esto no suceda en el futuro. Consideró implementar una serie de mejores prácticas en sus equipos.

La regla de las cinco oraciones

Una de las primeras normas que Olivia decidió implementar es la regla de las cinco oraciones. Tara dijo que estaba recibiendo una serie de correos electrónicos que le tomó mucho tiempo responder, lo que la hizo perder mensajes críticos. La regla de las cinco oraciones significa que los correos electrónicos no deben tener más de cinco oraciones y cumplir con las siguientes pautas:

1. El correo electrónico debe responder a 5 preguntas: (a) ¿Quién es el remitente? (b) ¿Qué quiere el remitente? (c) ¿Por qué se envía el correo electrónico al destinatario? (d) ¿Por qué debe responder la persona que recibe el correo electrónico? (e) ¿Cuál es la acción que deben tomar?
2. No incluya detalles innecesarios. Elimina la información no deseada. Lea detenidamente para ver si el destinatario podrá comprender rápidamente la esencia del correo electrónico. Mantenga el mensaje enfocado y directo para que el destinatario se sienta animado a responder rápidamente.

La regla de los cinco minutos

Olivia organiza reuniones virtuales mediante conferencias de audio / video que le permiten discutir los objetivos del proyecto y brinda la oportunidad a los miembros del equipo que nunca se ven cara a cara de mantenerse al día con lo que cada persona está trabajando. Muchas veces, uno de los miembros del equipo, Matt, comienza a hablar y otros se unen. Antes de que se den cuenta, la reunión ha durado más de una hora pero sin un enfoque real.

Para organizar y agilizar las reuniones futuras, Olivia decide implementar la regla de los cinco minutos . Esto significa que tendrían reuniones semanales más frecuentes en lugar de reunirse cada dos semanas, pero cada reunión se limitaría a un máximo de cinco minutos. Los miembros del equipo tendrían que estar bien preparados y cada persona tendría entre 15 y 30 segundos para hablar. El tiempo para hablar se centrará en las actualizaciones del proyecto y en cómo otros pueden verse afectados.

Cuando esto se implementó en la próxima reunión, Olivia estaba feliz con los resultados. Matt llegó al punto cuando dijo «Terminé el informe y se lo envié por correo electrónico a Deb para su revisión». Deb siguió con «Tendré la revisión completa para el martes». La reunión estaba demostrando ser mucho más productivo.

La regla 80/20

Olivia se dio cuenta de que, si bien las reuniones semanales de cinco minutos eran productivas, el equipo también necesitaba más tiempo para discutir temas importantes, como hacer sugerencias o intercambiar ideas para el mejor enfoque posible. Todos los meses, el equipo se reuniría virtualmente para una reunión de una hora, pero seguirían la regla 80/20 .

Esto significaba que las reuniones serían 80% activas y 20% pasivas, por lo que Ann, por ejemplo, tendría que simplificar su presentación para que no duraran más de 10-12 minutos. Durante el resto del tiempo, Olivia podría lograr que el equipo participe activamente en el próximo gran proyecto en el que trabajará el equipo.

Comunicación oportuna

Otra regla básica que implementó Olivia fue que todas las reuniones comenzarían y terminarían exactamente a tiempo. Esto significa que Ann en China tendría que iniciar sesión exactamente a las 8:00 a. M. Del miércoles, y Pat en Nueva York tendría que iniciar sesión a las 7:00 p. M. El martes para la reunión que Olivia, la gerente del equipo, organiza a las 8:00 p. M. : 00 PM del martes desde Austin, Texas. Si un miembro del equipo llega tarde, los elementos discutidos no se repetirán, y los miembros del equipo serán responsables de ponerse al día con los temas perdidos. Olivia también sería responsable de asegurarse de que la reunión terminara según lo programado.

Tara no cumplió con su fecha límite porque no revisó sus correos electrónicos. Olivia informó a sus miembros de la importancia de comunicarse, especialmente porque los correos electrónicos seguirían siendo el modo preferido de comunicación. Olivia estableció algunas pautas: (a) los correos electrónicos deben tener una línea de asunto breve y descriptiva, (b) los correos electrónicos urgentes deben estar prefijados con una ‘U’ en la línea de asunto, (c) una solicitud urgente requiere una respuesta inmediata no más tarde de cuatro horas como máximo, y (d) los correos electrónicos requieren el uso de listas numeradas o con viñetas para presentar los elementos en un formato fácil de leer.

Otras mejores prácticas de comunicación que implementó Olivia fueron el uso de mensajes para conversaciones en tiempo real, calendarios compartidos para programar reuniones y programas de intercambio de archivos para compartir archivos y trabajar en colaboración en los hitos del proyecto.

Resumen de la lección

Dediquemos unos momentos a repasar lo que hemos aprendido sobre las normas que establecemos con los equipos virtuales. Dado que los miembros del equipo virtual trabajan desde diferentes lugares geográficos ubicados de forma remota entre sí, es realmente importante establecer normas para evitar la sobrecarga de información y agilizar la comunicación. La regla de las cinco oraciones requiere que los correos electrónicos se limiten a cinco o menos, indicando el propósito del correo electrónico y lo que se espera. La regla de los cinco minutos establece que las reuniones deben limitarse a cinco minutos o menos. Cada miembro del equipo tendrá entre 15 y 30 segundos para proporcionar actualizaciones sobre el impacto del proyecto en los demás.

Otras normas incluyen la regla 80/20 , donde solo el 20% del tiempo de la reunión puede ser pasivo y el 80% restante del tiempo los miembros deben ser participantes activos. Además, las reuniones deben comenzar y terminar a tiempo, los correos electrónicos deben tener líneas de asunto descriptivas y los tiempos de respuesta requeridos, y se deben usar mensajes, calendarios compartidos y uso compartido de archivos para trabajar en colaboración en proyectos e hitos.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador