Informes informativos y analíticos: definición y usos

Informes comerciales

Los informes comerciales son una parte esencial de cualquier proceso de planificación en el lugar de trabajo, ya que consiste en proporcionar datos e información a audiencias específicas. Los ejemplos de informes comerciales incluyen planes financieros, revisiones de servicio al cliente y resultados de investigación de mercado. En esta lección, aprenderá la definición de informes analíticos e informativos y los usos de cada tipo de informe. El trabajo de Fred Factoid en Crazi Toys es supervisar y proporcionar informes de gestión a los ejecutivos sobre diferentes problemas de la empresa. Echemos un vistazo a la jornada laboral de Fred para ver cómo usa ambos tipos de informes.

Reportes informativos

Los informes informativos proporcionan datos, hechos, comentarios y otros tipos de información sin análisis ni recomendaciones. Hay cuatro usos para estos tipos de informes:

Los informes de toma de decisiones son un uso de informes informativos que contienen hechos sobre las operaciones de seguimiento y control. Además, estos informes proporcionan comentarios específicos sobre las operaciones de una empresa. Fred proporciona este tipo de informes a los gerentes de Crazi Toys todos los días mediante la presentación de informes de registros de producción. Estos informes informativos contienen información actualizada al segundo sobre resúmenes de producción de juguetes para ayudar a los gerentes en la toma de decisiones a corto plazo.

Los informes de políticas son otro uso de los informes informativos que proporcionan procedimientos y pautas para una organización. Fred también ha escrito extensos informes de políticas que detallan nuevas iniciativas corporativas, como el reembolso de matrículas y las políticas de acoso sexual. Su último informe proporcionó procedimientos automatizados y actualizados para que los representantes de ventas reciban reembolsos por gastos de viaje. Estos informes ayudan a determinar los presupuestos y proporcionan controles sobre las asignaciones de gastos para las empresas.

Los informes de cumplimiento son el tercer uso de los informes informativos que revelan el consentimiento de una empresa a los reguladores o gobiernos de que la empresa está cumpliendo con las regulaciones. Un ejemplo común sería cualquier informe financiero elaborado por una empresa. Fred trabaja con el departamento de contabilidad de Crazi Toys para garantizar que produzcan informes financieros trimestrales, intermedios y de fin de año que soliciten los reguladores y el gobierno. Esta información es necesaria para la toma de decisiones de los accionistas, así como parte integral de la toma de decisiones corporativas.

Finalmente, los informes de estado son un uso de informes informativos que brindan comentarios críticos y actualizaciones sobre los proyectos. La mayoría de los empleados utilizan estos informes a diario. Por ejemplo, Fred proporciona informes de estado semanales sobre la nueva línea de juguetes a toda la administración en un informe titulado: ‘Semana que termina el 25 de enero de 2020, Actualización de estado de la línea de juguetes’. Su informe detalla cualquier problema en desarrollo junto con los éxitos del producto con fechas de entrega estimadas. Las empresas confían en los informes de estado para informar de las actualizaciones del proyecto a todos los niveles de gestión.

Informes analíticos

Existe otro tipo de informes comerciales que se utilizan para tomar decisiones. Los informes analíticos ofrecen tanto información como análisis, pero también incluyen recomendaciones. Ofrecer recomendaciones es la mayor diferencia entre los informes analíticos e informativos.

El primer uso de los informes analíticos se centra en investigar las oportunidades comerciales dentro del mercado. Este tipo de informe proporciona las ventajas y desventajas de tomar un curso de acción específico, ya sea invirtiendo en una empresa, comprando un competidor o investigando un nuevo producto. Fred sobresale en esta versión de informes, ya que pasa la mayor parte de su tiempo realizando investigaciones sobre el desarrollo de productos. El último informe que escribió fue un análisis de investigación de mercado para determinar si había interés de los consumidores en los juguetes robóticos para mascotas. Este informe es esencial para tomar decisiones comerciales sólidas sobre las oportunidades de evaluación.

Los informes de resolución de problemas también son generados por equipos internos para ayudar a resolver problemas corporativos y ofrecer una solución específica a través del análisis de resolución de problemas. Fred trabaja con los equipos de control de calidad para ayudar a desarrollar informes sobre si se puede solucionar un problema de juguete. En un caso, se descubrió que un juguete robot tenía una pieza que seguía rompiéndose. El tamaño de la pieza lo convertiría en un peligro para los niños pequeños, ya que podrían tragar la pieza y tener dificultades para respirar. El informe detalló cómo se podría rediseñar el robot para eliminar la debilidad estructural y la rotura de piezas. Este informe resolvió el problema y protegió a sus clientes.

El uso final de los informes analíticos es justificar decisiones mediante el examen del éxito de la toma de decisiones pasada o actual. Estos tipos de informes se denominan estudios de viabilidad o informes de justificación. El equipo de Fred ha elaborado estudios de viabilidad para determinar si se puede producir una idea de producto de juguete. Su último informe publicado mostró que la nueva idea del juguete con holograma no era factible y una mala idea debido a la tecnología complicada, que habría hecho que el juguete fuera demasiado caro para el mercado objetivo.

Resumen de la lección

La presentación de informes comerciales es una parte esencial de cualquier proceso de planificación en el lugar de trabajo, ya que consiste en proporcionar datos e información a audiencias específicas. Hay dos tipos específicos de informes comerciales: informativos y analíticos. Los informes informativos proporcionan datos, hechos, comentarios y otros tipos de información sin análisis ni recomendaciones. Hay cuatro usos para estos tipos de informes:

• Los informes de toma de decisiones son un uso de informes informativos que contienen hechos sobre las operaciones de seguimiento y control. Proporcionan retroalimentación, y un ejemplo serían los informes de registros de producción.
• Los informes de políticas son otro uso de los informes informativos que proporcionan procedimientos y pautas para una organización. Un ejemplo de este tipo de denuncia sería un informe de política de acoso sexual proporcionado a todos en la organización por recursos humanos.
• Los informes de cumplimiento son el tercer uso de los informes informativos que revelan el consentimiento de una empresa a los reguladores o al gobierno de que la empresa está cumpliendo con las regulaciones. Un ejemplo común sería cualquier informe financiero elaborado por una empresa.
• Los informes de estado proporcionan comentarios críticos y actualizaciones sobre los productos. La mayoría de los empleados utilizan estos informes a diario. Un ejemplo sería una actualización sobre el diseño de un nuevo producto de juguete.

Los informes analíticos ofrecen tanto información como análisis, pero también incluyen recomendaciones. Ofrecer recomendaciones es la mayor diferencia entre los informes analíticos y los informativos. Los usos de los informes analíticos son:

• Para investigar las oportunidades de negocio dentro del mercado. Este informe proporciona ventajas y desventajas de tomar un curso de acción específico, como comprar o no a un competidor.
• Resolución de problemas mediante la generación de informes para ayudar a los equipos internos a resolver problemas corporativos y ofrecer una solución específica a través del análisis de resolución de problemas. Un ejemplo sería cómo solucionar un problema de diseño de juguetes que podría terminar lastimando a un niño.
• Para justificar las decisiones a través de examinar el éxito de la toma de decisiones pasada o actual. Estos tipos de informes se denominan estudios de viabilidad o informes de justificación. Un ejemplo sería determinar si un producto debe producirse o no.

Los resultados del aprendizaje

Cuando concluya la lección en video, averigüe si puede:

• Reconocer la importancia de los informes comerciales
• Diferenciar entre informes informativos e informes analíticos
• Especificar los cuatro usos para los informes informativos y los tres usos para los informes analíticos.